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1、重庆工商大学会计学院内部控制设计实训课程实验报告实验项目 FBI酒店采购内部控制设计实验时间 2012/11/12实验班组 09会计3班实验地点 学校组 长 漆明坤学 号 2009214138实验成绩 指导教师 赵天明 小组成员 庄德鉴 2009215339 王聪 2009215348 实验目的通过对FBI酒店现有采购流程的分析，寻找出其中存在的风险和问题，进而改进采购流程目标；提出改进计划，包括采购过程中的控制环境、控制活动、信息与沟通以及监督方面的改进意见，最终对采购环节流程的重新设计与优化，实现了酒店采购流程的重造。实验基本原理及基本步骤一，公司简介： FBI酒店是海南一家老牌五星级酒店
2、，开业至今已经有二十多年，拥有许多优质的老客户。酒店宾馆拥有600间客房，拥有可容纳1000人的商务会议场所。宾馆还配有国际标准的酒吧和餐厅，各种娱乐场所。包括日本料理、韩国菜、港式粤菜、美国风味和其化国际特色的风味。酒店地处风景秀丽的迷人海滨，每年游客成千上万，因此酒店经营良好，每年超过10亿的收入，一时间成为了当地最有名气的酒店。但是由于其他品牌酒店的相继建成，以及自身臃肿的各种内部制度，导致酒店经营压力剧增。二，存在的问题：入住FBI酒店的客人往往会直接在酒店内部用餐。食材不新鲜或短缺，不仅会影响酒吧和餐厅的经营，更将会给公司的整体信誉带来恶劣的影响。问题既然直接反映在食材质量和物品供应
3、上，决定从采购部开始调查。首先分析了采购经理和采购员的岗位设置，仔细研究了公司当前的采购管理制度以及公司的采购流程，找出了公司在采购环节上存在的问题，初步总结如下： （1）采购工作缺乏计划性。采购计划是整个采购工作的起点，而目前酒店的采购工作缺乏计划性。以酒店仓储物资为例，依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率，从而决定采购与否以及采购数量。这种不科学的管理方法会导致仓库存货过多，甚至出现部分商品存放时间超过保质期而无法无法使用的现象，而且大大增加了库存成本。（2）审批环节多、效率低。酒店为了加强内部管理，建立了相当多的审批环节。一般来讲，从使用部门提出申请开始，需要经过部门经理审查、部门总监同
4、意、仓库核对、采购经理初审、财务总监审批、总经理批准，部分请购还要经过业主代表财务总监联签。然而这些看似面面俱到的签字环节却大大降低了采购效率。（3）采购员权力监督不够酒店目前看似繁多的审批环节其实并没有能正真起到对于采购员权力的监督作用。以生鲜食品采购为例，在厨师长确定每天所需采购的生鲜物品后，采购员通过电话询问主要供应商价格，并确认最合适的供应商。采购员一人决定了询价的过程以及结果，并确定最终供应商的选择，其权力仅受采购经理的约束，操作过程缺乏透明度，且没有采购部以外的监督。（4）订单不规范。酒店目前采购环节的控制要求基本都是针对酒店内部员工的，但忽视了采购环节是需要大量与外部联系的活动。
5、酒店目前的订单往往采用电话等方式，由采购元直接向供应商下订单。这种操作方式虽然速度快、灵活性高，但也存在一定的违约风险。收货部门最终检验货物质量时难以把握，或容易与供应商发生争执。（5）信息沟通不畅酒店采购信息沟通不畅，主要表现在两个方面：采购信息的传递方面。由于目前采购流程中传递信息的主要工具是纸质的请购单，可能填写请购单的人员包括仓库管理员、厨师长、工程维修人员、使用部门经办人员，同一样物品，不同的经办人员可能对其描述会有不同。这给采购人员确定采购标的带来了难度。采购信息的反馈方面使用部门递交请购单后对于请购物品无法得到及时的反馈，这种信息反馈包括审批情况以及价格信息。（6）缺乏对供应商的
