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1、单据流程规范材料进仓单1、 进仓单亦称入库单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进仓单。本单一式四联，由仓管员凭供应商送货单、采购合同、申购单或经审批的采购计划及品质部的质检报告据实填写并入库。2、 四联单分配：第一联为仓库存根并记账;第二联为客户结算联；第三联为财务记账联;第四联为采购留存与财务对账。3、 品质部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时在进仓单上签字确认，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。4、 附：进仓单流程图： 仓库入库： 仓库员凭品质部的质检报告填写四联进仓单 四联进仓单必须采购员、质检员、仓管员同时签字 第三、四联进仓单、送货单一起交
2、采购人员 仓库留存第一联存根联并记账采购部提供： 实物进仓单 供应商的送货单 采购合同 申购单或审批的采购计划采购员跟进： 将第三联进仓单，供应商的送货单，采购合同一起交财务部应收会计，并做好单据交接签收 第四联采购留存财务部跟进： 应收会计凭第三联进仓单及送货单、采购合同等与供应商进行对账、申请付款 审核会计再次对应收会计移交单据、对账单进行审核、登记明细账 财务主管审核申请付款单后转交总经理审批 出纳依据总经理审批申请付款单付款结算，打印付款水单并登记日记账 审核会计收付款水单后登记明细账，并通知供应商查收货款，提醒供应商必须在付下笔款项前把这笔付款的结算单据（第二联进仓单、仓库签字送货单
3、、收款收据）提供财务部，否则，下笔货款顺延到收到结算单据后再申请付款。仓库与财务结账： 仓库与采购部核实当月采购与收发存汇总表一致，交财务部 财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与进仓单账务核对采购与财务对账： 月结供应商当月采购量对账应付账款余额对账付账计划核定产成品(半成品)入库单：1、 产成品(半成品)入库，指所有完工产成品(半成品)、发外加工回公司半成品均需填写本入库单。本单一式四联，由仓管员依据生产部完工产成品入库单、外协加工公司送货单及品质部的质检报告填写：第一联为仓库存根联;第二联为外协加工供应商联（生产部）;第三联为财务联;第四联为仓库和外协人员记账联。2、 产成品(半成品)入库单
4、流程图： 生产部填写原产成品（半成品）入库单一式二联，与仓管员共同签字，各留一联； 仓库根据生产部入库单、外协加工公司送货单及质检报告填写四联产成品（半成品）入库单，同时留存第一联 第二联交外协加工公司（生产部）对账 第三联、外协加工公司送货单交财务 月未仓库员、外协人员把产成品（半成品）收、发、存汇总表及第四联交财务审核3、 出仓单：1、 出仓单，含产成品(半成品)、加工料、废次品等。除消耗领料单外的销售让售，均需填写出仓单。本单一式六联，由营业部(业务组)凭销售合同(协议)、销售计划、客户通知等填写。对发生质量退货或重开出仓单的由业务部重新开具红字出仓单，经质检等部门确认，各方冲账。详见前
5、述第五十六条第4项规定，流程同下出仓单流程图。2、 联单分配：营业部存根记账; 收货单位随货同行，(客户入账);财务结算收款(交客户); 财务记账(应收账款或发出商品);财务备查(出厂放行); 放行条转财务对账备查，仓库记账与留财务、营业部对账。3、 出仓单流程图：财务结算收款交客户第三联营业部开单记账，留存第一联司机或客户提货随货同行，留存第二联财务备查出厂放行转财务对账，留存第五联财务记账应收款或发出商品，留存第四联仓库发货记曲与财务对账留存第六联 领料单：1、 领料单，即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。本单一式三联，由领料部门填写，第一联存根领料部门留存，第二联财务留存记账与仓库结账，
6、第三联仓管记账留存。 2、 领料单流程图：仓库记账输单留存第三联，与财务结账财务月终结账与仓库对账，财务留存第二联，凭单做材料分配消耗表领料部门填写、留存第一联，作对账领料控制客户对账记账：发出对账单，寄挂号信。监督当日已确认对账单，收回情况(月结单)对账不清楚账款不符的，扣除业务经理工资应收账根据出仓单分别作账务处理：已开票作销售账未开票作发出商品款到未开票作预收账款应收账与客户对账：应收账余额发出商品账预收账款账(抵减)月结单应收账款余额=应收账款余额+发出商品余额(抵减应收账款)-预收账款余额即客户账款余额=发出商品金额-缴款单余额月结单余额=期初余额+本期发货金额-本期回款额=期末余额
