公文写作基本格式

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1、公文写作基本格式文秘写作在教学过程中应贯穿写作能力与职业技能两条主要 线索，既要强调文秘写作与其它文体写作的不同，认识文秘职业 的独特性，从文秘职业出发进行写作教学，同时由于写作过程的 综合性特点，又要强调学生具备一定的观察能力、搜集信息的能 力、社会调查研究的能力、逻辑思维能力和语言表达能力。写作 是文秘的工作职责之一，公文写作也是其中之一，下面是关于公 文写作基本格式范文，仅供大家参考。公文基本格式要求结合日常公文处理实际，提出一些基本要求，请认真研读执 行。一、公文写作1. 方向要正确。撰写公文必须要符合党的路线、方针、政策 和国家的法律、法规及本企业的制度、规定，并能客观、完整、 准确

2、地体现本单位、部门所要表达的意图。2. 主题要突出。起草公文要开门见山，简明准确，要合理安 排正文结构，做到层次、条理清楚，要确保请示件一事一文，不 可一文多事。3. 表达要深入。尤其请示件，一定要内容完整、有深度。例，对于涉及到经费方面的请示项目，在明确理由的同时，还应 拿出依据，测算经费，并提出合理方案，或拟定几种方案，阐明 利弊，供领导决策借鉴，从而增强文件的前瞻性和批办效果。4. 文题要对应。目前上报的请示中，文不对题的现象依然存在。例，某已开工工程需申请费用，标题却写“关于 工程的请示”。5. 用语要得体、规范。具体应注意以下几点：(1) 文句严谨，周密、准确，不生歧义，没有漏洞、失

3、当之 处。(2) 简明，精炼，去浮辞，忌冗长空泛。(3) 文理通顺，符合语法、逻辑规律。(4) 格调郑重、严肃、客观，不主观褒贬、肆意渲染，不矫操 造作、虚构加工，体现公文的权威性。(5) 平实自然，通俗易懂，忌堆砌词藻，滥用辞格。(6) 要使用规范化公文书面词语，现重点例举以下几种常用词 进行说明。称谓词，第一人称用“我”、“本”，第二人称用“贵”、 “你”，第三人称用“该”。领叙词，一般有根据、依据、按照、遵照、接、顷接、近 接。作为下文依据的词有悉、收悉、敬悉、欣悉、惊悉、恭悉、 获悉、谨悉等。表示目的的词有“为”、“为了”。表示理由的 词有“由于”、“因为”、“兹因”、“鉴于”。承转词

4、常用的有“据此”、“为此”、“故此”、“有鉴于 此”、“基于上述”、“综上所述”、“由此可见”、“总 之”、“总而言之”。时态词不能用“明年”、“后年”等不准确的词，而应使用 具体化的年、月、日。此外常用的时态词有兹、现、将、值此、 时值、按时、准时、届时、在即、立即、当即、先期、逾期、片 刻、曾经、暂、暂行等。结尾词，一般有此复、特此批复、特此函告、特此报告、为 盼、为要。还有致意性结尾词，如谢谢合作，谨致谢意，顺致诚 挚问候等。公文语言要符合发文机关职权、符合文体特点、符合行文关 系，下行文要明确肯定，平行文、上行文要用语谦和，分寸适 宜。“请示”要求理由充分，必要性、可行性阐述清楚，在结

5、尾 处不能含糊，如“请领导考虑”、“上述意见不知妥否，请上级 酌定就含糊其词，而应当明确请求批示，例如，“妥否，请批 示。”等就比较明确。6. 字句要正确。避免病句、错字、标点乱用等文字性错误， 减少语句前后缺乏逻辑性、关联词使用不恰当、标题不准确、不 确切等表达上的错误。7. 引文要准确。常见的错误有：引用某个相关文件名称时， 公文文号置前，标题置后，或者引文文号中的六角号“”用“”代替，正确格式应为“标题（文号）”；引用会议纪要内容 时，专门强调某个领导提出某某事项，不符合行文规定。正确的 表达应该是会议强调某某事项，不出现个人姓名；专业术语、计量 单位和数字用法不符合相关规定等错误。二、

6、文种使用公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。1. 不能漏写文种。例：“关于 的方案”、“关于 的办法”，为不 完整正式公文，“方案”、“办法”不能作为文种，应为“关于 印发 方案的通知”。2. 不能自编文种，行文时必须在上述13个文种中选择适当的 文种，避免出现“说明”、“建议”、“要求”等自编文种的现 象。3. 正确选择文种。要依据发文机关的职权选择，上行文多采 用“请示”或“报告”，必要时也可使用“意见”；平行文用“函”，指在同一系统内部平级单位之间或不相隶属的任何级别 的单位之间；下行文使用的文种有“通知”、“通报”

