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1、海南省档案信息化建设构想海南省档案交通运输建设舟山市构想(2021-2021)一、序言随着信息处理技术的不断推进以及计算机应用的日益普及和深入,政府不断完善机关和企事业单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大阻力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流成为档案部门不得不考虑的问题。随着时间的推移，档案工作者已经越来越表单深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来基本原理管理档案的重要性，正在探索一条档案管理现代化的道路，而最大限度开发地与运用计算机技术己经成为档案管理现代化的最重要的内容。在新的形势下，国家档案局施行了全国档案信息化市政建设
2、实施纲要，这是“十五”计划期间全国档案事业发展的唯一一个专项规划。在“十五”期间，全国档案信息化建设的目标和主要战斗部队是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子的规范化管理，积极推动馆藏信息系统档案的数字化和数据库建设，在部分建设中心城市建设重点中学数字档案馆，开展公众网上查询档案积极开展信息服务，管理模式加快推进档案信息化统一标准体系、建设安全保障体系和人才队伍建设。在实施纲要中提到：“十五”末，各省、自治区、一批直辖市档案部门要不懈努力建设并投入使用一批内部局域网,基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地控制系统广泛应用系
3、统建设工程，为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，稳步构建全国档案工作信息网。根据国家档案局“十五”规划的要求，各省、直辖市都都将档案科学技术建设纳入了政府电子政务建设的总体规划，同时陆续启动了大规模的档案信息化，例如上海、广东、山东、北京、福建等省市在目录中心建设、电子文件中心工程建设、“数字档案馆”建设、方面管理自动化等方面都做出了突出成绩，取得了良好的效果，树立了政府形象。海南省的档案信息化建设起步并不算晚，但由于缺乏总体规划、政策支持、建设大笔资金等各种原因，以至于现在尽管远远落在了其它兄弟省市的后
4、面。的需要将档案信息化建设尽快纳入全省信息化工作为此总体规划，与党委政府政府机关网络、硬件、应用系统等方面的各个方面建设同步、协调发展，使档案部门也在海南“信息智能岛”的战略目标中战略规划占有后来居上，作出自己的贡献，发挥档案作为社会生活中的核心信息的独特意义、作用和价值。为落实省委、省政府关于建设“信息智能岛”的重大决策，积极推动配合电子政务建设，实施信息化拉动策略，推动全省档案档案公益事业可持续发展，根据海南省信息化“十一五”规划和全国档案信息化市政建设实施纲要的要求，结合我省档案组织工作的实际，制定本建设规划。二、全省档案信息化建设现状“九五”以来，海南省档案局（馆）就开始了档案管理现代
5、化建设的探索与开拓，尤其是近几年来，我们以档案信息化带动档案管理现代化，着眼档案信息化建设全局，突出重点，加强引导，积极推进全省档案信息化建设进程，努力使档案信息化与全省信息化协调发展，取得了一定成就。目前，省档案局（馆）初步建成了“三网一库一站”，“三网”即建成了90个信息点的局域网，按照物理隔离的要求，分别联通了党政专网、公众信息网；“一库”即建立了档案基础数据库，现有档案目录数据80多万条；“一站”厦门市即开通了海南省档案信息网站一一“琼兰阁”，为档案政务处理、档案宣传和实现档案信息教育资源社会共享提供了新的阵地。各市县档案局（馆）结合实际，加强了对信息化工作的加强规画、领导和投入，市、
