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1、档案管理培训内容规范化办公程序的若干管理规定一、 文书解决程序：目 的：为进一步加强和健全公司综合档案管理工作，规范文献的收集、整顿、立卷、归档程序,以保持公司的档案材料完整洁全，能更好的维护公司利益，反映公司的历史面貌，记录公司的业绩,为公司开拓经营提供服务。参照文献:总公司档案管理措施、经济档案管理措施（字第11号)附 件：档案库房管理制度档案补充修改制度档案借阅及档案材料复印制度档案鉴定与销毁制度档案的记录制度综合档案归档范畴及保管期限工程经济档案内容及责任分工（一) 收文:1、上级机关下发的文献资料，应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接受到和带回的文献，应及时送到综合办统一
2、登记解决,各部室和个人不得自拆、自收、自办，综合办及时督促催收。2、综合办收到文献后，应按照IS11及OHSS1800的有关程序及时办理收文手续和文献承办单，保证做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。3、文献由公司领导批办后,按有关批示及时转交承办部门签收办理，并将承办成果及时反馈到综合办，通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。、文献传阅要严格登记手续,加速公文运转，每份文献在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在文献承办单上签字,并及时送还综合办。5、波及几种部门合办（合阅)的文献，要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理,并负责在办完后立卷归档。6、严格保密制度,按照文献的密
3、级加强管理,按照文献规定的范畴传阅,任何部门和个人不得丢失文献和外传泄密,若丢失文献发生，应立即逐级上报,严肃解决。(二) 发文：、钢构造工程分公司公文文号重要有“字”、“党字” 、“工字” 、“团字”。2、行文办理程序涉及拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等,均要有相应人员签字。3、凡以公司名义上报的各项请示报告文献以及对外发出的正式文献,均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿,经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其她部室会签的文献,由主管部室会同有关部室会签,会签后再报公司领导签发。4、拟稿需按照公司统一规定的格式,使用统一规定的发文稿纸，书写清晰,并连同手稿
4、、附件,经公司领导签发后,由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。5、文献、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部室负责校对，公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。6、发文后,原稿连同附件交还主管部室,由专人负责保存、催办、立卷和归档。（三) 归档：、公司设立档案室,配备专职档案管理员，其他各部室设立兼职档案人员(各部室资料员、内业），档案室归口综合办。、归档程序涉及收集、整顿、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按如下环节归档。(1)收集:对经核对已齐全的收发文献由档案室协助立卷部门拟定立卷范畴,删除不需归档文献。（2）整顿:遵循文献材料自然形成规律,保持文献之间
5、的有机联系。档案室协助各部室相应归档文献进行分类,公司所有档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。（3）档案价值鉴定:对各部室分类后的文献,根据档案保管期限规定及其各类文献内容的重要限度进行鉴定，拟定其保存价值,分为永（Y)、长()、短（D)三种归档文献。(4）排列：部室同一保管期限、同一类文献按发文时间顺序排列。归档文献以“件”为单位,请示与批复可为一件。排列顺序为：批复在前,请示在后；转发文在前原件在后;正文在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。专项会议、案件解决等材料分别集中排
6、列。(5)装订:文献按“件”装订,永久、长期保存的文献要去掉金属物,用档案局指定的装订材料装订,不得压字。（6)编号：归档文献按文献编号，在文献首页上端空白处加盖归档章,填写年度、室编件号、机构、保管期限等,以固定文献位置。（7)编目:归档文献以同一部室同一保管期限同一类文献按室编件号顺序装盒,并逐件编制归档文献目录和盒内备考表,经部门经理审核签字后,档案室检查验收，办理档案移送手续。3、归档范畴内的公文材料(详见附件综合档案归档范畴及保管期限)应保证其全面性、有序性和保密性,且文献材料必须精确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。4、由综合办负责对公司平常经
7、济管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示（涉及多种图、文、影像资料)等整顿（立卷)、归档并负责妥善保管证件及文献。5、重要会议形成的公文，涉及录音带、录像带、照片等有关材料,由综合办负责收集并整顿、归档。6、公司在各经营管理工作中形成的重要文献资料由各职能部门按其业务范畴(责任分工详见附件工程经济档案内容及责任分工），由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整顿、核对,并于每年度3月底前将上年度内形成的应归档的文献材料分类立卷，由部门经理审核签字后向档案室移送，归档备查。7、当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管一年。保管期满后，由财务部编织会计档案移