6、管理酒店目前没有意识到建立与供应商的合作伙伴关系对发挥酒店竟争优势的促进作用。目前酒店对供应商的管理比较重视 “三方比价”，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。通常情况下，公司与供应商只是建立简单的短期买卖关系，过分注重三方比价和价格的谈判，不利于与供应商建立新型的长期合作关系，影响供应商的合作积极性，进而影响采购流程中的质量控制。三，解决方案：1，采购改进的目标设定在了解问题的起因以后，总经理立马组织了财务部经理、采购部经理等主要业务部门负责人，参考国外先进的酒店采购控制流程，从四个方面对FBI酒店采购环节内部控制的改进做了探讨，即控制环境改进、控制活动改进、信息沟通改进以及
7、监督改进，并设定了采购改进的目标：（1）缩短采购周期。（2）保证采购质量。（3）长期利益最大化。（4）保持信息通畅。（5）有效监督。目标确定以后，接下来就是对采购环节的控制工作了。2，控制环境的改进设立采购监督评审小组。采购监督评审小组由总经理、财务总监以及房务总监、餐饮总监、工程总监、采购经理以及业主代表组成。主要负责审议每年的采购预算、年度采购计划、重大招标项目、供应商评审、采购部工作考核等。设立采购审查专员。在采购监督评审小组下设日常工作岗位采购审查专员，该专员的工作是事中参与采购日常工作，独立向采购监督评审小组负责。企业道德文化建设。酒店要加强有关伦理道德的建设，通过长期的教育培养和灌
8、输使得员工即使在没有监督的情况下，也可以自觉按照酒店的行为准则、伦理道德规范以及经营管理理念来支配其的行为。FBI酒店目前的培训工作长期专注于一线员工的服务质量和服务技能，而忽视了道德文化的培训。培训部完全可以利用现有的培训机制和平台增加这方面的培训内容，提高全体员工的道德文化建设。3，控制活动的改进控制活动主要从采购计划，分级授权以及供应商管理三个方面进行改进：（1）采购计划。采购计划作为采购的第一步，其制作的是否合、完善，直接关系到整个采购活动的成败。制定采购计划的目标是：预测所需材料的数量和时间要求。提高库存管理水平。（2）分级授权。由于每个人限于知识面或精力的原因，无法对酒店采购的每一
9、个环节每一项采购内容都有十分的把握。因此酒店目前一支笔由总经理签字审批的做法看似将权力集中，避免了采购人员权力过大的问题，实则难免落于审批形式化，没有起到正真的监督作用。建议通过合理的分级授权（金额或分类）将部分审批全分到各个部门的总监，一来可以利用各个部门总监对本部门的专业熟悉的优势提高采购监督职能，另一方面通过年度的考核，也可以有效的约束部门总监的权力。（3）供应商管理实行合格供应商的评审。供应商涉及到房务、餐饮、工程、财务等各个方面。因此，合格供应商名单的评审应通过采购监督评审小组进行，对不同货物分类的供应商进行年度或半年度的评审，并将评审结果建立合格供应商名单以及合格供应商档案。合格供
10、应商民担的评审应该考虑以下因素：价格、供应商信誉、产品质量、交货期、结算条件和服务质量。供应商在供货过程中对以上6条因素的执行情况应作为对供应商评审的资料记录在档，作为今后年度或半年度供应商评审的资料。建立供应商的激励与淘汰以及竞争机制。激励机制:要保持长期的合作关系，对供应商的激励机制相当的重要，酒店应对评审结果良好的供应商提供大批量的订单，保证其长期的稳定销路，并严格按照合同约定的付款期付款;淘汰机制:在建立激励机制的同时，一些老的供应商的情况可能发生变化，不再满足酒店的要求。为了避免损失，必须淘汰那些不合格的老供应商。竞争机制:为了即激励合格供应商的积极性，酒店还应在合格供应商范围内采取
