业主入住的管理

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1、业主入住的管理 一、业主(住户)入住前筹备工作 竣工验收时间是在楼宇入住前一至三个月进行的,接着是住户入往时间。 (一)附典型的业主入住筹备时间表 1.竣工验收前三个月,公司任命管理处主任,房管员2人(收款1人)到位,组成管理处新的筹建班子;其他人员依据工作进展需要,采取分步到位的方法,业主(住户)入住时,管理处各类人员必需全部到位。 2.管理处各类人员可按以下程序和时间到位,但应依据小区条件和实际状况进行调整(以下人员名额按建筑面积5万平方米的住宅小区拟定): A.入住前三个月,任命管理处主任,房管员2人(收款1人)到位,投入入住前的各项预备工作; B.竣工验收前二个月,大厦消防中心值班人员

2、3人(机电1人,给排水1人,电梯1人)进入现场,与机电修理工程部人员一起,参与机电设备安装调试的监理工作,把握大厦设备设施的基本状况和操作规程; C.竣工验收前半个月,电工2人,给排水1人,进入现场,熟识楼宇结构、公共配套设施和设备等,参与竣工验收,协作房管员监督楼宇工程遗留问题的整改工作。 D.竣工验收前半个月,部分保安人员到位,上岗培训后,负责对所接受的物业保卫工作; E.入住前一个月,管理处管理层人员到位,管理处挂牌办公; F.入住前一个月,炊事员到位,食堂开餐; G.入住前半个月,卫生人员到位,开头对区内环境和已接收的房间进行清洁工作; H.入住前半个月,全部保安人员配齐上岗 I.入住

3、前半个月,修理班组成立,人员配齐到位; (二)入住工作方案制订 管理处成立后,管理处主任负责依据物业管理部编写的物业管理方案,编写管理处入住工作方案,入住工作方案的内容包括以下内容: 1.核实物业管理方案中拟定的管理处人员配备状况; 2.依据小区的实际状况和物业管理方案中对小区管理的要求以及要达到的标准,拟定小区入住后在加强治安、车辆管理、垃圾清运等方面的配套改进意见或整改措施,如下所示: (1)治安方面:小区四周种绿篱或安装防护栏;增设报警系统;统一安装防盗网、防盗窗或铝金窗; (2)车辆管理:增设区间道路标志;封闭小区由多个出入口到一进一出或二进二出等;增设自行车棚;加固架空层车库; (3

4、)垃圾清运:增设垃圾池(屋)或垃圾清运站等 (4)楼道灯:改用节能灯(如:温感、声控或角摸式等) 3.拟定管理办公用房和员工宿舍的装修方案; 4.依据物业管理方案的开办选购计划,拟定分步购置计划; 5.制定入住流程; 6.印刷入住表格; (三)协调工作 1.与供电局、自来水公司、石油液化气公司和邮局等单位搞好联系工作,保证住户入住后的水、电、气等的供应。 2.代业主与电话公司联系电话安装事宜,争取现场放号,便利业主。 3.与学校、派出所和居委会联系,了解小孩转学和迁移户口的手续办理细节,以及有关联系电话,入住时公告。 二、业主、使用权人入住 业主、使用权人的入住是物业销售或租赁工作完成后,物业

5、公司面临的又一项详细工作。物业公司应依据自己对物业的了解和熟识的状况,拟定合理的入住程序,使业主、使用权人便利入住。并协作业主及使用权人对物业状况进行验收。此外,为了清晰地界定业主与物业公司的权利、责任与义务,使业主、使用权人更好地遵守物业管理的规范,还须专心推敲和制定物业管理合同与物业管理公约。从而建立物业公司与业主、使用权人的新型关系,使各方面形成“合力”,推动小区或楼宇的物业管理水平。 (一)业主、使用权人入住的程序 业主及使用权人的入住,有些房地产公司习惯地称之为“入伙”。它是指业主或使用权人依据购买或承租物业的契约规定,在交付各项费用和款项后,领取钥匙 、向购买或承租的物业迁入或进驻

