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1、 广州易华软件科技有限公司 操作手册. GuangZhou Yi Hua Software Technology CO.,LTD 华软云酒店管理系统操作手册广州易华软件科技有限公司二0一二年六月二十八日第 1 页 共 107 页目 录第一章、系统介绍1、系统说明2、功能介绍第二章、操作说明1、登陆系统2、退出系统3、预订系统4、接待系统5、收银系统6、查核系统7、应收账系统8、管家系统9、客历系统10、合约系统11、报表系统12、查找系统13、事务系统14、系统设置15、经理图表第一章、系统介绍一、操作说明1、开发背景 我公司是一家专业从事酒店管理系统开发的公司，从1992年开始开发和销售自己
2、的酒店管理系统，早期的DOS版系统 开发是在一家五星级酒店中实地进行的，并在其他酒店得以应用和不断完善，其功能全面、实用，在国内拥有一百多家用户，为顺应市场的变化，从98年开始，在DOS系统经验的基础上，开始开发WINDOWS平台的系统，并于2001年初推出第一套全WINDOWS版星级酒店管理系统，然后在多家酒店实地应用，版本已多次升级。2、系统特点o 我们的开发与设计人员本身就有多年外资酒店工作经验，熟悉国际酒店实际运作与工作惯例，开发的WINDOWS版酒店电脑管理系统，在功能上完全符合国际化酒店管理的需要。o 系统的前后端皆使用Mircosoft公司的开发工具，前端为VS开发语言，其控件丰
3、富，后端使用SQL SERVER数据库系统，使数据更加安全可靠，易于维护。o 充分吸收五星级酒店的管理经验，系统设计面向酒店业务流程。整体性能好、系统稳定。尤其在操作具有操作合理、简洁的特点。例如在动态房间状况表上，及时占用率显示，并可以直接选择净房卖房。填写客单时可以方便查询客人的客历档案、合约资料，提供自动选房功能。o 房间动态可售情况表结合售房预测功能，为酒店每一天的房间预订提供准确、及时的数据，帮助订房员合理掌握散客和团队的订房比例，提高酒店的平均房租。在售房和动态房间状况表中，图示出当日和未来三十天内每间房的预订和占用情况，保证用房的合理性。o 可以在同一界面下处理散客、团队和特殊公
4、司的帐务，支持现金、支票、信用卡、街帐、应收挂帐等多种付款方式。同一笔帐务支持多币种结算。o 特别设计的联房功能。系统支持任意帐号之间的任意帐务的转帐功能，特别为提高前台收银处的效率，设计了连接多间散房的联房功能，使相联房间之间的转帐轻松自如。o 独特的假日及周末调租，在假期到来时，自动上调规定房价类的住客的房租；对合约单位更设置了平日、周末、周日、假日的四种房价类别。o 同一客单包含内宾、外宾需要登记的全部信息，按需填写，方便了前台的接待的入住登记和客人查询工作。o 全操作跟踪，记录客单修改的每个细节，记录房态变化过程.等等。o 接口齐全，包括证件扫描、电话计费、电话PMS、VOD系统、门锁
5、等。在前台系统中内置的制宾客卡功能，可以大大提高服务质量和接待客人的入住的效率，并实现酒店的一卡通功能；同时可以制作宾客参观卡（限制1小时内有效）。o 可挂接华软的其他子系统（外接系统），如一卡通管理系统、客户关系管理系统(CRM)等，可实现一次登录。二、功能介绍预订：处理散客的新预订，包括自动派房、手动派房；客历预订；合约预订；复制已有客单资料到新预订单等等。预订功能可随时查询天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预订情况（无限期）。对常客可使用系统的客历资料预订及配房，可大大减少资料的输入，预定系统还具有超售警示（允许超预定）的功能。接待：处理散客的新入住，包括自动派房、手
