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1、第五章 档案管理档案管理系统中各类档案的归类管理为经营业务的开展提供了便利。档案管理系统主要分为：商品档案、供应商档案、客户档案、部门档案、仓库档案、业务员档案、费用档案、条码解析方案。一、商品档案管理商品档案管理主要用于商品的分类管理，详细记录商品信息，为用户在运行商品进、销、调、存的操作时提供便捷，提高工作效率。商品档案管理又分为：商品档案编辑、商品档案浏览、商品套件档案、商品调价等。商品档案编辑商品档案编辑是商品档案管理中最重要的环节，具体操作界面如图：（一）商品编码商品的科学编码关系到用户核算的效率。本系统采取分级编码的原则，用户在商品设定前必须先设定商品编码的级别，具体设定在系统参数
2、设置内进行。商品编码每级编码长度不超过9位，用阿拉伯数字0-9表示，各级编码长度的和不能超过20位。用户在档案编辑时编码可以不连续。设置下级编码时，必须存在相应的上级编码。给下级编码编号时，下级编码必须以上级编码起头再加上本级编码。编码不能重号。例如：以江南贸易总公司部分商品编码为例。该公司经营的商品可分为香烟、油类等多种，在设定商品编码时分为两级：第一级长度为3，第二级长度为3，总级别位数“3+3=20”，具体可分为001、002、003、999等。香烟下面又分为多种明细，又可依次编码为001001、001002、001999等，其他以此类推。（二）商品名称商品名称长度最长可输入30个汉字（
3、60个字符）。（三）规格型号用于记录商品的包装规格，最长可以设定60个字符（30个汉字）。（四）商品产地用于记录商品出产的所在地，最长可以设定60个字符（30个汉字）。（五）税率指本商品的税率，缺省值可在系统参数内设定。（六）计量单位为了使该系统商品化程度更高，更广泛的适用于不同行业使用，同一个商品设计为可以使用两个计量单位（中包装、大包装）进行业务操作。系统默认小包装计量单位为标准计量单位，作为核算基准，其他计量单位和小包装单位之间有一个包装率转换,用户可以自行设定。注意：计量单位必须录入。（七）商品货号、条码系统识别商品其他有效方式，有助于用户提高录入速度，提高效率。用户可根据需要进行设定
4、，货号最长可以设定30个字符，条码最长可以设定20个字符。（八）批发价、会员价、零售价、调拨价用于记录商品在不同业务阶段的售价。（九）最低限价此价格用于限制该商品无论在何种情况下价格都不得低于其进价、批发价、会员价、零售价、调拨价。（十）最低、最高库存用于设定商品的最低、最高库存量，对商品的库存量进行及时的报警。（十一）供应商编码供应此商品的供应商的编码。（十二）经营方式表示商品采用何种经营方式，经营方式共分为三种：经销、联销和代销。（十三）商品注册号商品的一个注册号码，此号码由供应商提供。（十四）保质期、照片保质期：商品的保质期限。照片：提供商品的直观信息，可选择调用也可删除。（十五）批次管
5、理：用于对该商品启用批次管理，一旦某一商品启用批次管理则其下级商品也同时启用批次管理。（十六）操作说明：展开：展开所选商品，显示下一级商品。收缩：收缩所选商品，隐藏下一级别商品。向上：移到上一个商品。向下：移到下一个商品。增加：增加所选商品的下一级商品。删除：删除所选商品。查询：可以根据商品名称、商品编码、商品货号、商品条码、供应商编码、供应商名称快速查出对应商品详细信息。图示保存：保存商品信息。刷新：刷新所有商品信息。预览：打印前预览选中商品及其下级商品的信息。打印：打印选中商品及其下级商品的信息。退出：关闭商品档案编辑。鼠标右键点击所选商品，可以增加同级别商品、增加并复制同级商品、增加次级
6、别商品、删除商品。另外，可以任意输入商品编码，系统将自动判断其为新增或已存在的商品。在新增商品保存后，系统自动获取新的同级别商品编码，加快了录入速度。商品档案浏览为了增加本系统的安全性，特别设有商品浏览功能，只能浏览，不能修改及新增商品，操作界面如下：具体操作及说明见商品档案编辑。商品套件档案商品套件是指将若干商品组成一个套件，此功能可提高单据的录入速度。如图：具体操作方法如下：点增加出现“新增套件”窗口，如图：输入套件编码和套件名称，点击确定后自动进入“商品套件档案”窗口，并依次在商品编码、商品名称栏中回车选择商品编码、商品名称，并在数量栏中输入数量。输完所有内容后点窗口中的保存按钮，套件档
7、案即可完成。商品调价商品调价处理包括调价单录入、调价单查询、调价明细查询。此操作一旦启用，系统自动调整所调商品的批发价。（一）调价单据录入用户指定调价商品后系统会自动显示原批发价，录入现在要调整的批发价，自动算出所调价格的百分比。调价单做好后并不生效，需要通过调价单查询确认后才能生效，界面如下图所示：（二）调价单据查询用于显示查询商品调价单据，并根据需要进行删单或启用操作,一旦操作启用后，系统自动调整所调商品的批发价。具体操作界面如下:（三）调价单明细查询用于查询业务期内商品的调价情况，点调价明细查询，出现如下窗口：选择条件，点确定显示查询结果如图：二、供应商档案管理商品供应商档案管理主要用于