6、。它是业主产权或使用权人使用权的行使与体现。作为物业管理公司应创造条件,为业主及使用权人的顺当入住供应便利。业主及使用权人入住的程序包括以下几个环节。 1.向业主或使用权人发放“入伙通知书”及“入伙手续书” “入伙通知”应包括:入伙时间、入伙须知、收楼须知等,并分别商定日期,分批地请业主或使用权人带齐有关证件和费用,到指定地点办理入住手续。“入伙手续”包括进驻之前需要供应的资格审查文件;需缴纳的费用和相关款项;需要签署的相关文件领取钥匙等。 2.业主、使用权人验楼,并最终取得认可 验楼是业主或使用权人的一项基本权利,也是其入住的秘要程序。物业管理公司应派专人接待地向业主或使用权人介绍物业。业主

7、或使用权人最终取得认可,才补交购置物业或承租物业的余(欠)款,再进行下一步程序。 3.签定“物业管理合同”和“物业管理公约” 签约之前应给业主或使用权人一定的时间,让其细细阅读和专心推敲物业管理合同及物业管理公约的各项条款。经充分考虑在不存在疑义的状况下缴纳各项管理费用。 4.组织搬迁入住 在业主或使用权人办理完各项入住手续后,物业管理公司帮助其联系特地的搬家公司或自行组织力气帮助业主及使用权人搬迁入住,为其尽可能供应各种便利。 5.进行装修管理 由业主或使用权人提出书面申请,根据报批程序进行申报,物业公司经审核同意后,业主或使用权人方可进行物业的装修或二次装修。但装修过程中仍需执行建设部统一

8、的装修管理要求及业主或使用权人与物业管理签定的“物业管理合同”及“物业管理公约”中的商定。 (二)业主、使用权人入住的有关手续、文件 1.入伙通知书 入伙通知书应直接寄往业主或使用权人处,须载明下列事项:入伙时间;前来办理入伙手续的时间和地点;办理入伙时应携带的证件和款项等。 入伙通知书示例 入伙通知书 女士/先生: 您好!我们热忱欢迎您入住公寓! 您所认购的公寓区栋单元室,经建设单位,施工单位及市有关部门的联合验收合格,现已交付使用准予入住。现将有关状况通知如下: (一)请您按入伙通知书、收楼须知等办理入住手续,办理地点在楼室。届时房地产开发公司地产部、财务部、物业管理公司等有关部门和单位将

9、到现场集中办公。 (二)为了您在办理过程中能顺当而快捷地办好入伙手续,请您按规定时间前来办理各项手续。各楼各层次办理入伙手续的时间表(略)。阁下如届时不能前来办理入伙手续,请您准时与我公司联系,落实补办的方法。 联系电话: 特此通知 房地产工发公司 物业管理公司 年月日 2.入伙手续书 应与“入伙通知书”一并寄往业主或使用权人处,讲明入住本物业段办理的手续及先后顺序,使业主或使用权人清楚、明白,有所预备。 入伙手续示例: 入伙手续书 女士/先生: 您认购的区栋单元室楼宇,现已交付使用具备入住条件。请认真阅读收楼须知,按下列顺序办理入住手续: 1.在房地产公司财务部付清楼款,与销售部验楼,签署验

10、楼文件。 盖章:签字 2.在房地产公司地产部进行入伙资格审查,审查合格出具证明。 盖章:签字 3.在物业管理公司财务部交付各项入伙费用,结清手续、出具证明。 盖章:签字 4.在物业管理公司管理处签定物业管理公约,领取和查验钥匙,办理完毕,签具证明。 盖章:签字 房地产开发公司 物业管理公司 年月日 3.收楼须知 收楼是业主或使用权人经对物业的验收、认可,并缴纳各项购楼余(欠)款、租金和管理费之后,接收楼房(单元、楼盘)的活动。它是物业出售和出租环节的结束和物业管理环节的正式开头。作为物业管理公司,应在收楼须知中载明业主或使用权人在办理入住手续过程中须留意的事项及应携带的各种有效证件、合同文书及

