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1、招标管理规定文件编号: ZCWI-12-A版本版次：A编制：审核：批准：生效日期：文件发放部门（需要发放部门请把“”涂黑）董事办董事办总裁办营销中心营销办公室1营销办公室2营销办公室3制造中心文件会签部门NO会签部门会签栏NO会签部门会签栏部门职位部门职位1 112123134145156167178189191020文件修订记录序号修订日期修订章号修订内容描述备注1-10-18新版发行1.0目的为了规范公司的招标管理工作，贯彻公司采购管理政策和策略，规范采购行为，完善监督制约机制，促进供应商之间公平竞争。2.0 范围本办法适用于公司以下项目的招标：序号项目招标条件1生产物料每年招标一次2非生
2、产物料每年招标一次3礼品每年招标一次4直营店面装修工程按省/每年一次5展会30万（含）项目以上6物流每年招标一次7快递100万（含）项目以上8董事长、总裁指定的项目按董事长、总裁特定要求3.0 定义招标：招标是一种有组织的市场交易行为，是贸易中的一种工程、货物、服务的买卖方式。4.0职责4.1 招标员：作为招标项目组牵头者，负责编制招标方案、成立招标小组、发布招标公告、投标资格评定结果反馈、发出招标邀请、收发标书、开标、拟制中标函、公布招标结果、整理招标文档。4.2供应商开发员：对投标方资格信息进行审查、生产物料“供应商资格认证”。4.4 监标员：对开标活动进行监标，确保招标过程合规。4.5供
3、应商管理员：维护合格供应商名单、定期审视配额的执行情况。4.6招标小组：落实招标方案、投标方资格评审、评标、定标、完成招标报告。5.0流程6.0内容6.1制定招标方案6.1.1提出招标需求招标项目由各需求部门按照下表权责提前两个月提出招标需求,未按公司规定提出招标需求的，需求部门需要提交内部联络函说明原因并由采购、财务、审计等部门审核、总裁审批方可（凡是未按要求“提出招标需求的”或者“提交内部联络函并通过审批的”，所有涉及到的价格、合同、付款等各相关部门均不得执行）。 提出招标需求时，各需求部门必须严格按照已审批的相关计划（如物流计划、物料计划等）适时提出“招标需求”。序号项目提出招标需求的部
4、门1生产物料采购采购部2非生产物料采购采购部3礼品采购客服部/订单管理部4直营店面装修工程终端展示部5展会终端展示部/营销中心6物流物控部7快递物控部/客服部/行政部/电子商务部8董事长、总裁指定的项目按照董事长、总裁特定要求的部门6.1.2制定招标方案 招标方案由招标员根据“招标需求”进行起草，起草完成后双方部门进行方案确认，其“方案”主要内容如下： 招标项目清单 技术要求（规格、图纸等） 招标项目价格要求及计算方式 评标的标准和方法 项目采购交期 投标人资格认证标准 招标项目计划表（至少包含：招标方案完成时间、招标公告起止时间、投标方资格认 证申请截止时间、投标资格认证完成时间、标前沟通时
5、间、投标文件接收截止时间、开/评标时间、招标结果公示时间、采购协议签订时间、保证金退还时间） 主要合同条款 投标保证金（保证金：人民币25万元）6.2投标资格认证6.2.1成立招标小组 招标员负责牵头组建招标小组，组建招标小组具体要求如下：6.2.1.1招标小组成员与投标人不得有利害关系（如发现存在有利害关系需要进行同岗位人员替换）；6.2.1.2招标小组人数：不低于5人；6.2.1.3招标小组成员组成的岗位要求如下：成员类别成员岗位招标组长采购副总监监标员审计人员、总裁办核价组人员招标小组其他成员招标需求部门主管级(含)以上岗位、与招标对象相关联的部门主管级(含)以上岗位6.2.2发出招标通
6、知 招标员按照“招标计划”安排，通过E-mail等方式向具有投标意向的供应商发出招标通知（通知的投标方数量必须在3家以上）。其中“通知”应包含以下主要内容： 招标项目简介； 招标项目数量； 招标项目实施的时间、地点等； 投标方资格要求； 投标方资格申请起止时间； 投标方资格申请表格式； 招标方联系方式（包含投标方资格申请文件投递方式）。6.2.3投标方资格认证 投标方是否需要进行资格认证，主要是看投标方是否已经是公司“招标项目”上的合格供应商（以“合格供应商名单”为准）。例如：A供应商只是我司物料的合格供应商，那么再次对物料进行采购招标时，A供应商就不要进行资格认证；如果我司对物料进行采购招标
7、时，A供应商就需要进行资格认证。 6.2.3.1投标方资格认证的依据主要内容如下：招标类别资格认证包含的内容生产物料招标按照生产物料“供应商资格认证”流程进行认证其他招标基本资格预审资料注册信息（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）、资质认证、无违法记录证明等。专业资格预审资料以往承担类似合同的业绩和信誉；近期销售客户名称、联系人及联系电话；为履行合同所配备硬软件（设备、人员等）情况；公司财务情况；售后维修服务情况；供货保障措施；打样情况；实地验厂情况。 6.2.3.2投标资格信息审查 采购部供应商开发组对投标方提供的资格认证资料的真伪程度进行审查，审查的方式包含：电话查证、网络查证、实地查
