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1、y2010/12/11游魂Vampire IT软件社 黄永佳Microsoft Office 2007 应 用及技巧应用部分与技巧部分整理、笔者：黄永佳微软office2007办公软件应用及技巧应用部分第一部分0ffice2007综述第1章0ffice2007新特性，送，大量图标和命令 组织到多个选项卡中，形成带状区域，还有快速访问具栏、画廊等。新的文件格式：不同于Office2003或更早版本的二进制文件格式，Office2007文 件都是基于XML格式。若经常与Office以前版本的用户分享文件，一定要注意新 旧文件格式的转换。1.10ffice2007 新特性全新的界面：菜单、工具条已经
2、成为历史，取而代之的是功能区Server2003 和 Windows Vista 上。1.3工作环境新的图形工具：新的SmartArt工具，为Office文档创建清晰的过程图、流程图和其他业务相关的图表。安全与隐私功能:因特网支持：可把Office 文，同时可以用Word为网上博客发帖。1.2文件格式及其兼容性问题Office2007应用程序使用新的文件格式，他们都是基于可扩展标记语言（XML）。每一 中文件的扩展名也改变了，在原来格式的扩展名末尾都加了一个x,例如，word文档的默认 、格式就是.docx，而不再是.doc。Office2007仍然可以打开和保存使用旧格式的文档，但是Offi
3、ce2007中的一些新的特 点会在转换后丧失。若经常与Office以前版本的用户分享文件，有两个选择：用旧格式保存文档，或者说服同事安装一个转换器，这样同事就可以在新的格式下打开（但不能保存）文件了。Office2007 只工作在 Windows 的最新版本上，如 Windows XP(pack2)、Windows1.4 0ffice2007 版本Office2007有8个不同的版本，通过不同渠道发售。每一个版本都包括Word、Excel和小程序。1、通过与 PC 捆绑销售：Office Basic 2007 （入门版）：Word、Excel、Out look。2、通过零售店销售:Office
4、 Home and Student 2007 （家庭学生版）:Word、Excel、ppt、OneNote。不得用于商业用途，免费。3、OfficeOfficeOfficeOfficeStandard 2007（标准版）：Word、Excel、Outlook、ppt。small Business 2007（中小企业版）：标准版+Publisher。Professional 2007（专业版）：中小企业版+Access。Ultimate 2007 （终极版）：专业版+OneNote+除 communJ企业级网络功能。少外的权，购买 Office2007通过大批授权出售：政府、企业、教育等大型机构
5、通过大批量的使用权用来多台计算机上，节约资金。含企业级网络特亡Office Professional plus 2007 （专业增强版）：专业版+企业级网络功能。 、Office Enterprise 2007（企业版）：相当于网络终极版。1.5Office2007 应用程序1、Word :文字处理2、3、4、PowerPoin t：幻灯片Out look：电子邮件Excel：电子表格5、Access:数据库Publisher：制作简单的通讯录、手册、明信片等。neNote：笔记本，含许多区域方便把笔记、名单、摘录、画面剪辑等输入或贴入一6、安装注意事项：其一：Office产品激活，反盗版技术
6、，防止随意复制;7、卜组织松散的数字笔记本中。可进行分类、搜索、同步等。安装、激活和验证1、安装：对零售版用户，打开光盘，输入一个有效的产品密钥，就可进行安装了，不需重启。其二：补充的反盗版程序，定期检查安装副本；其三：Microsoft在线服务，自动保持Office更新。2、激活和验证值7在线帮助和其他支持Office按钮快速访问工具栏实时预览9用户界面自定义Office选项10123678Office按钮11加载项：增减某些Office组件或宏自定义：设置快速访问工具栏示浮动工具栏、启动实时预览、配色方案（文档背景色）如格式刷、选择性粘贴、打印预览等高级：保存一始终创建副本上下文选项卡：功
7、能区相关功能区：替代菜单和工具栏素材走廊：图片8新版Office界面下的专业术语 来自系统内硬件清单的识别码 与Office产品关联的唯一的25个字符的产品密钥家庭版允许安装在3台计算机上，专业版允许安装在一台台式机和一台笔记本上。格式 化硬盘后再安装，再次激活自动进行。但若安装在其他计算机上，需获取新的激活码。向快速访问工具栏添加常有命常用：选择时显显示： 乙校对：“自动更正选项”可把难输入的高频词用简化输入代替，如0替换为f。4、保存：保存文件格式、自动恢复文件时间间隔、改变“我的文档”存放路径（修改 V X默认位置）。5、版式1、 保存文件格式a） Word 文档e)其他格式2、准备a)
