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1、总经办工作规范及标准1资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。总经办工作规范及标准一 : 会议工作管理实务1、 会前准备工作1.1、 总经理的相关会议需要事先了解会议的目的, 会议规模 , 与会人员名单 , 出席会议的对象, 明确会议口号、资料。时间、地点、 日期 , 会议的议程、主要内容、主题、 执行人、主持人。还要会议资料、设备和场地的要求, 会议组织的步骤。1.2、 将要求每项工作都做好记录, 留有备份 , 会议当天要带在身边。1.3、 准确地拟定会议的议题、名称、 规格、 和标准。1.4、 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。1.5、 掌握选择会议场所的程序, 选择
2、并预定合适的会议场所。1.6、 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式, 精心布置会议现场。1.7、 及时通知参会人员, 准备会议文件和制作会议证件。1.8、 安排电话会议和视频会议, 减少会议开支。2、 会间组织服务工作2.1、 安排与会人员签到, 统计到会人数和缺席人名单, 引导到会人员就坐 , 以便与会人员找到座次。2.2、 安排会议发言 , 抓紧催交发言稿和掌握发言稿印刷情况, 以保证发言稿能在发言前复印妥当并提前送一份给发言人。2资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。2.3、 做好会场后勤保障, 适量放些钢笔 , 纸张 , 以备应用 , 会议期间应有饮水等供应2.
3、4、 按规定出席总经理、副总经理主持的会议, 并作会议记录和纪要2.5、 检查清理会场和整理会议文件。2.6、 传达会议决议 , 撰写会议总结和结算会议经费, 估会议效果。2.7、 应根据领导的意图 , 按照会议的性质 , 确定摄影的规模和参照范围 , 联系好摄影师 , 安排好摄影位置。2.8、 搞好现场指挥 , 以保证大中型会议集体摄影活动有条不紊的顺利进行。2.9、 做好会议的特殊情况的处理, 如变更会场 , 调整议题 , 增加会议人员等 , 因此要求工作人员始终在场, 采用应急措施 , 做好临时调度工作。3.会后组织处理工作3.1、 整理好会议记录编发会议报告和整理会议纪要的依据。3.2
4、、 印发会议纪要和决办事项通知, 会议纪要写好后, 就要发给有关部门执行 , 同时也避免日后查找翻阅原始会议记录。3.4、 安排与会人员的离场, 回收需要收回的会议文件。3.5、 做好会议文件的归档, 与会议事项的落实。4.电话会议的处理工作4.1、 事先拟发会议通知, 及时通知参加会议的单位和有关人员, 并3资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。要求与会单位和与会人员按时到电话会议开通的会议听会。4.2、 会前要及早与电话管理部门联系, 确定开会的具体时间, 以使电话管理部门及早做好准备4.3、 做好主会场的组织服务工作 , 落实好与会单位和人员的名单 , 落实会议发言
5、人讲话稿 , 做好服务工作。4.4、 开会前要按应到会名单点名, 检查各地分会场的会议情况, 并将情况及时向会议主持人报告。4.5、 召开电话会议的电话应加保密设备, 保证会议内容不泄露。二 : 文书档案管理工作实务1. 收文处理1.1 、收到文件后要在对方的文件投递单或文簿上签字, 以示收到。1.2、收方办公室文秘在接收文件时 , 亦可向发文单位出具收条。1.3、拆分文件之前要对所有文件进行分拣, 拆分要细心 , 注意保护好封内文件的完好 , 注意吧封内文件倒净。1.4、取出的文件要单独放置, 不要与处理过的文件或其它文件混淆在一起。1.5、检查文件上的主送单位, 来文单位与封皮所写是否相符
6、。1.6、来件如未装订 , 拆封当时就要整理好, 以免一个完整的文件误分两处。1.7 、注意封皮的保存利用。1.8 、封内装有回执单的, 应在回执单上签收并及时将回执单退回4资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。来件单位。1.9 、了解审 ( 签) 批内容 , 拟出初步意见 , 汇报公司领导。1 10、 分管领导召开相关部门会议, 了解具体情况, 拟出具体办理意见 , 报公司领导。2.发文处理2.1、 拟稿即撰写文件的初稿或草稿 , , 要注意标题要醒目 , 主题要明确 , 要一事一文。2.2、 可发可不发的文件坚决不发 , 看是否经过有关部门审核 , 是否经办公室审核
7、, 登记。2.3、 签发文件时 , 要先审再发 , 签发的格式包括核准姓名 , 签发日期三项 , 缺一不可。3.文件管理3.1 、对所有文件先识别, 后分类登记 , 再分别办理。3.2 、普通传阅文件 , 盖收文章 , 填写收文簿 , 放置在传阅文件夹内,按部门传阅。3.3 、待处理文件 , 做好收文记录 , 填写办文单 , 经理阅处后送至相关业务科室办理。3.4、 接到会议通知及文字资料时, 做好记录 , 及时送经理阅示, 根据经理批示通知相关人员参会。3.5、 重要的和急办的文件, 跟踪催办。3.6 、办理结果反馈相关部门及主要领导。3.7 、有关部门根据上级文件精神及实际工作情况起草文件。5
