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1、 . 展会策划流程展前阶段XX2013年07月01日长喜第二版目 录一、提案项目选择3（一）、提案封面3（二）、提案前言 / 概要写给领导看的4（三）、项目定位4（四）、整体策略与程序概述4（五）、效果预测与愿景5（六）、潜在风险5（七）、重要说明5二、立项项目确定6（一）、确定展会基本框架6（二）、成立项目组，明确人员，与负责事务6（三）、前期准备工作7（四）、起草立项策划书7三、立项策划书初案8（一）、办展市场环境分析：8（二）、展会名称8（三）、展会地点9（四）、办展机构10（五）、办展时间11（六）、展品围11（七）、办展频率11（八）、展会规模12（九）、展会定位12（十）、展会价格
2、和展会初步预算13（十一）、人员分工、招展招商和宣传推广计划13（十二）、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划14（十三）、项目结算计划14四、审批项目审批15（一）、立项策划书修订15（二）、立项策划书递交15（三）、展会注册登记15五、调研项目论证16（一）、资料分析16（二）、客户调研16（三）、重新定位16六、可行性分析报告项目分析17（一）、市场环境分析17（二）、展会项目生命力分析17（三）、展会执行方案分析17（四）、招展招商和宣传推广计划评估18（五）、展会项目财务分析18（六）、存在的问题19（七）、改进建议19（八）、努力的方向20七、策划案修订项目改进20（一）、研讨
3、方案20（二）、订制策划案20（三）、展会潜在风险预测与预备案21八、资料的设计和印制21（一）、展会标识设计21（二）、编制参展说明书制订新闻发布会讲解文件21（三）、印制展会招展函25（四）、印制媒体邀请函25（五）、印制参展合同26（六）、其他相关资料的印制30九、展会招商与宣传推广31（一）、媒体公关31（二）、媒体宣传31（三）、新闻发布会31（四）、参展商联络31（五）、参展商沟通31（六）、参展商沟通31（七）、签订合同31（八）与舞台搭建、音响效果、表演团体、施工队等签订协议31十、布展31（一）、舞台搭建公司进场31（二）、现场展位搭建、参展商进场布展31一、提案项目选择由相
4、关负责人提出想法、意见或建议，通过会议进行表决，明确是否进行该项目。具体格式如下：（一）、提案封面关于 “此部分容”车展的策划提案提案部门：XX文化传播（项目三部）讲解人（职务）：长喜（PMP）提案时间：2013年07月01日决议： 通过 废止 表决章（二）、提案前言/概要 写给领导看的前言包括提案动机、出发点，提案构想、提案主旨、预期效果、是整个提案的容概要领导只看完这一页，就能明白你要干什么，目的是什么，就算达到效果了。（三）、项目定位1、市场定位（1）、宏观市场分析行业现状、全国行情、相关政策（2）、微观市场分析区域市场、市场发展程度与空间（3）、研究结论该项目有没有价值，能办几次2、主
5、办方、参展商、消费者、承办方定位分析多方共赢的出发点，无非“名”和“利”。满足各方的要求，就知道该举办什么样的车展了。3、项目差异性定位与亮点。本次车展和以往不同之处，超越之处，亮点在哪里。（四）、整体策略与程序概述1、总体构想2、行动策略3、程序要点核心4、粗略的进程表5、初步预算估值，主要针对前期投入。（五）、效果预测与愿景1、效果预测：本次车展的效果预期2、项目愿景：打造一个品牌系列。（六）、潜在风险提案阶段的的风险因素，主要考虑的是项目的生命力和持续盈利能力，具体风险因素本阶段不用考虑，因为只是搜集资料做了分析，并没有做市场调研，没有和受众面对面。（七）、重要说明1、提案要简明扼要，直
6、奔主题，它不涉与具体的容和详细的步骤。2、提案有完整的体系，需要科学的态度和缜密的思维。3、提案的最核心价值是，在会议室讲解给别人听或看，WORD格式用来存档，PPT幻灯片用来讲解，通常两份共存。4、提案要有一个人去讲解，他对提案所有容与出发点谙熟于心。当然回答各式各样的提问时，有同部门同事在旁协助。提案阶段，并没做过市场调研，但是有大量的资料搜集、整理、对比、分析。5、幻灯片的制作水平，讲解者的演讲能力，对提案至关重要。二、立项项目确定（一）、确定展会基本框架通过集体会议，确定展会基本容：（1）、展会名称：（2）、举办地点：（3）、办展机构：（4）、展品围：（5）、办展时间：（6）、办展频率
7、：（7）、展会规模：（8）、展会定位：注意：策划一个项目，不是一个人可以完成的，也不可能出现一个人独权，所有的事都是他说了算，有些步骤和细节必须讨论，集思广益大家说了算，因为没有人是完美的，没有缺点的。注意：策划讨论会，要注意控制方向和节奏，别走题，别超时。（二）、成立项目组，明确人员，与负责事务项目经理(PMP)：项目责任人，负责项目的整体执行；策划主管：负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作，并全权负责策划方案的制定和修订；执行主管：负责会展现场执行阶段，各部门的协调、沟通，对活动现场全权负责。策划人员：负责编拟会展项目计划；文案撰写：负责撰写会展文案；市场调查：负责进行市场调查并编写市场
8、调查报告；媒体联络：进行媒体宣传推广；美术设计：负责视觉形象设计；销售人员：负责寻找活动赞助商；现场人员：活动现场各项事务的执行，与与参展商的沟通，突发事件的处理工作。（三）、前期准备工作第一步、广泛的收集资料，第二步、进行分类汇总第三步、进行数据对比分析第四步、执行方案的目录主体框架的建立如果没有主体框架，没有目录，工作就失去了针对性和方向，先有目录和章节，再往里添加具体容。回想一下，当初写毕业论文的过程。（四）、起草立项策划书1、 办展市场环境分析： 2、 展会的基本框架： 3、 展会价格与初步预算方案简写、有的人后面才写。4、 展会工作人员分工计划初步计划、简写。 5、 展会招展计划简写