6、县档案局（馆）都开通了档案网站。县级以上机关、企业事业单位档案机构计算机拥有率、档案管理软件普及率有了市场占有率明显提高。档案信息人才资源情况。全省现有各级各类档案馆29个（其中：国家综合档案馆19个，专门档案馆1个，部门档案馆4个，企业档案馆2个，科技事业单位档案馆3个），馆藏1733个全宗，36.08万卷档案，音像档案974盘,照片档案5.27万张，电子档案264（盒、张）。通过开展档案馆达标升级活动，各档案馆典臧的档案、资料基本上基本上都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引、专题卡片等各种索引工具。己录入计算机的档案案卷目录有12万多条，文件级目录近150万条，约文档四分之
7、一馆藏档案著录任务总量的15%0省属机关、企业事业单位档案室156个，室藏31.11万卷档案，音像档案31626盘，照片档案2.95万张，电子档案1318（盒、张）。各单位己普遍使用计算机整体而言编辑、打印文件，每年有大量的电子嵌入式文件在计算机中均产生，而这些才刚存储在磁盘上的电子文件,经签发打印成正式的印刷文件后，多数未能妥善保存，有的虽有保存,但缺乏统一管理，造成人力、财力和内部信息资源的浪费。据调查，在省直单位中，有近10%的单位实现了办公自动化，文件归档采取电子文件与纸质文件相互竞争的方式；有少量单位在纸质文件归档的同时开始分类整理收集整理电子文件，大多数市级尚未开始这项工作。市县属
8、机关、企事业档案室2300多个，室藏档案约60万卷。除极少数单位外，绝大多数单位尚未开展计算机管理档案。基础设施建设情况。目前，全省各级计算机技术综合档案馆拥有计算机145台，服务器7台，复印机29台，中央空调3套、分体空调机109台，去湿机42台，消毒设备9台。海南省档案馆九十年代中期建设了一个的局域网,全局接入点90个。由于服务器购买较早（2021年），配置低、性能差,根本无法满足今天大型应用的需要，不能承载大型数据库和海量银行业务数据，更不能运行依附于高性能服务器服务器的网络应用。安全防护设施几乎没有，档案数据保密方面的关键问题非常突出。市县级档案馆硬件建设推进较差，政府对档案信息化建设
9、的重要性认识不足，对档案信息系统建设经费投入过少，建设项目档案信息化建设没有纳入本地、本部门信息化发展规划和档案事业发展计划，政府信息化规划规划未有档案信息化成分。除海口、储州、澄迈等少数几个市县外，大多数地市都仅配置一台计算机，而且档次很低。有5个县市区档案馆没有复印机、去湿机、空调机等设备。18个市县档案馆中，仅有3台消毒设备。省属厅局单位档案室设备配置情况相对较好，省属机关、企业事业档案室计算机拥有电子计算机167台，服务器17台，复印机60台,分体空调机171台，去湿机95台，消毒设备为零。档案管理被评为省一级的单位全部实现计算机管理档案目录。部分单位档案部门的与单位的办公或业务计算机
10、网络连接，个别单位档案部门已经实现了文件、档案管理自动化，做到了电子文件的实时归档，即时提供利用。人才队伍情况。从2021年开始，省档案局开展计算机管理档案操作技术知识培训工作，全省多数档案局（馆）的领导和业务骨干受过培训。通过培训I,各级档案干部对档案信息化建设科学技术的认识不断提高，计算机知识不断丰富。据统计，目前全省各级各类档案馆中，专职人员257人，带有大学本科以上学历的有79人，占31.73%,中专以下人员67人，占26.07%。省属机关、企业事业单位库房中，专职人员115人，大学本科以上30人，占26.08%；中专以下人员22人，占19.13%。全省共有研究馆员1人、副研究馆员7人
11、，仅占全省该馆各级各类档案馆中专职人员的3.11%；馆员26人，占10.12%；助理馆员以下初级职务73人，占28.4096。中级以上专业技术职务人员大部集中在档案局（馆），省属机关、企业事业单位档案室不足20人。专业本科以上毕业的专业人才廖若晨星，现职档案人员中熟悉计算机操作的仍不多,尤其是既懂档案业务、又懂计算机技术的复合型人才更少。部分部分市县档案部门由于没有金融人才，现有设备的潜能没有得到充分调动。标准、规范建设情况。海南省档案局在长期的档案资料库工作中，按国家档案局统一的国家标准、行业标准的要求开展档案工作，在严格执行的基础上，还根据自身需要，制定、完善和形成了一整套地方档案工作标准