7、缴款及收据的使用流程：由业务组在财务部统一领用，缴款单。业务组收到客户的货款开具一式三联收据，把第二联(客户联)交客户，以便确认已收款项。业务组把收到的款项连同收据第三联交司机带回公司营业部，以确认款项，并保存收据备查核对再由营业部核对此笔货款是在哪家公司下单然后打出缴款单。司机将营业部打出的缴款单连同货款一齐交出纳处，出纳根据缴款单作收款处理。出纳核对无误后，在缴款单上签字确认，司机把已确认的缴款单第一联交回营业部存查，作月结依据。业务组(门市)把用完的收据整本(存根联)交财务部核销，如有作废应一式三联连同核销。应收账单流程：1、 缴款单：由当天将收款明细输入电脑、汇总，回传给业务组;期票、
8、外币等，由各公司销售会计从登记簿与缴款人交接，到期后才开具缴纳单;区分为A、B公司于当日4点交应收账会计;送货单及作废单，必须在当日全部交财务部;所有信件，业务组在当日回复财务部，当月报表当月确认回传财务部存查。2、 缴款单一式四联流程：应收账会计留存第二联并制证主管会计复核出纳员签名核实营业部留存第一联(双方签字)出纳员凭会计凭证及本单入账，交第三联应收账备查缴款人留存第四联(司机带回外办处)3、 业务组对账：月终在数据库打印对账，核对送货单，当日交由应收账会计，营业部打印送货单。业务经理签名确认，月报表报财务部否则扣除工资，向业务组发生销售月报表账龄分析表，以传真形式与业务文员核对当月发生
9、销售。费用报销流程：费用报销凭支付证明单及费用报销单核报，指无实物形态的。如需办理入库(入仓)手续的，财务另填写物料报销单，其附件有购货发票送货单、请购单或采购计划。自制原始凭证等。主要流程：3、 报销流程：财务主管会计复核收集、整理报财务经理审核。(当日完成转出)财务文秘收齐单据统一报总经理审批。(次日完成转出)经办人填写，该部门主管签字，报财务部附单据及发票等。(当日完成转出)总经办文秘收齐单据统一报董事长核批。(次日完成转出)总经办文秘转财务部各主管会计制证入账，按借贷方制度规定办理。(收单即日办理)各主管会计转出纳复核并付款，(收单即日完成)首尾三天内完成全部流程4、 全公司均采用三级
10、审批制度权限基层部门、报销部门经理或主管初批复核财务经理、主管会计复核(中级)审批完毕转呈总经理或董事长(高级)核批签署意见。中间环节由各自文 秘转发财务部与执行3、费用报销实行限时审批制：为保证审批环节的运作效率，所有的费用报销单据应该对应于下周的二、五于上述各环节完成相应的审批工作物料报销单流程：物料报销单，指有实物形态的应办理入库(入仓)手续的物料需填报的单据，其附件有购货发票、送货单(对账单)、入库(入仓)单、请购单或采购计划审批表等。主要流程：1、 物料报销流程：经办人签写，该部门主管签字，附购货发票、送货单(对账单)、入库单、请购或采购计划审批表(特批表)报财务部。(当日完成)财务
11、主管会计复核、整理报财务经理核批。(次日转出)财务文秘员收齐单据统一报总经理核批。(次日完成转出)总经办文秘收齐单据统一报董事长核准。(次日完成转出)总经办文秘转出财务各主管会计制证入账，按借贷方制度规定办理。(即日完成)各主管会计转出纳员复核并付款入账，当即完成。(首尾三天内完成全部流程)2、 总经理或董事长每月审批采购计划表，核批实际发生业务，财务部财务经理据此监控执行。3、 无采购计划审批表(非计划)，按原请购单审批程序办理，但请购单更改为(特批表)原则上特批金额不应超过计划的10%。4、 采购计划审批表，由采购部每月25日前报财务部复核 27日报总经办 29日前报董事长30日前由总经办
12、文秘转发用料部门、物控(仓管)、财务部、采购部等备查执行。5、 采购计划审批程序：采购部制定详细采购计划表(23日前完成)市场价格调查小组，由技术、生产、总办、财务等部门组成，价格确认，按上述程序审批(25日前完成)财务部文秘员转财务经理审核批(27日前完成)总经办文秘员转发采购价格确认表各部门(仓管)执行总经办文秘员转董事长审批核准(30日完成并回转)财务文秘员交总经办审批并修正，(29日前完成)6、加强原始凭证票据管理：原始凭证审核章经办人、验收人、复核人、审批人签字原始凭证分割章注明原始凭证日期、凭证号、主管会计、经办人签字仓管入库(进仓)单、出库(领料)单填报，收发结存月报表账账、账表、账实三相符，每季度常规盘点，每半年年终定期盘点，最高最低储存量呈报控制等，财务部是整个票(单)据流程及印章管理的监控部门。
