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1、福州普惠物业管理有限公司行政管理作业指导书第一章 仓库管理规程编号:Q/PHWD0101A版0次修改 2023年1月1日生效第1页 共4页1 目的 本规程规定了公司仓库物资的管理,保证物资接受存放和交付安全、有序,标记清楚,手续完善。2 合用范围 合用于公司仓库管理工作。3 职责:3.1 仓库管理员负责物资验收入库、保管、标记和交付工作,以及常用物资请购和月报工作;3.2 采购员负责物资的采购工作;3.3 相关部门负责对临时急需物资采购的申请工作;3.4 财务部经理对仓库物资月报审核和年终盘点,结算工作;3.5 办公室主任主管仓库管理工作。4 相关文献 文献控制程序 Q/PHQP4.2.3 质
2、量记录控制程序 Q/PHQP4.2.4 采购与外包服务控制程序 Q/PHQP7.4 标记和可追溯性控制程序 Q/PHQP7.5.3 不合格服务的控制程序 Q/PHQP8.3 纠正与防止措施控制程序 Q/PHQP8.5.2/8.5.3 5 工作程序和管理办法 5.1 采购员负责物资的采购工作,具体执行采购与外包服务控制程序(Q/PHQP7.4)。5.2 仓库管理员负责采购物资的检查和入库保管工作:a) 根据请购单的内容逐个核对采购的物资、是否选择合格的供应商和采购的物资品名、数量、是否与请购单吻合;b) 逐个检查物资是否满足规定的质量规定,查验物资、用品合格证,假如发现不合格,应向办公室主任报告
3、并采用退货、更换。具体执行采购与外包服务控制程序; c) 采购的物资检查完毕,应将进仓的物资逐个填写在物资进仓单 (QRWD010101)内,由采购员和仓库管理员共同签字确认。5.3 物资保管:5.3.1 物资进仓后,仓管员应进行分类:a) 工程设备类:重要是工器具、配品配件、易损件(如灯炮)等;b) 办公类:重要是纸张、办公用品、公司部分闲置的固定资产(如空调、电脑等);c) 卫生、绿化类:重要是扫把、拖把、垃圾袋、洗涤用品、绿化使用的设备(如打草机、吸水器)等;福州普惠物业管理有限公司行政管理作业指导书第一章 仓库管理规程编号:Q/PHWD0101A版0次修改 2023年1月1日生效第2页
4、 共4页d) 危险物品类:重要是油料、氧气、乙炔、毒杀老鼠药、蟑螂药物等;e) 监视与测量装置。5.3.2 仓管员应将物资按照类别在货架上摆放整齐,工器具和设备、监视与测量装置可放在较高位置,备品备件和易损易耗品应摆放在中间,液体物品(如洗涤用品)应放在货架下面。5.3.3 仓库每日应打扫一次,货架每日应擦拭一次,上班时间应打开窗户通风,霉雨季节应放置吸湿剂防止物品霉变。每日进行一次自检,结果记入仓库管理日检表(QRWD010103)。5.3.4 危险物品不得与其它物品共同存放,油料应专门存放于地下库房,库房内不得有任何可燃物,库门应用铁件制作。氧气、乙炔应分开存放于设备间内,危险物品存放点应
5、配置干粉灭火器。毒杀虫害类药物应用专门铁箱存放,并上锁。危险物品检查按仓库管理日检表内容执行。5.4 物资发放: 5.4.1 相关部门需领用物品或借用工器具、设备 的,按以下规定办理;5.4.2 领用:a) 相关部门工作负责人需领用物品的应填写物资领用单 (QRWD010102)填写时笔迹应清楚、工整,由相应部门经理审核确认后送办公室,经办公室主任审批后方可领用。b) 仓管员查验领用单无误后,在合格品存放货架上取用物品交付领用人,双方在领料单上签字确认;c) 领用物品属易损易耗品类的,领用人应将拆换下的报废品同时交付仓管员以旧换新,领出的物品和回收的报废品数量应吻合。5.4.3 借用:a) 相
6、关部门负责人因工作需要借用工器具、设备的,应由部门主管以上人员向办公室主任提出申请,申请可以是书面、口头、电话,经办公室主任批准后方可借用;b) 仓管员接办公室主任告知后,在工器具、设备借用登记表 (QRWD010106)上填写借用的工器具、设备品名、数量,送达办公室主任审批后双方在登记表上签字方可借用; c) 借用的工具器、设备应规定归还的时间,归还时仓管员应仔细检查借用的工器具、设备使用情况,有否损坏,如有,应视情况按以下规定执行:. 向办公室主任报告,请示解决办法;. 责令借用人修复或书面陈述损坏因素;. 责令借用人补偿。5.5 物资标记:5.5.1 仓管员对存放的物品应采用标签的方法辨