11、款项,避免客户的遗漏和来回及由此造成的不便。 作为业主或使用权人,应认真阅读收楼须知,遇有不明事项准时向在场的工作人员询问。 收楼须知示例: 收楼须知 欢迎阁下成为公寓的新业主: 我公司愿为您供应良好的管理服务,现介绍有关收楼事项和程序,避免您在收楼时发生遗漏而引致不便。 1.业主在接到入伙通知书起1个月内,到本公司办理产权登记和入伙手续。逾期办理者每逾期一天应缴纳人民币元;超过半年不办理登记手续的房产,由房产管理单位代管;超过三年不办理登记手续,视为无主房产,交由有关部门依法处理。 2.收楼时请专心查验室内设备、土建、装修等是否损坏或未尽妥当。如有投诉,请在收楼时书面告知管理处。管理处将代表

12、业主利益就提出的投诉与发展商及施工单位进行交涉、协商解决。 3.依据本公寓的承建合同,保修期为1年,保修期间,如因工程质量所致故障,施工单位将为业主免费修理。如因业主使用不当,则由业主自行支付费用。 4.业主有权对您的住宅进行装修和修理,但应保证肯定不影响楼宇结构和公共设施。装修、修理前,业主须向管理处提出书面申请,获准后方可进行,并按规定由装修、承修者向管理处缴纳一定的装修管理费。 5.办理各项入伙手续的程序详见“入伙手续书”。 房动产开发公司 物业管理公司 年月日 (三)物业公司迎接业主、使用权人入住要进行的工作 1.物业公司自身应先期进驻,熟识物业,了解状况 具备条件的物业公司可通过物业

13、的前期介入,来熟识物业的各方面状况;而没能在前期开发阶段介入的物业管理公司则必需在业主、使用权人入住之前的一段时间进驻物业内,唯此才能熟识本物业、了解相关的状况,为工作的衔接和协调做好预备。在这方面切忌物业公司与业主同时进驻物业,业主不清晰的物业公司也不清晰,业主不熟识的物业公司也不熟识。必需有个“提前量”,才能在熟识状况的基础上做好服务,使业主及使用权人满足。 2.预备、推敲和制定相应的入住手续 入住的手续既关系到业主、使用权人的入住是否便捷、顺当,又关系到物业公司、发展商及业主或使用权人的权利、责任与义务。因此,物业公司要认真地推敲,作出明确的规定。对某些问题不准时可向有关法律及财务方面的

14、专家进行咨询,尽量避免各种手续、文件的含混和歧义。 3.做好相应的组织协调工作,体现效率、规范和周到热忱 一般地说,接纳业主、使用权人入住的整个过程,最能体现物业管理公司的组织水平、管理效率和服务质量。因这一过程要面对多户。有通知、接待、办理手续、现场实地考察、签署有关文件、缴纳相关款项甚至联系搬家公司等诸多环节的工作,哪个环节工作不力或缺乏协调都会给业主或使用权人带来不便,哪个环节上出现态度生硬、冷漠、不负责任等都会给业主或使用权人带来不快。因此,物业公司应在此之前进行充分的动员,在过程中不断进行协调削减差错和脱节,并有特地的人员巡查各个环节的服务。把全部的麻烦和不便留给物业公司自己,把更多的便利留给业主和使用权人。 (四)搬迁入伙 在完成以上程序之后,住户才能签领钥匙,预备搬迁。在用户搬迁过程中,物业管理公司应做如下的工作: 1.协助用户搬迁 物业管理公司一般可以通过两种方式协助用户搬迁。 (1)代请搬迁公司。 (2)供应搬迁服务。 2.维持搬迁秩序 在用户搬迁过程中,应尽量避免由于时间集中而造成的混乱,对搬运车辆应有专人指挥出入停放,以避免交通事故及损坏花草公物的事件发生。 3.收取搬迁押金 在发放入住通知时,物业管理