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1、合生创展展集团公公司工程档案管理规定（试行版版）二一年十月1、目的的为了加强强对全集集团工程程档案管管理，规规范工作作流程，确确保工程程档案的的完整、准确、系统，有有效地保保护和利利用档案案，使工工程档案案资源更更好地服服务于公公司的改改革与发发展，特特制订本本规定。2、适用用范围本管理办办法适用用于集团团工程档案案管理工工作。3、引用用标准和和相关文文件3.1 中华华人民共共和国档档案法3.2 建筑筑工程资资料管理理规程JJGJ/T1885-2200993.3 北京京市建筑筑工程资资料管理理规程DB111/T6995-2201003.4集集团下发发的工工程管理理办法（220100-077修订
2、版版）4、定义义4.1 企业档档案：是是指企业业在生产产经营和和各项管管理活动动中形成成的对国国家、社社会和企企业具有有利用和和保存价价值的各各种形式式的文件件材料。4.2工工程档案案：在工程程项目前前期立项项、施工工、竣工工过程中中形成的的具有保保存、查查考价值值，应归归档的各各种工程程资料。4.3 立卷归归档：是是指将办办理完毕毕具有保保存价值值的文件件材料按按其形成成规律和和内在联联系分门门别类进进行系统统整理、保存的的过程。4.4 归档文文件：是是指立档档单位在在其职能能活动中中形成的的，办理理完毕应应作为文文书档案案保存的的各种纸纸质文件件材料。4.5 件：是是指归档档文件的的整理单
3、单位。一一般以每每份文件件为一件件，文件件正本与与定稿为为一件，正正文与附附件为一一件，转转发文与与被转发发文为一一件，报报告与批批复为一一件。4.6 案卷：是由互互有联系系的若干干文件材材料组合合而成的的档案保保管单位位。4.7 电子文文件是指指能被计计算机系系统识别别、处理理，按一一定格式式存储磁磁带、磁磁盘或光光盘等介介质上，并并可在网网上传送送的数字字代码序序列。4.8 电子档档案：是是指具有有保存价价值的已已归档的的电子文文件及相相应的支支持产品品软件、硬件说说明和相相关数据据。5、各级级公司工工程档案案管理职职责5.1 根据档档案法等等有关法法律、法法规和其其它政策策性文件件，集团
4、团工程管管理中心心制定本本集团工工程档案案归档管管理制度度，并对各级工程程档案管管理工作作进行监监督、检检查和指指导。5.2 地区总总经理为为地区档档案第一一负责人人，地区区工程管管理中心心总监为为地区工工程档案案第一负负责人，全全面负责责地区工工程档案案管理工工作，对对项目工程程档案管管理工作作进行监监督、检检查和指指导，组组织互检检，并定期期指派工工程资料料管理人人员到所所属项目目公司对对工程文文件立卷卷归档移移交情况况进行巡巡检，特特别是工工程文件件准确性性、完整整性状况况，发现现问题及及时上报报并提出出整改意意见。5.3项项目总经经理为项项目档案案第一负负责人，项目工程负责人为项目工程
5、档案第一负责人，全面负责项目工程档案管理工作，严格加强本项目工程档案管理，提升员工对档案重要性认识，督促本项目档案管理员及时进行工程档案归档及台帐登记。5.4 地区公公司、项项目公司司工程档档案管理理人员必必须持证证上岗，并并定期参参加当地地建设部部门组织织的工程程资料培培训。5.5地地区公司司根据本本地区负负责参照照本管理理办法建立立本地区区项目所所有工程程档案的保保管、保保密、鉴鉴定、统统计、借借阅等管管理制度度的细则则。5.6 地区公公司负责责验收并并接收项项目移交交的已竣工程档案案，负责责长期保管管、保密密、鉴定定、统计计、借阅阅等工作作。5.7项项目公司司负责本本项目工工程全过过程档