6、动派房；客历入住；合约入住；录入关注信息；复制已有客单资料到新入住单；打印客人登记单等等。接待功能对客人的入住分为多种，可以灵活地处理各类客人的入住。对于散客步入，系统可以自动检测该客人是否回头客，如果是回头客系统自动调用其客历资料填写客单无须客人自已填单，给客人一种“宾至如归”的感受。如果客人是首次住店，系统将根据操作者的意愿自动建立其客历资料。系统具有快速入住方式，平均入住时间不超过十秒钟。可以根据用户的需要,连接指定的专用证件扫描仪,头像自动剪切、文字自动识别，减少汉字录入,提高接待效率。 录入关注事件信息，方便管理客人从入住到离店期间的所有事件，如客人要求、房价变更、特别关照等，可以做
7、到预先设定，提前提示；人人（接待员）皆知，事事不漏；达到提高内部管理水平和对客服务质量。联房：便于多间同住客房由其中某间房的客人统一结帐时的查询和帐务处理，方便、快捷。收银：包括的功能有：记帐、结帐、退房、加押金、查帐、恢复帐、转入其它房帐或团体帐或公司帐或同住单帐、设置跑单、限制消费、客用保险箱管理等，收银系统可以对住客、团体和公司(设有帐号的可签单的单位)进行各种帐务处理。 收银功能把退房的责任设在总台收银处，其优点是完全解决了漏帐问题，把跑单的机会减至最低。每一个客人从预订房间起系统内已自动产生了该客人的帐号，在客人入住前只允许加入押金，入住后方能加入其它消费。 住店的客人享受酒店的短期
8、贷款，可以在酒店绝大部分的营业场点签单，这将刺激客人的消费心理，增加酒店的收入，记帐功能主要加入酒店暂无联网消费场点住客消费、赔偿、日租、特别消费等全部类别的消费。酒店管理者还可根据客人的情况锁住其帐号，以限制其消费。 收银系统的结帐又与其它营业场点不同，前台的结帐允许客人一帐多单，分期结帐、分类结帐等，系统还独特设计了万能分类的功能，可以满足客人的任何苛刻的要求。 退房功能将自动检测：A、客人的帐务余额为；B、客人帐号下的帐项为空；C、保险箱锁匙已归还（如曾借用），否则系统拒绝退房从而保证了酒店方面不受任何损失另一方面也保证了客人也不受损失（如余额为负）. 转帐功能也具有万能分类的功能，既不
9、但可以把几个帐号的消费转入另一帐号也可把某一帐号特定时期内特定几类消费转入另一帐号，转帐帐项将留下记号并且留下记录以方便查核人员核对。 对团体结帐与对其它客人结帐相同，而团体退房则采用全自动方式，不必一一地输入房号，如果系统检测到某团的成员全部已退房，团主单也随即自动退出。查核：主要功能包括：查帐、校验纠错、试算平衡、开户、应收帐、汇率设置。查帐功能包括查总收入帐、总消费帐等。其中总收入帐和总消费帐又可指定某一日和某一收银员的经手项目，大大方便了查核人员的工作。系统保留了任何入住过客人的（根据硬磁碟的容量而决定，如果足够充足可以保留数年至数十年）全部资料，所以可以方便查到某一客人某年某日的全部
10、消费和承付。校验纠错功能对查核人员来说会使用的非常“得心应手”。开户功能可以为其他的营业场所和可签单的公司设置帐号，实现收银员对无房或非团体的客人和部门进行帐务处理。管家：主要是把前台的售房与管家部的备房信息关连起来，它包括：设置各种房态：净房、脏房、坏房及取消坏房、差异房等；拾物管理；客房消费记帐；动态新入住、新离店显示等。 可以在房态表上任意选择一间房或多间房进行设置房态。 房间状态和住客查询方便了管家部管理人员掌握前台的第一手资料，而房间状态的设置则向前台提供了售房依据，电脑网络线取代了电话传递，快速而准确。 客况查询将自动从前台住店客单中筛选出十五分钟以内入住的房间以方便管家部通知房间