8、属性：查看并编辑文档属性b)检查文档：检查文档是否具有隐藏的元数据个人信息c)加密文档：输入读取和修改密码d)限制权限（IRM）：需安装IRM组件，方便文档的权限管理e)添加数字签名：通过添加数字签名来保证文档的完整性b) Word 模板 c) Word97-2003 格式Adobe PDF 格式f)标记为最终状态：相当于只读运行兼容性检查器：检查在转换为旧版本Office文件格式时丢失了那些功能乜/第2章 管理Office2007文件格式2.1 0ffice2007新文件格式自动1、新文件格式的益处压缩文件：用户的文件会被自动压缩，大小为原来的50%70%,并 解压缩。在Internet上传
9、输时占用更少带宽。损害恢复的改进：文件是以面向组成的结构保存的。这些组成可以是表格、图表、 图像或文档元数据，如果表格或图表被破坏了，不会影响整个文档的打开。0ffice2007文档格式一览2、从文档中移除。更安全的Office XML文件：以x末尾存储的文件不能包含宏或ActiveX控件。 元数据移除：所有是个人或单位信息的文档属性和注释都可以通过“文档检查器”Word2007文档.docxCX、宏激活的文档.docm模板.dotx宏激活的模板.dotmExcel2007文档.xlsx宏激活的文档.xlsm模板.xltx入宏激活的模板.xltm非XML二进制模板.xlsbV V宏激活的添加项
10、.xlamPowerPoint2007放映.pp txu宏激活的放映.pp tm模板.potx宏激活的模板.potm宏激活的添加项.ppam演示文稿.ppsx宏激活的演示文稿.ppsm幻灯片.sldx宏激活的幻灯片.sldmOffice主题.thmx应用程序名称扩展名Access2007数据库文件.accdb除了这些格式之外，为了向后兼容， Word2007 还支持 .doc、.dot，Excel2007 还支34旧版本Office使用Office文件5备运行兼容性检查器改变设置文档属性的信息Word选项一保存Office按钮一准备一件打开窗口中，设为属性显示方式，可以在不打开文件的情这样就会
11、丢失一些功能，如SmartArt绘制的图表，要想检改变“我的文档”存储位置：Word选项一以新文件格式保存文件：另存为以PDF和XPS文件形式打印文档：PDF格式是当前流行排版印刷格式，可用Adobe保存一默认文件位置。或在我的文档属性中Acrobat Reader打开。需下载插件问题：同事用Office2003不能打开Office2007创建的文档？况下，了解文件的相关打开旧版本的Office文件，会在标题栏上显示“兼容模式”字样:可以在高级属性中设置文档“预览”功能。这样会增加文件大约60KB。诅丢失了那些功能，“准持.xls、.xlt, PowerPoi nt 2007 还支持.pp t
12、、.pot2.3存储文档细节2.2设置Office文件的存储位置2.4设置自动保存和恢复选项答：为了与他人共享文档，需要转换为Office旧版本的文档问题：打开文件时，不显示文件的静态快照? 1添加自动更正词条：Office选项f校对f自动更正。例如：用“bcu”来替换“北京城市学院”。自动更正如何起作用：当用户输入“bcu”以后，按标 自动将其更正为“北京城市学院”。设置自动更正选项取消自动更正：键入时自动替换。自动更正的副作用：解决方法是自动更正条目带标点。rt3.4使用Office剪贴板空格时，Office第3章创建、编辑和格式化文档3.1输入文本插入符号、特殊字符：对于较难输入的符号，
13、而当前又要重复使用它，可以通过在自动 更正中添加更正词条来解决。如：用输入“ y= ”来代替“f”。3.2查找和替换文本在Excel中可以按照行或列查找，按照内容（批注、公式、值）查找。3.3使用自动更正加速文本输入0ffice2007剪贴板最多有可存放24个剪贴条目。1、管理Office剪贴板面板Office2007剪贴板最多放24个剪贴条目。查看剪贴板面板：“开始”功能区f “剪贴板”分组f用小箭头展开f在打开的剪贴板W 1 牡窗口中，选项f “自动显示Office剪贴板”。根据自己的需要，可选择剪贴板上其中一个复制条目粘贴到当前插入点。2、将剪贴板数据转换成其他格式Office剪贴板从剪贴板插入条目的唯一方法是通过标准粘贴命令，不可以使用“选择 性粘贴”选项。因此，当把剪贴板数据转换为其他的内容时，需要使用在“系统剪贴板”而 不是在Office剪贴板中才实际起作用的“选择性粘贴”。基本上，在office剪贴板上复制 的最后一个条目就是“系统剪贴板”的最后一个，并且正是这个条目可以通过“选择性粘贴”转换成