8、送清册，经部门经理审核签字后，归档备查。8、工程项目档案应与竣工验收同步完毕立卷，由技质部负责组织鉴定归档工作。9、设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随后归档。1、 人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后,1天内由有关部室编制人事档案零散材料移送单后，随时归档。11、 凡可运用现代化办公手段进行计算机存档的文献（如:工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文献等），各部室应按季度上报综合办,由综合办统一刻录光盘备份存档。12、 波及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整顿归档,其她部室保存复印件或其她形式的公文副本。(四) 运用:归档后的文献应编制档案总目录和档
9、案分类目录等其她检索工具,以备借阅（有关规定详见附件档案借阅及档案材料复印制度）。(五） 记录：详见附件档案的记录制度。(六) 保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。(七） 销毁：详见附件档案鉴定与销毁制度。二、 印信管理程序：、分公司印鉴、简介信及营业执照由综合办保管和使用,一切用印、开具简介信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。2、综合办要保证印信工作的正常开展，避免滥用和浮现漏洞,加强对印鉴、简介信及营业执照的管理。3、印信工作要根据状况、内容、范畴并且通过相应的批准手续及用印登记,方能办理。4、分公司法人章由财务部保管,除与财务工作有关的用印外，其她用印需到综合办办理有关用
10、印手续。、需使用营业执照原件或复印件的部室,应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印,并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于使用”字样。6、简介信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、简介信编号及持有人姓名,简介信正文与存根应一致，如简介信开出后未用,应交回综合办,附于存根备查。7、简介信持有人将简介信遗失应及时报告，波及重要事项，还应告知前去办事的单位，以防事故。、须严格遵守纪律不得开假证明和空白简介信,如确因特殊状况需持空白简介信外出办事,须经公司主管领导批准。、各部室印鉴（涉及合同专用章、财务专用章、采购专用章等)，应由各部室专人保管，部门经理监督,加盖
11、印章亦应履行相应审批及登记手续。0、 如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时,需由部门经理填写用印审批表,报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。1、 印鉴不准出室，不得借给她人使用,各印鉴保管部室要及时清洗保养,以保证盖印清晰。、 公司印鉴、简介信及各部室印鉴均要牢固加锁,不能随意放置。如因管理不善,导致事故，要视状况追究责任。三、 公函邮寄程序:、公司公函（涉及财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用EM（邮政特快专递)邮寄的，由综合办统一办理。、一般公函（对时间及安全系数规定不高的)，本着减少成本减少办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。3、公函办理MS邮寄时，经手人要
12、严格登记手续，综合办应及时解决,保证当天递送,不得迟延。4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的多种信函,因私邮寄不予办理。四、 办公设备及用品使用程序:范 围:公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。目 的:为了节省开支杜绝挥霍,保证公司办公设备及办公用品的合理使用。参照文献：总公司行政办公设备管理规定(字第12号)、办公设备由综合办根据需要,经主管领导批准后统一购买。、办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理,各使用部门负责平常维护和保养。3、办公设备损坏由综合办查明因素，联
13、系维修,并建立相应的维修台帐。4、办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认,残体由综合办处置。5、办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。6、办公用品由综合办统一购买管理。7、办公用品要根据实际工作需要,于每周的周二上午按照部门所需,由专人一次性集中办理领用手续。8、特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购买。9、综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购买,并将采购物品分类进帐。五、 图书购买、借阅程序：1、图书资料由各部室经理编制购书筹划，报公司主管领导批准，由各部室自行购买。、购买图书后,购买人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字
14、后方可到财务部办理有关报销手续。、图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。4、综合办应按照ISO14001及OHA1001的有关程序，在有关图书资料上加盖“有效版本”章。5、借阅人员应爱惜图书,因个人因素损坏、丢失图书资料的要照价补偿。六、 信息传递程序:1、公司上下级、各部室之间的状况交流,信息沟通，在公司经济运营中起着重要意义。2、对于总公司下行的信息（涉及x、mail、电话告知、信函等)由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发有关部室承办。3、各部室要认真看待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系,接到有关信息后,应立即作好记录,将记录内容及时传达到有关部门和人员，并及时解决有关事项。4、各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流等多种形式进行。5、公司建立健全呈阅件制度,各部室可采用呈阅件的形式向公司领导报告工作，提出建议。综合办应加强呈阅件的管理，做到件件有贯彻，事事有回音。备考 表盒内文献状况阐明 整顿人: 检查人： 年 月 日有关归档案卷的质量规定总的质量规定:遵循文献材料的形成的规律和特点,保持文献之间的有机联系，区别不同价值, 便于保管和运用。具体