11、服务员做应做的工作。 房间信息管理，包括房间基本信息、设备管理，维修管理等。客历：设计了完善的客人资料自动记录、自动查询系统，它包括：客人资料手工输入、客人资料查询与修改、设置黑名单、入住客人自动归入客历等。手工输入客历是指尚未入住酒店但有可能将来入住的社会名流、政府要员，以及通辑犯、社会流氓、某类女性等（入黑名单），自动输入将把首次入住酒店的客人（如必要）的资料自动产生一个新的客历档案。 凡是在酒店有客历档案的住客，在退房时系统将自动在其档案中增加一客历记录，如果该客人跑单其客历档案自动转入黑名单。当某客人入住时，可利用客历入住方式自动在客历系统中查询该客人的历史资料，如果查到电脑将自动填入
12、客人资料于客单中，无需客人填单。合约：随着酒店业之间的竞争日异激烈，酒店的市场销售越来越受到重视，与一些公司和单位签订住房合约并给以适当的优惠以吸引更多的客源则是酒店经营者的一项重要销售工作方法。 凡是与酒店签约的单位，即可把其资料输入电脑，事后可以随时查询和修改，凡是该单位入住的人员，在客单上可自动填入住的人员，在客单上可自动填入单位名称，其离店后，电脑自动将其入住天数记入其单位资料内以便酒店管理者随时掌握该单位总的入住情况，以确定是否与其更加优惠的条件。会员：为稳定酒店的客源市场，鼓励客人常来消费，酒店需要把这些客人发展为自己的会员，享受酒店给予的优惠和奖励。同时可以吸引新的客人，因此会员
13、制的建立是酒店经营者的一项重要销售工作方法。 凡是酒店的住客，都可以发展为酒店的会员，通过会员系统录入其资料，按照设定的规则，在客人入住时填入会员卡号，系统就可以自动进行消费积分，同时入住时也可以方便地查询积分，对符合积分条件的可以进行积分兑奖。会员档案一旦建立后，可以随时查询该会员的消费和积分兑奖情况，以便酒店管理者随时掌握全部会员的详细消费情况，以确定制定更好的销售奖励政策，进一步提高酒店的经营效益。应收：应收即指应收账务管理系统。对于在酒店月结消费的客人，建立应收帐号（=财务应收帐科目编号），其消费通过收银系统，可以自动转挂到对应的应收帐目下，便于查询和结算。应收帐系统同时也提供了手动记
14、挂消费功能，可以进行帐务调整。配额：配额管理系统。对于一些合约单位，其一段时间的用房数是一定，为了保证酒店的最合理配房，需要对其用房进行数量上的精确控制。在旺季按配额售房可以保证较好的平均租，在淡季可以加大配额量，提高住房率。报表：可以打印出与营业有关的各种数据，分以下几类： 接待处报表有客房占用分类表、房客姓名分类表、房客抵达分类表、房客离店统计表、房客国籍统计表、客房转房改租表、客房取消统计表、预定未到统计表、客房房租分析表、客房特殊房价表、经营分析统计表、日租统计报告表、团体名单统计表、团体抵达分类表、团体离店分类表、团体主单报告表、住客户口申报表、当前房间状况表、当前坏房报告表、合约销
15、售报告表、销售预测分析表。 收银处报表有收入统计报告表、消费统计报告表、住客帐务报告表、跑单统计报告表、信用卡统计报表、支票统计报告表、催帐统计报告表、转帐统计报告表、借贷总表。 其他报表。查找：其功能是本系统中查询客单的最强大的功能，它对各种状态的客单进行查询及相关操作，真正体现面向对象（客单）的处理方式，可以对查到的客单进行诸如预订入住、修改、取消、查帐等操作。事务：处理包括续住、解锁、数据整理、日截、修改密码功能。续住功能可以实现对当日预期离店而未离店的客单自动延期离店一天；解锁对在操作中因各种原因锁住而无他人使用的客单、团单或公司单进行解锁，以便他人可以正常使用；整理数据指根据当前客单、团单、坏房单等重新计算可售情况和房间状态；日截功能是对系统在一个自然日内所有工作的总结束，日截过程包括自动产生每一房间的一天房租（加服务费）、转移已离店两天的客单至历史数据库、清除作废数据、生成经营统计表和收银借贷总表等。 日截每日必须做一次，且只能做一次