6、案案的收集集、签认、整理、保管、保密、鉴定、统计和和提供利利用等工作，地地区公司司负责定定期检查查跟踪，并并形成记记录。6、工程程档案人员员配备及及岗位职职责6.1人人员配备备：地区区档案室室配备具具备相应应资格的的专职档档案管理理人员，各项目档案室根据文件材料形成、收集、整理和归档的需要配备专职档案管理人员。6.2 岗位职职责：档档案工作作人员应应持证上上岗，热热爱档案案工作，忠于职职守、遵遵纪守法法、严守守档案机机密，具具有相应应的档案案专业知知识和业业务能力力。7、档案案工作的的基本内内容7.1 收集：7.1.1将项项目在各各项管理理工作中中形成的的应归档档案文件件材料、资料收收集齐全全
7、。7.2 整理7.2.1 分类类7.2.1.11 工程程档案分分类原则则：以全全部档案案为对象象，依据据企业管管理职能能，结合合档案内内容及其其特点，保保持档案案之间的的有机联联系，便便于科学学管理与与开发利利用。7.2.1.22 工程程档案设设置两个个一级类类目即：建筑筑工程资资料管理理规程规规定的工工程资料料类和集团内内部资料料类。详见附附表工工程资料料归档范范围和分分类表。7.2.1.33 工程程档案分分类中的的二级类类目按照照企业管管理职能能和档案案特点设设置。7.2.2 立立卷方法法：7.2.2.11归档文文件以件件为单位位进行装装订、分分类、编编目、装装盒，使使之有序序化，装装订时
8、使使用不锈锈钢钉书书针。文文件左侧侧、下侧侧对齐。正本在在前，定定稿在后后；正文文在前，附附件在后后；转发发文在前前，被转转文在后后；批复复在前，报报告（请请示）在在后。页页数的计计算为正正本与定定稿的合合计，以以次类推推。7.2.2.22工程资资料组卷卷，详见建筑筑工程资资料管理理规程JGJJ/T1185-20009，以以各地区区现行标标准为准准。7.2.2.33特殊载载体档案案按年度度分荣誉誉档案、声像档档案、电电子档案案和印章章档案以以件为单单位立卷卷。7.3 保管7.3.1 保保存档案案必须有有专门库库房和专专用柜架架，各种种门类档档案相对对集中存存放，案案卷的排排列科学学有序，自自左
9、向右右、自上上而下地地进行。柜、架架应注明明标识，方方便利用用、便于于存取。7.3.2施工工设计图图纸存放放应平放放或卷放放。7.3.3 保保存档案案的库房房应具备备良好的的卫生环环境，应应采取有有效措施施对档案案进行安安全保管管。7.3.3.11 库房房安放温温湿度记记录仪表表，每天天监控记记录登记记，安装装必备的的设备，掌掌握变化化情况，随随时采取取相应措措施。7.3.3.22 温湿湿度仪表表每年检检测一次次，以确确保其准准确性。7.3.3.33 库房房温湿度度应尽可可能地控控制在11424C和44560%之间。7.3.3.44 做好好档案的的防火、防盗、防虫、防尘等等工作，并并在每年年的
10、五月月底之前前擦拭所所有的档档案柜架架，投放放防虫药药物，发发现虫霉霉及时处处理。7.3.3.55 每年年对档案案库房进进行检查查，发现现问题及及时报告告并采取取措施予予以处理理，以确确保档案案库房安安全。7.3.3.66 当遭遭遇火灾灾、水灾灾等不可可预见的的特殊灾灾害时，应应对贴有有红色标标识的永永久保管管档案进进行抢救救。7.3.3.77 非档档案管理理人员禁禁止进入入库房，库库房无人人时，必必须关灯灯、关门门、切断断电源。7.4 统计7.4.1 档档案统计计数据以以原始记记录为依依据，做做到准确确、可靠靠、及时时填报档档案工作作基本情情况统计计年报。7.4.2 建建立档案案数量的的统计
11、与与基本情情况统计计台帐、档案利利用效果果统计台台帐。7.5 利用7.5.1 公公司重要要档案设设专人、专库保保管。利利用重要要档案需需经公司司主要领领导同意意。7.5.2 为为维护公公司自身身利益，确确保档案案的安全全，档案案室保存存的各种种门类档档案原件件不得借借出本公公司。如如确因特特殊工作作需要借借出档案案原件的的，经公公司主管管领导批批准方可可借出，并并办理借借阅手续续，登记记文件件借阅记记录表；7.5.3 职职工因工工作查考考需要借借阅、查查阅或复复制档案案内容的的，需经经本单位位（部门门）领导导同意，并并办理相相关手续续。7.5.4 借借出的档档案原件件，一周周内归还还。7.5.
