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1、附件1：云南电网公司建设项目档案管理工作指南（试行）云南电网公司办公室目 录一、国家、行业关于建设项目档案工作依据性文件1二、建设项目档案工作组织建设1三、建设项目档案工作业务建设1(一)电网工程项目文件形成流向1(二)电网工程项目档案工作流程3(三)工作流程的7个环节及其具体内容3A、项目文件管理前期工作3 1. 明确合同条款3 2. 项目文件现场保管条件4 3. 档案工作交底记录4 4. 业务培训8B、收集归档8 1. 收集原则8 2. 收集要求8 3. 收集对象8 4. 收集方法9 5.工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表10C、整理组卷的要求43 1. 组卷原则与要求44 2.
2、组卷方法44 3. 卷内文件排列45 4. 案卷的编目45 5. 案卷的装订48 6. 装具规格及制成材料48 7声像档案组卷49 8. 电子项目文件的管理49D、中间检查56 1. 主要内容56 2. 检查形式及对象56 3. 检查反馈意见内容及格式56 4. 检查次数及时间59E、移交60 1. 移交阶段的划分60 2. 移交程序61F、审查验收64 1. 提出验收申请64 2. 组织验收64G、档案接收64 1. 依据文件64 2. 清点核对工作64附录A云南电网公司建设项目档案管理流程651云南电网公司建设项目档案管理工作指南（试行）一、国家、电力行业关于建设项目档案工作依据性文件参见
3、云南电网公司建设项目档案管理办法第4条。二、建设项目档案工作组织建设参见云南电网公司建设项目档案管理办法第7.1条。三、建设项目档案工作业务建设（一）电网工程项目文件形成与归档流向归档文件材料的形成流向按项目建设管理程序分为项目前期准备阶段、施工（管理）阶段、竣工验收阶段、技改阶段，各阶段产生的归档文件的收集由各阶段项目管理部门负责。各阶段文件形成及项目管理全过程的文件流向以图表示如下：1.过程流向:项目前期准备阶段：立项、可研、规划用地许可等文件材料(规划部门）勘察、初步设计、施工图设计文件材料(设计部门)设计、施工、监理招投标及合同；征地文件等(工程项目管理部门)00部门）设备招投标、订货
4、合同及涉外文件等（物资设备单位）（物资设备单位工程项目管理部门 施工(管理)阶段：施工文件、设备文件(施工单位)监理文件(监理单位)工程项目管理部门 竣工验收阶段：a: b:工程决算（财务部/经营部）竣工验收文件(施工单位)(监理单位)工程项目管理部门档案部门技改阶段：技改文件（技改工程施工单位）生产技术部 项目管理全过程：与上级机构往来的管理性文件工程项目管理部门本单位（建设单位）产生的管理性文件与各参建单位往来的管理性文件 2.整体流向:生产技术部工程项目管理部门档案部门参建单位工程项目部参建单位档案管理部门（二）工程项目档案工作流程，具体内容见云南电网公司建设项目档案管理办法附录A。（三
5、)工作流程的7个环节及其具体内容A 项目文件管理前期工作1 明确合同关于档案工作的条款。建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、设备订货等合同时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包括：1.1 要求各参建单位必须严格执行国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）、云南电网公司建设项目档案管理标准及指南。确保文件材料齐全、完整、准确。1.2 明确合同约定方必须在项目竣工投运三个月内，移交一套或几套(若原件只有一份时，原件归建设单位，其他单位归复印件；当运行单位涉及两家或两家以上时，按2n+1套移交)项目归档文件至建设单位工程管理部门，同时提交与文字、图纸档案目录相
6、一致的工程档案管理软件采集的数据。1.3 在合同中明确归档文件材料必须经建设单位验收合格后，才能向参建单位支付质量保证金。2 项目文件现场保管条件项目管理部门在工程立项后必须按指南第三.（三）.B.4.1条关于“文件的收集要求”配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并在文件保管现场采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。3 档案工作交底记录3.1 项目建设单位档案管理部门在工程立项后对项目管理部门进行交底；3.2 项目建设单位项目管理部门在工程开工后对参建单位进行交底；3.3 项目参建单位档案管理部门在工程开工后对项目管理部进行交底。具体表格如下：工程档案工作交底记录（适用于建设单位