9、、有的人后面才写6、 展会招商计划简写、有的人后面才写。 7、 展会宣传推广计划简写、有的人后面才写。8、 展会筹备进度计划初步计划、简写。 9、 展会赞助商安排计划简写、有的人后面才写。 10、 展会开幕和现场管理计划简写、有人后面才写。 11、 展会期间举办的相关活动计划简写、有的人后面才写，前面不写12、 展会结算计划初步计划、简写。三、立项策划书所谓展会立项策划，就是根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划容， 主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计
10、划、展会进度计划现场管理计划、相关活动计划等。（一）、办展市场环境分析：包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。（二）、展会名称展览会的名称一般包括三个方面的容：基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”，如果按上述三个容对号入座，则基本部分是“交易会”，限定部分是“中国”和“第93届”，行业标识是“出口商品”。 下面分别对这三个容作一些说明： 1、基本部分：用来表明展览会的性质和特征，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。 2、限定部分：用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质
11、。 展会举办时间的表示办法有三种：一是用“届”来表示。二是用“年”来表示，三是用“季”来表示。如第三届国际服装节、2003年博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达办法里，用“届”来去示最常见，它强调展会举办的连续性。那些刚举办的展会一般用“年”来表示。 展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现，如第三届国际服装节中的“”。 展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。 3、 行业标识：用来表明展览题材和展品围。如第三届国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称，或者
12、是一个产业中的某一个产品大类。 （三）、展会地点策划选择展会的举办地点，包括两个方面的容：一是展会在什么地方举办，二是展会在哪个展馆举办。 策划选择展会在什么地方举办，就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。 策划选择展会在哪个展馆举办，就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会，要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以与展馆本身的设施和服务如何等因素。 （四）、办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体
13、等。 根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。 主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。 承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。 协办单位：协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。 支持单位：对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。 （五）、办展时间办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面
14、的含义：一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。 展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。 （六）、展品围展会的展品围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。 根据展会的定位，展品围可以包括一个或者是几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品围就很广，如“广交会”的展品围就超过10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品围涉与到的产
15、业就很少，就只有汽车产业一个。（七）、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。 办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。 产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。 （八）、展会规模展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时，