12、5 利利用者应应对所借借档案负负责，必必须妥善善保管，任任何人不不得私自自拆装、撕页、涂改、杠画、污损、摘抄、复制、转借、泄密、丢失档档案。7.5.6 员员工调出出单位时时，应及及时到档档案室归归还所借借档案。7.6 鉴定7.6.1 成成立由地地区公司司有关领领导、有有关专业业人员和和档案人人员组成成的档案案鉴定小小组，负负责档案案鉴定销销毁工作作。7.6.2工程程档案的的保管期期限分为为永久、长期（11550年年），根根据档案案的实际际价值和和有关规规定准确确划分各各类档案案的保管管期限。对于保保管期限限已满的的的档案案，应进进行二次次鉴定，经经鉴定仍仍存在利利用价值值的应暂暂缓销毁毁，对不
13、不存在利利用价值值的组织织销毁。8、归档档要求与与归档范范围8.1 归档要要求8.1.1 各各类文件件资料归归档时，由由归档者者按工程资资料归档档范围和和分类表表规定类别别建立台台帐，整理完完成后统统一编写写目录（参参照各地地区工程程资料管管理规程程和集团团相关标标准执行行），经档案案室核对对后归档档。8.1.2各项目档档案管理理员负责责本项目目文件的的保管，档案管理员要经常检查书面文件及电子文件的有效性、完整性，建立文件借阅台帐，杜绝文件的丢失、误用现象的发生。文件保存时应确保文件清晰，并容易识别和检索；8.1.4各项项目公司司编制和和管理的的工程文文件和技技术资料料按国家家、行业业和施工工
14、工程所所在地资资料和管管理规定定执行；8.1.5 归归档的文文件材料料必须准准确地反反映公司司生产、经营等等各项活活动的真真实内容容和历史史过程；8.1.6 归归档的文文件资料料必须齐齐全、完完整、真真实、有有效、层层次分明明符合其其形成规规律，保保证其具具有可追追溯性；8.1.7 归归档文件件的载体体和书写写材料应应符合耐耐久性要要求。不不能有热热敏纸，不不能有铅铅笔、圆圆珠笔，红红墨水、纯蓝墨墨水、复复写纸字字迹；8.1.8 文文件材料料文迹清清楚、图图样清晰晰、图表表整洁、签字盖盖章手续续完备；8.1.9 文文件材料料幅面尺尺寸规格格及装订订按照资资料管理理规程要要求；8.1.110 凡
15、凡归档文文件材料料必须是是原始件件，只能能是复印印件的须须在签章章处加盖盖红章，机机打文件件材料需需签字的的必须手手工签名名；8.1.11 在“无纸化化”办公或或事务处处理系统统中产生生的电子子文件，应应采取更更严格的的安全措措施。保保证电子子文件不不被非正正常改动动。同时时必须随随时备份份、存储储于能够够脱机保保存的载载体上，并并对有长长期或永永久保存存价值的的电子文文件制成成纸质文文件一并并归档保保存；8.1.12电电子文件件形成部部门应指指定专人人负责电电子文件件的形成成、收集集、积累累和归档档工作，并并及时建建立完整整可查的的台帐。8.2 归档范范围8.2.1建建筑工程程资料管管理规程程规定定的工程程资料包包括：AA类基建建文件、B类监理理资料、C类施工工资料、D类竣工工图。8.2.2集团团内部资资料包括括：工程程立项资资料、招标资资料、设计资资料、合约资资料、内部工工程管理理资料、结算资资料和行政类类资料。8.2.3 以以上分类类详见附附表工程资资料归档档范围和和分类表表