12、，很好地规范和保证了全省档案工作的开展。特别是近两年来，根据档案信息化建设发展的形势需要，省档案局先后制订了归档海南省档案交通运输建设实施意见，并与省信息产业局联合转发电子文件归档与运营管理规范(GB/T188942021),对全省电子文件归档管理提出了具体标准和要求。现在又在抓紧制定海南省电子电文函件归档管理暂行办法、海南省机关数字化助理员建设标准、海南省机关归档数字化规程等规范性文件。但从总体上看，这些规范、标准仍偏重于数据库业务本身，在档案标准化信息化方面的标准制定上则存在很大不足，使档案金融业务和信息化触发之间产生脱节，影响了档案信息化工程建设影响的发展。三、全省档案信息化规划目标坚持
13、统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快我省档案信息化基础设施建设工程，加强电子文件归档和电子的规范化管理，积极推动馆藏信息系统档案的数字化和数据库建设，建设数字档案馆，开展公众网上查询档案积极开展信息服务，加快档案信息化标准体系、建设安全保障体系和人才队伍建设。以政务外网建设为基础，加快数据库资料信息资源数据库建设，全面实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化，档案信息利用提供服务网络化，档案管理工作计算机辅助，信息管理法制化。2021年后以前要达到以下目标：各级国家综合综合类档案馆和专业(部门)档案馆，全面完成存档基础初见成效目录数据库建设，在此基础上构建全省档案全区
14、目录基地；依托海南省党政综合信息网络平台，建立电子文件归档和电子档案管理的标准规范体系，设立为各级党政机关服务的文档，使文档数据中心成为本级党委、政府信息资源库的重要组成部分。近期内首先在海南党政内网上构建海南省电子公文归档管理系统，为省直机关各用户提供电子文件的归档、查询、利用等服务，实现电子文件信息的资源共享。海口市档案局也应在近两年内在市属党政网上建立“海口市电子公文归档管理系统”；对现有各级档案网站进行翻修升级，档案馆主页全部实行独立域名管理,并上载开放档案目录及现行公开文件,全面全省档案工作信息网络的质量和水平；在我省电子政务平台上构建文档一体化管理系统，建立各种载体档案和电子档案同
15、步的接收平台；在海南省党政综合信息网络及海南省政府门户网站的下平台统一进行“三网一库”（内部局域网、行业广域网、社会公众网、档案数据库）建设，基本破土动工海南省数字档案馆和海口市数字二进制档案馆，使社会公众获得“一站式”的己公开的现行档案和开放档案查询、利用服务。内部局域网，主要是局（馆）表单机关内部办公自动化系统和馆藏档案管理系统，实现内部公文、信息、会务、督查及档案采集、整理、管理、鉴定、检索、编研、利用、数字化等主要业务网上办理，为最终实现“数字档案馆”铺设道路。行业广域网，就是建设项目依托省政府电子政务网建设工程，建立为全省各级党政机关服务及与全省党政军各市县档案局（馆）联网互联的全省
16、档案信息资源专网，实现省直机关内部网间网的横向互联和信息共享，同时与各市县历史档案、档案室之间纵向的交叉政务信息传递、数据传输和优势互补等。社会公众网，就是依托各级公众信息网，建立面向社会、服务公众的局（馆）省级档案门户网站，在网上发布公共信息和档案信息，力求在解决网络安全和保密问题的基础上，在互联网和系统专业网上需要进行馆藏开放档案目录和现行公开文件的网上查询和浏览产品服务，大幅提高档案信息化程度，实现档案信息资源整合，为快捷各县区政府和社会公众提供快捷、优质的服务及对全省档案信息网络实行统一管理。档案数据库建设，就是严格按照国家制定的最新标准规范和数据格式，建设信息一批档案信息人才资源数据库群，如档案目录数据库、原文信息数据库、典籍史料数据库、各种多媒体档案数据库等，为国家机关领导科学决策、为改革开放和现代化建设、为满足人民群众的物质文化需要提供全面、及时、有效的服务。四、全省档案信息