8、商品供应商的分类管理控制，详细记录商品供应商信息，为用户在相关业务阶段操作提供便捷，提高操作速度。具体操作界面如图：（一）供应商编码本系统采取分级编码的原则。用户在商品设定前必须先设定供应商编码的级别，具体设定在系统参数设置内进行。供应商编码总级别不限，每级编码长度不超过9位，用阿拉伯数字0-9表示，各级编码长度的和不能超过20位。用户在档案编辑时编码可以不连续。设置下级编码时，必须存在相应的上级编码。给下级编码编号时，下级编码必须以上级编码起头再加上本级编码。编码不能重号。（二）供应商类型 为增强系统应用的广泛性，设有四种供应商类型：厂商、中间商、进口、其他。（三）供应商名称 用于记录供应商
9、名称，最长为60个字符（30个汉字）。（四）供应商类别用于记录供应商类别，最长为16个字符（8个汉字）。（五）助记符 用于在需要选择供应商时可激活联想功能，最长为20个字符（10个汉字）。（六）资信材料用于记录供应商的资信情况，最长为255个字符。（七）开户行用于记录供应商的开户银行，最长为255个字符。（八）税号用于记录供应商的税号，最长为30个字符。（九）账号用于记录供应商的账号，最长为30个字符。（十）注册资金 用于记录供应商的注册资金，最长为60个字符。 （十一）地址用于记录供应的地址，最长为255个字符。 （十二）网址用于记录供应商的网址，最长为30个字符。 （十三）E-Mail用于
10、记录供应商的电子邮件，最长为30个字符。 （十四）电话用于记录供应商的联系电话，最长为20个字符。 （十五）传真 用于记录供应商的传真，最长为20个字符。 （十六）邮政编码 用于记录供应商的邮政编码，最长为20个字符。 （十七）省内外 用于判别供应商在省内还是省外。 （十八）法人 用于记录供应商的法人，最长为8个字符（四个汉字）。 （十九）联系人 用于记录供应商的联系人，最长为255个字符。（二十）操作说明 展开：展开所选的供应商，显示下一级供应商。 收缩：收缩所选的供应商，隐藏下一级供应商。 向上：选择上一个供应商。 向下：选择下一个供应商。 增加：增加所选供应商的下一级供应商。 删除：删除
11、所选供应商。 保存：保存供应商信息。 刷新：刷新界面供应商。 预览：打印前预览所选供应商及下级供应商的信息。 打印：打印所选供应商及下级供应商的信息。 退出：退出供应商档案管理。鼠标右键点击所选供应商，可以增加同级别供应商、增加下一级供应商、删除供应商。另外，可以任意输入供应商编码，系统将自动判断其为新增或已存在。在新增供应商保存后，系统自动获取新的同级别供应商编码，加快录入速度。三、客户档案管理客户档案管理主要用于客户的分类管理控制，详细记录客户信息，为用户在相关业务阶段操作提供便捷，提高操作速度。客户档案管理又分为客户档案编辑和客户商品信息。客户档案编辑 用于详细记录客户信息,具体操作界面
12、如下:（一） 客户编码本系统采取分级编码的原则。用户在商品设定前必须先设定客户编码的级别，具体设定在系统参数设置内进行。客户编码总级别不限，每级编码长度不超过9位，用阿拉伯数字0-9表示，各级编码长度的和不能超过20位。用户在档案编辑时编码可以不连续，但不能重号。设置下级编码时，必须存在相应的上级编码；给下级编码编号时，下级编码必须以上级编码起头再加上本级编码。 （二）客户名称 用于记录客户名称，最长为60个字符（30个汉字）。（三）助记符 在需要选择客户时可激活联想功能，最长为20个字符（10个汉字）。（四）资信材料用于记录客户的资信情况，最长为255个字符。（五）注册资金 用于记录客户的注
13、册资金，最长为60个字符。（六）开户行用于记录客户的开户银行，最长为255个字符。（七）税号用于记录客户的税号，最长为30个字符。（八）账号 用于记录客户的账号，最长为30个字符（九）地址用于记录客户的地址，最长为255个字符。 （十）网址用于记录客户的网址，最长为30个字符。 （十一）E-Mail用于记录客户的电子邮件，最长为30个字符。 （十二）电话用于记录客户的联系电话，最长为20个字符。 （十三）传真 用于记录客户的传真号码，最长为20个字符。 （十四）邮政编码 用于记录客户的邮政编码，最长为20个字符。 （十五）省内外 用于判别客户在省内还是省外。 （十六）法人 用于记录客户的法人，
14、最长为8个字符（四个汉字）。 （十七）联系人 用于记录客户的联系人，最长为255个字符。 （十八）最大应收款用于对客户进行挂帐管理是否可以挂帐,最大挂帐金额。（十九）操作说明 展开：展开所选的客户，显示下一级客户。 收缩：收缩所选的客户，隐藏下一级客户。 向上：选择上一个客户。 向下：选择下一个客户。 增加：增加所选客户的下一级客户。 删除：删除所选客户。 保存：保存客户信息。 刷新：刷新界面客户。 预览：打印前预览所选客户及下级客户的信息。 打印：打印所选客户及下级客户的信息。 退出：退出客户档案管理。鼠标右键点击所选客户，可以增加同级别客户、增加下一级客户、删除客户。另外，可以任意输入客户编码，系统将自动判断其为新增或者已存。在新增客户保存后，系统自动获取新的同级别客户编码，加快录入速度。客户商品信息 为了适应现代配送要求，尽可能满足不同客户的需求，本系统提供客户的商品信息，例如同一种商品对于不同客户的不同价格，同一种商品在客户处销售的货号等。操作界面如图： （一）商品名称与规格型号从系统中选择商品名称及规格型号，前提是商品档案已经存在。