7、档案管理部门对项目管理部门）工程名称编 号交 底 人时间年 月 日参 加 人员 名 单交底内容1.该工程目录号： ；工程代号：2.项目管理部门（生产技术部）需提交一套完整、准确、系统的档案原件到档案管理部门。3.竣工档案按指南：第三.（三）.B条进行收集；第三.（三）.B.5条工程项目文件归档范围、分类、保管期限表进行分类；第三.（三）.C条进行整理；第三.（三）.E条进行移交。4.竣工图编制要求。5.声像档案档案按本单位声像档案管理办法进行整理和移交。工程档案工作交底记录（适用于建设单位项目管理部门对参建单位交底）工程名称编 号交 底 人时间年 月 日参 加 人员 名 单交底内容1.该工程目
8、录号： ；工程代号：2.参建单位需按合同提交X套的竣工资料给建设单位，其中保证一套完整、准确、系统的档案原件提交给项目建设单位。3.竣工档案按指南：第三.（三）.B条进行收集；第三.（三）.B.5条工程项目文件归档范围、分类、保管期限表分类；第三.（三）.C条进行整理；第三.（三）.E条进行移交； 4.竣工图编制要求。5.声像档案档案按本单位声像档案管理办法进行整理和移交。工程档案工作交底记录（适用于参建单位档案管理部门对项目管理部门交底）工程名称编 号交 底 人时间年 月 日参 加 人员 名 单交底内容1.交建设单位的项目文件材料按建设单位的要求进行分类、整理及移交。2.交本单位档案保管部门
9、一套竣工档案。3. 竣工档案按指南：第三.（三）.B条进行收集；第三.（三）.B.5条工程项目文件归档范围、分类、保管期限表进行分类；第三.（三）.C条进行整理；第三.（三）.E条进行移交。 4.声像档案档案按本单位声像档案管理办法进行整理和移交。4 业务培训培训时间培训对象组织部门培训内容培训方式工程立项后项目管理部门、财务部门文件管理人员档案部门项目文件管理人员的工作职责;文件的归档收集要求;文件整理组卷要求;文件审查验收要求;文件的移交手续;工程档案管理(单机版)软件的应用等。发放云南电网公司建设项目档案管理办法及指南。举办培训班、一对一培训档案员对项目管理部门文件管理人员进行技术交底后
10、规划部门、设计部门、和物资设备单位文件管理人员项目管理部门工程开工施工、监理单位文件管理人员项目管理部门B 收集归档项目文件材料收集的基本原则、要求和方法1 收集原则。归档文件材料必须是能准确反映项目建设各阶段活动的真实记录。2 收集要求2.1 齐全完整与准确。文件材料必须收集齐全、完整、准确。2.2 文件收集的质量要求。2.2.1 归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件,红头文件业主、抄送单位除外。2.2.2 归档文件材料幅面要求采用A4纸(297210mm)尺寸。2.2.3文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复
11、印后归档。3 收集对象。包括各种载体文件，文字材料、图纸、图表及照片、录像带、录音带、电子文件等。4 收集方法4.1 拟定案卷主题及分类号收集袋是项目各阶段的管理部门及参建单位在文件收集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)。参照指南第三.（三）.B.5条工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表拟出案卷主题，标示在文件袋上即可形成收集袋。各单位在文件收集过程中将文件按案卷主题放入袋中即可。4.2 建立归档文件关联表（卷内目录）归档文件关联表是指在项目管理过程中,将工程竣工投运前各阶段形成的应归档的管理性文件形成关联关系表格（格式见附件）。即项目建设各有关单位（计划部、工程部、生产技术部、物资设备单位）在工程建设过程中做好关联表的填写工作，工程竣工投运后，各单位将关联表连同归档文件一并移交档案部门归档。归档文件关联表（卷内目录）档号：序号文件编号责任者文件题名日期页数备注