11、一定的竞争机制。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资会从主供应商手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资供应，一旦主供应商出现问题能由辅助供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量。4，信息与沟通环节的改进为了解决原采购流程中信息部畅通的问题，酒店建立了采购控制系统。通过该系统，使用部门能时时看到采购计划（申请）的审批进度以及询报价情况，不仅及时掌握了信息，同时也提高了采购工作的透明度。此外，酒店还希望该系统不仅能解决信息流的问题，同时也通过各个模块将采购计划、供应商管理、验收货等管理功能集合起来，综合提高酒店的采购管理水平。（1）原材料档案管理模块。原材料档案管
12、理功能指在建立完善的各类酒店经营中所需要的采购物料代码管理体系，并实现物料在本系统各个功能模块中的的统一和全过程跟踪。原材料档案的建立，避免了原来由于对采购标的描述不清导致的信息沟通障碍。（2）供应商管理。酒店建立不同分类的供应商档案，并根据年度或半年度的供应评审确定最终的合格供应商档案。酒店采购的询价工作一般需在本管理系统内的供应商模块中进行。一般酒店通过评审结果确定一家主供应商、二家辅供应商、以及N家备用供应商。（3）采购计划管理。采购计划管理分为计划申报以及计划审批。该模块管理的采购计划包括年度、月度、每日、临时采购计划以及紧急采购申请。年度采购计划由采购监督评审小组最终审批，月度采购计
13、划由财务总监最终审批，每日采购计划由餐饮总监审批，临时采购计划由财务总监审批。紧急采购申请由使用部门的总监最终审批（上述采购计划如果单项金额超过十万元，则需要总经理签字）。紧急采购计划必须是酒店为了经营所必须的计划外物资，不得将日常申请做紧急申请处理，紧急采购申请将是日后审计的重点。（4）存货管理。存货系统库存管理模块旨在帮助企业对物料的入库、出库、盘库、调库、退库、报废进行电算化管理，加强对物料库存量的控制和成本的核算。将收货环节加入到本系统后可以监督供应商的供货质量，并作为评审的内容。（5）询报价管理。购部门应当在1+2N的合格供应商名单中进行报价询价，并据以确认主供应商以及副供应商的报价
14、是否合理。如果主供应商以及副供应商的报价不合理可以要求重新报价，并记录入供应商考核体系。（6）订单管理。在确定供应商、价格以及采购数量以后就需要通过订单管理功能生成订单，这种标准格式的订单不仅将货物的规格、标准交货期等信息集合在一起，也是今后收货部门据以验收的依据。（7）财务管理。本模块主要根据不同供应商的信用期，作付款的计划与安排。5，监督环节的改进监督是一种随时间的推移而不断评估有关制度执行质量情况的过程。监督可通过日常的、持续的监督活动来完成，也可以通过进行个别的、单独的评估来实现，或两者结合。（1）事前计划酒店原有的请购审批程序事无巨细全部由总经理最终审批，在加重总经理工作负担的同时难
15、以起到真正的事前监督。现在通过不同采购计划的分级授权审批，一方面加快了审批进程；另一方面通过相关业务具体负责人负责制的审批程序，结合事后的考核，可以进一步做好事前计划的审查。（2）事中审查就内部控制而言，内部审查人员具有既重要而又特殊的地位。内部审查既是企业内部控制的一个部分，也是监督采购环节的主要力量。全职的内部审查人员可以全方位地参与到采购计划、供应商评审、询价、收货等各个关键控制点中，并且独立于采购部的岗位可以保证其发表客观的意见。（3）事后考核采购绩效考评是对采购工作进行全面系统的评价，从而提高整个酒店的采购管理水平。内部考核的考核人为采购监督评审小组（小组成员应回避对自身的考核），范围包括，采购环节的各个人员、总监，特别对供应商的考核。实验记录（实验条件记录，如实验地点、实验材料和环境等；实验数据记录，如结果数据记录；实验过程意外情况记录等）了解了FBI酒店的问题，然后认真分析细节问题，提出解决的步骤，以及需要改进的各个细节，并制订出相应的采购内部控制制度，规范制度、实施制度、完善制度。通过我们的制度的建立，FBI酒店采购问题得到了相应的缓解，并逐步取得有效进展，在此制度的合理规范下，FBI酒店将重获新生，获得更多的品牌竞争力！实验结果的分析根据实验的分析提出的