8、证等。6.2.3.3投标方资格认证的方法 招标小组根据采购部供应商开发组审查后的资格认证资料和“投标方资格认证标准”对投标方进行资格评定（以投票形式进行，按照“少数服从多数”的原则确定），评定完成后招标员向“申请方”反馈资格评定的结果。资格认定合格的，采购将其纳入公司“合格供应商名单”。6.3投标/评标6.3.1发出招标邀请招标员按照“招标计划”的时间要求向对应的“合格供应商”发出招标邀请函及“招标文件”，并同时进行“招标邀请登记”。其中招标文件应根据招标方案中所包含的信息进行编制，包含主要信息如下： 招标人须知； 招标项目清单； 招标项目技术要求； 招标项目报价要求及计算方式； 评标标准与方
9、法，主要是通过价格、付款条件、硬件（设施、设备）、专业水平、专职服务人员、交期、样品情况、质量管控等维度来进行权衡。 招标项目交期； 投标文件编制要求（投标文件格式）； 投标文件接收的方式、地点、截止时间； 开标、评标的日程安排； 主要合同条款； 投标保证金（金额）及缴纳方式/账号。6.3.2招标问题解答招标员应根据招标计划时间安排，邀请有疑问的投标方集中进行现场标前沟通或者收集完所有问题后进行统一书面解答（招标小组完成）及回复（招标员完成），解答过程需要做好相关记录。6.3.3收标书招标员对各投标方的投标文件进行收集并登记，对于出现以下情况的标书应进行废除。 未提供缴纳投标保证金证明的； 投
10、标文件未进行相关封印的（纸质未进行封装、电子档的未进行加密）； 投标文件有更新，原投标文件。在投标文件接收截止时间内，如果“有效投标方数量”（“有效投标方数量”必须是“中标方数量”的 3倍）未达到公司要求的，对于本次招标活动是否继续或者延长招标时间，招标员需要提交内部联络函经过招标小组/审计/财务评审、总裁批准后方可进行后续操作。6.3.4开标招标员根据招标计划安排，组织招标小组与投标方进行开/评标。监标员与评标人员到场后由招标员进行现场开标，并做好开标记录（投标方名称、对应的投标文件编号和评标序号）6.3.5评标/定标6.3.5.1评标前准备开标后招标小组首先需要对标书准确性、完备性进行检查
11、。对不符合招标文件要求、弄虚作假、投标文件未加盖公章、串通投标等情况的标书由招标小组进行确认后废除，对于非关键性内容的（不影响评分的）可要求投标方进行澄清，并由招标员对此进行书面记录。6.3.5.2标书评分评标小组按照评标标准对投标方标书进行评分（所有评标必须连续评完，不可抗力因数除外），并由招标员对评分结果进行汇总。 6.3.5.3定标招标小组根据评分结果，通过投票的方式给出定标结果（按照“少数服从多数”原则）并完成评标报告。其评标报告应包含以下主要内容： 招标计划与招标实际进度； 有资格的投标方名单（发出邀请函的投标方名单）； 投标名单（废标的需说明情况）； 投标价格明细； 评标的标准和方
12、法； 中标建议（如果最终选出的供应商不是最优价格的供应商，招标小组需要说明原因）。6.3.6中标招标员将招标小组编制的评标报告提交总裁审批，并根据审批后的结果拟制中标函加盖“采购章”。6.3.7招标结果公布招标员按照“招标计划”对 “招标结果”进行公布（对中标方发出中标通知书，对未中标的“投标方”发出谢标函）。 6.3.8签订采购协议“招标结果”公布后，中标方需要在规定的时间内与我司签订采购协议。逾期未签订的视为自动弃标，招标员按照“评分结果”顺序启用“中标候选方”为“中标方”并提交总裁批准，然后与相应的中标方签订采购协议。采购协议签订后的五个工作日内，招标员需要向公司提请退回“中标方”和“未
13、中标方”的“投标保证金”，违规被没收保证金的除外。当出现以下情况时，公司将没收投标方“保证金”。 中标后未在规定的时间内与公司签订采购协议的； 在标书有效期内撤回标书的； 投标人采用不正当的手段骗取中标的。6.3.9供货比例分配招标完成后，采购需要根据本次“招标结果”对“中标方”进行初始供货比例分配（后续按照供货比例管理细则中规定进行配额调整），初始供货比例分配主要按照以下原则进行： 供应商供货比例根据评分高低顺序进行，评分高的供应商比例要高； 中标方数量是两家的按5:58:2分配初始供货比例，中标方数量是三家的按5:3:26:3:1分配初始供货比例； 初始供货比例分配的供货份额，不超过供应商供货能力的50%。7.0本文件执行过程中所涉及到的其它流程文件（名单）供应商资格认证、供货比例管理细则8.0 本文件的附件（含使用表单）8.1招标邀请函 8.2投标人须知 8.3投标文件 8.4招标方案 8.5中标通知书 8.6谢标函
