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1、会展策划简介1、会展策划的内涵、特点与作用会展策划师又名会展策划管理师，会展是会议、展览、 节事活动等集体性活动的总称，是指在一定的地域空间由多 个人集聚在一起形成的，定期或不定期的集体性的物质、文 化、信息交流活动。它包括各种类型的会议、展览展销活动、 体育竞技活动、各种节事活动等，如广交会、中国会展业高 峰论坛、上海世界博览会、奥运会、南宁国际民歌艺术节等 都属于会展的范围。从会展所牵涉的知识领域来看，会展涉 及信息、管理、经济、旅游、建筑设计、贸易、艺术等众多 学科领域的知识，有很强的综合性。2、会展策划的内涵成功的会展活动源于成功的会展策划，成功的会展策划 源于对社会资源的有效整合。会
2、展策划是对相关社会资源进 行整合的过程，是一个系统工程。因此，用系统的观念去认 识资源，用系统的方法去分析整合资源，用系统的功能去实 现资源的优化是会展成功策划的创造性思维原理之一。从会 展策划系统看，一般而言，会展策划系统包括策划者、策划 对象、策划依据、策划方案和策划效果评估等要素。设计流程1、对企业进行有针对性的市场调研、收集有关本项目 的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集 的资料分类编排，结集归档。2、制定详细完整的会展策划方案及确定会展的目标市 场、会展的规模、展品的选择，评估观众数量的多少和展览 面积的大小以及参展的费用预算。3、实施前的培训让全体的实施工作人员理解
3、策划方案 精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作方法、步骤 和技巧。4、印刷材料的设计制作利用会展的会刊、展前快讯、 媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引 更多的目标客户。5、展台的布置及展示设备的调试安装，展台的人员配 备。6、相关的会展服务 根据参加会议者的具体情况以及人 数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜好，预定各种形 式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为 其设计不同的休闲方式设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店 附近的娱乐设施。7、做好对活动的评估开好总结会，做好善后公关工作。会展策划的基本流程：、成立策划工作小组人员事务策划主管负责协调、沟通整个小
4、组各策划人员的工作，并全权负责策划方案的制定 和修订策划人员负责编拟会展项目计划文案撰写人员负责撰写各类会展文案，包括会展常用文书、会展社父文书、会展推介文 书、会展合同等美术设计人员负责各类各种类型视觉形象设计，如广告设计、展示空间设计，此负责人 要求能熟练运用 Photoshop, Imageready， Illustrator, Coreldraw 等软 件市场调查人员负责进行市场调查并编写市场调查报告媒体联络人员进行媒体宣传推广、进行市场调查与分析会展市场调查与分析是会展策划的基础。其针对的内容 也十分广泛，主要包括五个方面：1.产业环境；2.目标市场；3. 政策法规；4.同类会展；5
5、.自身资源。三、制定会展项目的行动方案 制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要 前提，选择合适的时间，合适的地点，并做到两者的合理搭 配，是方案必须注意的内容。会展策划方案具体化，应形成一个可供操作的具体措 施。其间得需明确以下内容：会展项目的目标、实现会展项 目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开 展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加 条件。设计行动日程表也是必不可缺少的一环。会展项目的行 动日程必须精心设计，策划方案的制作、方案的实施不得延 误，每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制，以保 证方案的实施能够顺利进行，否则就会严重影响会展的成功 举办
6、。四、制定预算方案制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几 个方面：1.场地费用；2.行政管理费用，包括公司行政管理 人员的工资和行政办公费用等；3.宣传推广费用；4.招展、 招商费用；5.相关活动经费；6.其他。会展项目收入来源：1.会务费或展位费收入；2.门票收 入；3.企业赞助收入；4.其他。五、撰写项目策划方案撰写会展项目策划方案就是将策划的最终成果整理成 书面材料，即策划书，也称企划案，其主体内容包括现状或 背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测 控制和应急措施，各部分内容可因具体要求不同而详细程度 不一。其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目 建议书以及
7、广告策划书、宣传手册等围绕某次战前、战中以 及展后的所有策划文案。六、评估与修正评估与修正的内容主要包括项目评估、阶段考评、最终 考评和反馈改进等内容。服务项目视听设备租赁，展示道具制作，展厅专卖装潢，舞台设 计灯光表演，花草租赁，美工制作，拆装运输，大型仓储， 大型活动安排，礼仪，司仪，各地巡演，舞台制作、租赁。 编辑本段会展筹划细节一、邀请不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对 象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常 情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等 3 个程 序。1、信息发布从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、 组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介
8、公告、电子媒 介公告等几种形式。通常的信息发布包括主题、时间、地点 （暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有 些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义 及对会展的期望。2、回执对于主办者来说，回执是对会展企划活动 成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计（回 执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下 信息明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目 的地的时间、迎送要求等等）和确认回执有效（通常以会务 费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是资源分配 主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在 这一切完成后发出。3、回执可以有多种形式传真、
9、信函、电子邮件、 网络或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许， 应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健 要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚， 那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知如果 会务费用确认或者有其他方式可以确认，需要发出确认通 知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签 到程序及会展注意事项等。二、签到与入住安排如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。 但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工 作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及 准备是必须的回执统计
10、表、签到表格、引导及协助人员、 住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标 明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可 以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须 知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功 能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方 式及付费标准等等。如果可能，尽量使用电脑签到。一般情 况下，签到服务人员应该不少于 6 人工作时间应该根据 会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设 计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。三、餐饮安排一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客 户除外），会议通常统一安排餐饮。
11、餐饮安排通常有两种形式自助餐或者围桌餐。类别 有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助 餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐 人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正 式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围 桌式餐饮安排比较复杂特别是大型会议的时候。围桌式 餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭 证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需 要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况， 不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就 餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权、
12、人益。四、秘书服务所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临 时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者 按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分 可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服 务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用 核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或 者相关人员核定。五、茶歇茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会 议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。 茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易 茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于
13、 是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆 饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以 更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西 式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶 茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、 饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品 一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红 茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点 水果、花式果盘，有的还有中式糕点。六、翻译可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会 议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就 可以了。其实，翻译
14、是工具不假，但翻译是个特殊的工具， 是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局 的润滑剂或者缓冲剂）。所以翻译，特别是临时聘请的翻译 值得认真对待。很多所谓翻译不是通才（换言之，除翻译者 本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有） 而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词 或者组合词，因此提前沟通十分必要。再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以 把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本 次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外 泻，对翻译必要的约束是应该的通常以书面形式约定在 多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇
15、 用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带 来的损失。七、车辆调度 重要的国际性会议、行业重要会议、知 名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高， 如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地 举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议 基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代 理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方， 通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间 安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此， 主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人 数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告
16、诉代 理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿 意为此承担的代价。八、健康保障一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。 但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府 官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划 内。主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、 急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍 通道及洗浴卫生设备的改造等等。九、保险知识组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出 者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生 的第三者伤亡事故。因此，展出者需要自行安排保险。 保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅 涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。展览涉及的 险种比一般人