7、和“批复” 等。要注意几个易出错文种的正确使用：“请示”和“报告”，“请示”需上级批复，而“报告”则 是向上级汇报，不须批复。“请示必须是一文一事。“通知”和“通报”，“通知”具有执行性，主要用于批转 下级机关行文，转发公文，印发本机关公文;通报具有教育性，如 批评、表扬及情况通报等。“决定”和“决议”，这两个文种都属于下行文，具有决策 性，但决议是党的机关文种之一，而且是会议通过的，在题注中 要注明是哪次什么会议什么时间通过的。三、公文格式规范的公文包括眉首，正文和版记三个部分。1. 眉首。一般包括公文份数序号、秘密等级与期限、紧急程 度、发文机关标识、发文字号、签发人6个部分。上行文必须要

8、 注明签发人姓名。2. 正文。一般包括公文标题、主送机关、正文及成文时间， 有时还有附件。(1) 标题。准确简要地概括公文的主要内容，要文字简明。文 种中已表达过的内容标题不再重复，如，不能说“关于申请的请示”，“申请”二字是多余的。标题中除必要时使用 书名号外，一般不用标点符号。要正确使用介词，要么用“关 于”，要么用“对”，不能出现“关于对”。标题的排列要均 称，不能将一个词拆分成两行。转发的公文，如通知的通知的通 知，可省略中间层次，但在正文中须叙述完整。(2 )主送机关。“请示”不能多头主送。(3 )成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文 以最后签发机关负责人的签发日期为准

9、。3. 版记。版记部分包括主题词、印发机关、印刷份数和发文 时间。(1) 主题词：主题词应主要选择名词、动名词和名词性词组， 有些公文标注的主题词是将标题简单割裂，有的甚至出现介词“关于”、动词“调整”等等，对于揭示公文主题内容、便于检 索毫无意义，选词数量应不多于6个，排列顺序为类别词、类属 词，最后必须加上文种。(2) 版记最后要标注印发机关、成文时间和打印份数。4.其他 格式遵循“参照标准，力求美观”的原则，对常出现的格式及其 他细节方面的问题作如下统一规范：(1) 文号、正文(除标题外)、版记(除主题词、词素外)及上行 文中的“签发人”3个字都采用仿宋GB2312三号字，页码采用仿 体

10、四号阿拉伯数字；上行文的签发人姓名为楷体三号;标题用宋体 小二加粗；“主题词”3个字为黑体三号，主题词词素为宋体小三，各词之间空一全角汉字。(2) 正文统一用1.5倍行距。(3) 一般标题上与红色反线空两行三号字距离，下与正文空一 行。(4) 附件与正文空一行，附件名称不加标点符号，如需回行，则回行后第一字与名称首字对齐。正确格式为：附件：1. 2. (5) 有附件的文件，正文中一定要按以上格式标明，并与后附 标题一致。(6) 成文日期中的“。”从特殊符号里引用，并与正文字体相 同。(7) 正文层次序号依次为：“一、(一)1.(1)”或“一、1.(1)(8) 单独发文落款处只写日期，不写发文单

11、位。(9) 用印要求横向居成文日期中间，纵向上不压正文，下压日 期，骑年盖月。印章所在页必须有正文，不能在空白页上打上“此页无正文”之后再加盖印章，必要时可调整行间距或标题与 红色反线距离。(10) 版记应置于文件最后一页，亦即偶数页。(11) 要双面打印纸质文件，以备归档。在OA系统电子版公文 制作时，要按纸质文件要求排版。(12) “妥否，请批示”并不是请示中必用的固定格式，如以“请公司批复”收尾，再加“妥否，请批示”，则属多余。(13) 请示文件应在成文日期下隔一行标明联系人及电话，报 告因不必署联系人。(14) 在转发、印发某项内容的行文处理时，被转发的内容是 公文的正文，而不能作为附件处理，故无需标注“附件”一词。(15) 公文中的数字除成文日期、结构层次序号、特指名词以 及定型的词、词组、成语、常用语或具有修辞色彩的词语外，原 则上都使用阿拉伯数字。(16) 上行文必须由本单位主要负责人或主持工作的负责人签 发。