7、认物品,具体执行标记和可追溯性控制程序(Q/PHQP7.5.3) 5.6 物资防护:福州普惠物业管理有限公司行政管理作业指导书第一章 仓库管理规程编号:Q/PHWD0101A版0次修改 2023年1月1日生效第3页 共4页a) 物品在运送、搬运、存放、清点过程中,应轻拿轻放,轻装移动,避免对物品磕、碰、震、伤,堆放的物品不可超高,防止物品斜、塌、挤、压; b) 物品由供应商运送、搬运或由内部员工协助搬运的,仓管员应进行检查、监督,防止发生上述情况;c) 对于贵重物品、固定资产、监视与测量装置,应有妥善的包装并放置软垫,并做好防淋、防晒、防震措施; d) 物品进库时,仓管员应负责将同类物品的库存
8、品放在上端,领用时应按照先入库的物品先使用原则,以免使物品放过久发生霉烂和变质;e) 仓库及危险品存放点均应配置灭火器、内部不得存有易燃物、门窗应牢固,钥匙由仓管员保管,门上并有危险品警示标记,具体执行标记和可追溯性控制程序。5.7 临时性物资请购和采购工作:a) 相关部门因工作需要而仓库并无相应物品时,由经办人填写临时急需物资采购审批表 (QRQP7.403)。经部门经理审核后,报总经理批准,具体执行采购与外包服务控制程序。b) 临时采购的物品不得直接交由使用部门,应由仓管员检查并按本管理规程办理物品入库检查 和领用手续后方可交付; c) 采购员应将临时急需物资采购审批表交仓管员记入物资进仓
9、单内,统一造表记录。5.8 物资月报工作:a) 仓管员每月30日前应将当月物品采购、月初库存、领出等金额和数量进行记录,并将结果填入物资库存月报表 (QRWD010107)中; b) 月报表由办公室主任审批,并送交财务部经理,对当月费用支出情况进行审核,并将审核数据列入运营成本中;5.9 仓库管理检查、监督工作:a) 办公室主任对仓库管理工作定期检查、指导,并将结果记入仓库管理周(月)检表 (QR WD010104)内。b) 对仓库和物品的管理工作存在不合格或违反本管理规程,应进行纠正与改善,具体执行不合格服务的控制程序(Q/PHQP8.3); 5.10 仓库物资盘点工作:a) 仓库的物资盘点
10、工作,每年进行一次,一般在当年的12月15日前;b) 仓库物资盘点工作,由办公室主任、财务部经理、仓管员汇同进行;c) 财务部经理负责监督工作,办公室主任负责盘点审核工作,仓管员和协助人员负责盘点工作;d) 盘点结果记入物 资 盘 点 表( QRWD010105)中;福州普惠物业管理有限公司行政管理作业指导书第一章 仓库管理规程编号:Q/PHWD0101A版0次修改 2023年1月1日生效第4页 共4页6 使用的表格记录:序 号名 称编 号存 放 地 点存 放 时 间1物资采购申请表QRQP7.401办公室、相关部门三年2集中采购物资审批表QRQP7.402办公室三年3临时急需物资采购审批表Q
11、RQP7.403办公室、相关部门三年4物资进仓单QRWD010101办公室二年5物资领用单QRWD010102 办公室二年6仓 库 管 理 日 检 表QRWD010103 办公室二年7仓 库 管 理 周(月)检 表QRWD010104办公室二年8物 资 盘 点 表QRWD010105办公室二年9工器具、设备借用登记表QRWD010106办公室二年10物资库存月报表 QRWD010107办公室二年起草人:罗小燕 审核人:赵罗生 审批人:高超日 期:2023.10.23 日 期:2023.10.24 日 期:2023.10.25仓 库 管 理 周(月)检 表QRWD010104 日期: 年 月 日 NO.项 目检 查 内 容检 查 结 果 评价工作环境1、地面、门窗、货架洁净无尘;2、准时开窗通风、库内无霉味,温度、湿度适中;3、按规定摆放消防灭火器,标示压力正常;4、库内不得存放易燃、易爆品;5、产品、物料按规定存放。危险品管理1、危险品按规定存放,毒杀鼠、虫害药物保管严密;2、氧气、乙炔应分开存放在专用库房,周边无可燃物质;3、各种油料应专门存放于专用库房,