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1、程序文件:量手RB（ HZ QP-XX册代号程序惠州天虹缩写作业指导书:水号位职责代码导书代码天虹缩写RB （HZ -WI-XX-YY岗位职责:| 1-流水号部门缩写作业指导书代码惠州天虹缩写RB( HZ -WI-ZZ-XXI流岗作业指惠州质量记录表格:RB( HZ -QR-XX-YY公司体系文件管理规定3.文件分类:3.1质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、岗位职责、质 量记录表格汇编。3.2临时文件：新增或因更改需试运行的文件（如：IS09000质量管理体系中有 的文件申请作废后，必须立即启用临时文件；新增工作流程，原IS09000文件无规定）。3.3内部文件：属于公司保
2、密性文件或不具有共性（如仅本部门使用）、不宜纳入质量管理体系文件或临时文件的类别。3.4临时、季节性或阶段性的活动方案、通知、通报、报告、决定、培训资料等般不属于本范畴4.3.1行政部对文件进行排版、编号：1）文件编号方法：质量手册：RB（ HZ -QM I一质流水号惠州天虹缩写文件代号流水号 部门缩写量记录代码惠州天虹缩写2 ）部门缩写：为该部门汉语拼音缩写，如：XZ- 行政RS-人事QH-企划 PG-品管 CW-财务 TP-统配 中心SC商场3）文件修改状态的标识方法：0未修改；1第1次修改；2 第2次修改； N 第N次修。4）文件版本状态的标识方法：A 第一次版本B 第二次版本 C 第三
3、次版本D 第四次版5）文件的批准日期为文件的实施日期。432文件的审核、批准：1）审核：质量手册由管理者代表审核；程序文件、作业指导书及质量记录 表格由部门经理审核，重大情况由总经理审核。2）批准：质量手册由总经理批准；程序文件、作业指导书及质量记录表格 由管理者代表批准，重大情况由总经理批准。4.4文件发放：4.4.1行政管理部负责质量管理体系的文件的发放：3）发放文件应制作文件封面：封面内容应包括文件类型、文件版本号、发放 编号、批准时间等，并应加盖“受控”印章。4）作废文件由行政管理部以发放说明通知销毁，行政管理部保存前一次 作废文件，加盖“作废”印章（或注明“作废”字样）。4.5文件保
4、管、使用：4.5.1文件保管：1）行政管理部记录文件发放情况：包括文件发放编号、发放部门、发放时 间、文件管理员；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部。2）各部门文件管理员按上述要求记录本部门文件保管使用情况；各部门文 件管理员如有变动，应及时通知行政管理部文件管理员。3）文件管理员负责相关文件的归档、保管，确保使用文件版本的有效。4）文件破损严重时，使用部门应到行政管理部办理更换，文件的编号仍沿 用原文件编号，行政管理部应将回收的破损文件销毁。5）文件不慎丢失时，使用人必须做出书面说明（必要时应做出检讨）方能 补领文件。4.5.2文件使用：1）各部门应建立借阅登记本，员工借阅文件时
5、，应作好记录。2）不得使用未受控的文件：当文件使用人未领到需要日常工作使用的文件 时，应向发放部门申请，不得借用文件复印；一经发现，由行政部管理 收回销毁。4.6评价文件适用性：运行中文件规定不能满足实际工作需要时，应提出修改申 请。4.6.1日常工作中，由使用部门提出申请，说明更改原因和内容（通过更改 / 换版申请单或“ 9-异地店IS09000文件会签流程”流程）；如变化情况仅涉 及本部门，可以经部门经理或主管总经理批准试运行3-6个月后，根据情况提出对IS09000文件的修改。5.4.1文件管理员对文件进行排版、编号：1）文件编号：临时文件编号为：LS（ HZ - XX- 丫丫-一 流水
6、号 部门缩写内部文件编号为：NB（ HZ - XX- 丫丫一流水号 部门缩写2）文件修改状态的标识方法：只使用状态号对文件进行识别。0未修改；1第1次修改；2 第2次修改；N 第N次修。3）临时文件、内部文件转为ISO9000体系文件后，该编号可作为另一新的 临时文件编号。542文件的审核、批准：1）审核：临时文件、内部文件由部门经理（或项目负责人）审核；重大情 况由主管总经理审核。2）批准：临时文件、内部文件由部门经理批准；重大情况由主管总经理批 准。3）需要对外保密的文件由主管总经理审核、批准。5.6文件保管、使用：5.6.1文件保管：1）行政管理部文件管理员记录临时文件、内部文件的发放。2）各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部；文件严重破损时, 使用部门应到行政部办理更换。3）各部门文件管理员按照条款“ 4.5.1文件保管”的要求对文件进行归档、 保管。5.6.2临时文件、内部文件使用：按条款“ 4.5.2文件使用”要求。5.7评价文件适用性：5.7.1临时文件运行时间一般为三至六个月， 各部门文件管理员应跟进本部门临 时文件的修改情况。
