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1、一、文印室管理规定第一条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。第二条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。第三条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。第四条 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。第五条 文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或
2、传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。第六条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。第七条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。三、文件收收发规定定(一)公司司的文件件由办公公室负责责起草和和审核，公公司总经经理签发发；党支支部的文文件由办办公室负负责起草草和审核核，党支支部书记记签发；公司本本部各部部门的文文件由各各部门负负责起草草办公室室审核，总总
3、经理签签发。(二)文文件签发发后，送送办公室室统一安安排打字字，打印印后送回回起草部部门校对对，校对对无误方方能复印印、盖章章。(三三)文件件和原稿稿，由办办公室分分类归档档，保存存备查。(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。(五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。(六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接
4、件后即时报送。(七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。四、企业报报刊、邮邮件、函函电收发发制度(一)全厂厂公私报报刊、外外来邮件件、外发发公启、函函电由厂厂收发室室负责收收发。(二)外外发函、电电要求。1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。2.每天下午点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。(三)外来邮件管理1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，
5、由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。(四)报刊订购与收发。1.报刊订购。(1)订购时间：上半年、下半年(2)订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误
6、后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。2.报刊收发。(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为小时，任何人不得进入收发室。(3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未
7、提出，则视为分发无差错。(五)收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休形式。(六)收发室内外应经常保持整齐清洁。(七)收发室由部门负责管理，其工作质量由部门进行检查、考核，并承担责任。 五、企业打打字、油油印工作作制度第一条 凡凡以厂部部或党委委名义上上报下发发的文件件、报表表工作计计划、总总结、请请示、报报告、简简报、纪纪要通知知、通报报、通告告、信函函、规章章制度、宣宣传教育育材料、任任免决定定、表彰彰或处理理决定，以以及厂领领导批准准翻印的的文件、材材料均属属打印范范围。第第二条 由归口口部门负负责拟订订、编写写的带有有全局性性指导意意义的全全厂性的的月(季季)
8、生产产、工作作计划和和一个时时期全厂厂性的工工作安排排以及重重要专题题会议的的纪要等等，也应应安排打打印。第第三条 不需上上报的各各部门的的工作计计划，临临时性工工作安排排，非全全厂性活活动讲课课提纲，非非上报的的一般表表格、一一般技术术资料和和便函都都不属打打印的范范围。第第四条 凡需打打印的文文件、资资料应将将其底稿稿首页附附上“发发文单”经经主管部部门负责责人审查查同意并并经审核修修改、统统一编号号，有关关部门会会签，分分管厂领领导签发发，方能能交付打打印。第第五条 打字员员接稿后后，应认认真检查查文件签签发手续续是否完完备，书书写是否否工整，是是否符合合文件归归档要求求等，对对发文手手
9、续不全全、书写写不符合合要求的的文件，打打字员有有权拒绝绝打印。第六条 打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记。并根据厂办安排的轻重缓急次序，进行打字。打字时要做到快速、准确、排版合理美观、用力均匀。第七条 打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室 、油印室。第八条 打字员要爱护打字、油印设备和物品，按规定做好维护保养工作和物品领用登记费用统计工作。第九条 文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对。校对者校完后应在原稿上签字，以示负责。第十条 凡是以党委、厂部名义上报下发的文件材料(见第一条范围)分别由两办或拟
10、稿人负责校对，由厂办打字室负责油印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐。由两办机要员上报下发。以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，油印、发送。第十一条 两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。第十二条 油印文件要严格按照审批份数印刷，油印者不得私自增加份数或私自留存，油印底板和废页，余页应及时销毁。六、文书管管理规则则 总则第一条 目目的为使使文书管管理制度度化，以以增进文文书处理理之品质质及效率率，特订订定本规规则。第第二条 范围本本规则所所称文书书管理，指指总管理理处各部部、室、中中心或各各公司(含事业业部、业业务执行行部门)与外界界来往的的文书(包括
11、电电报)及及关系企企业(含含公司内内容)各各部门间间来往文文书(包包含签呈呈)，自自收(发发)文至至归档全全部过程程之办理理与控制制。 承办部部门第三条 总总收发部部门总公公司各部部门与外外界来往往文书的的收发由由总管理理处总务务部门统统一办理理，各公公司(工工厂)所所在地的的总收发发由其所所属总务务部门办办理。总总收发部部门负责责文书之之收受及及发送。第四条 管理部门(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。(二)各公司(工厂)所在地
12、与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。第五条 主办及会办部门(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如表3.2.2： 行文第六条 行行文类别别(一)函：发发布规章章或临时时性规定定及对机机关团体体、公司司行号、私私人或关
13、关系企业业各公司司间及公公司内各各部门间间行文使使用。(二)公公告：就就主管业业务向公公众或特特定对象象宣布时时使用。(三)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。(四)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。(六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。(七)其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。第七条 行文名义、署名及印信借用(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：1.以公司名义
14、由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文。2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章： 对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。对省政府、市政府所属二级机构等的行文。对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。对税务、金融机关的行文。总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。
15、5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。6.以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或
