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1、副手手册 目 录前言 3第一章 副手必备的素质 4第二章 副手的重要职业技能 5 第一局部 日常事务处理 5 第二局部 日程安排 7 总体日程安排 7 出差日程安排 8 会议安排 13 媒体采访 18 大型活动 21 突发来访接待 24 第三局部 沟通与协调 25 内部沟通 25 外部沟通 25 副手应具备的礼仪 26 副手礼仪素质的培养 27 第四局部 文字支持 27 第五局部 会议支持 30前言在许多人眼里，副手仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。副手的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁 ，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支
2、持与效劳，从而表达出其自身价值。优秀的副手会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子无论如何，副手这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像 。然而,副手的工作到包括哪些，在副手的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在联想，副手及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演更多角色，以适应工作安排和领导需要。别看都是副手，但由于所效劳的对象不同,各部门性
3、质不同,其所进行的工作任务也必然存在着很大差异，但由于副手工作是以效劳为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依据。事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差异，本质上都是可以归于一类的。无论什么时候，谨慎认真的工作态度是副手们不遗不弃的职业操守，而现代副手的职业要求在尊奉这一理念的根底上更要加强这一能力的综合运用和发挥。因此，什么是一个出色地副手的该具备的职业素质，什么样的副手会得到领导的认可，在联想,不同岗位的副手在提高工作效率的呼声下又该做什么呢 ？这些是我们一直以来需要探索的问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的想法。 我们-作为企划部副手处的副手，在长期的工
4、作之中，在领导日常所给的帮助中以及自身在各项工作中的锻练使得我们为自身寻找到了一些适用的工作方法，积累了一些工作经验和技巧，在处理许多类似情况时形成了一些惯用做法和约定俗成的规定，我们将这些点滴一一收集，在经过了反复总结和提练、否认和借鉴的过程后，已将其做成了本部门工作的一种标准，达成了在方法和流程上的统一。我们相信，在我们自己的不懈努力和对副手工作的热爱之下;为联想,为我们的事业未来的开展进行一番奋斗后,我们定会做出成绩.我们迫切地相想早日让这本小册子与大家见面，希望它能为同行们的工作中提供方便快捷的参考之用，同时我们非常愿意将这些经验和技巧共享出来和大家一起探讨，也希望能利用这样一个时机使
5、我们的工作得到领导和专家的指点，以发现问题，补已之短。副手手册适用于公司各部副手及行政人员，致力于给予任何一个联想人关于行政方面的指导。手册编写工作是由企划部副手处完成的，在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门的相关人员的大力支持，在此，我们深表谢意，关于本手册所收集的内容，由于水平有限，不妥之处请及时向我们提出，我们热忱盼望着您的意见。这本手册随着工作需要我们还将不断补充完善，使手册真正能够成为一部联想副手的行为指南，为您效劳，为你所用。 第一章 副手必备的素质一、职业化副手的标准:G 敬业精神G 正直-公平，坚持既定政策和原那么G 表率作用G 老实-实事求是G 领导风范G 敬业-以工作
6、为荣，设定高的工作水准G 业务能力G 守信-不失约、不违约、不食言、不泄密G 指挥与控制能力G 勤奋-努力工作，不断学习G 合作精神G 有序-利落，有条不斋G 学习与创新能力G 高效-追求效率和效益G 知人善任的能力G 可靠-按约定完成工作，保质、保量、及时G 对待意见与批评G 大局观二、副手的职业态度G 主动性Initiative)G 适应性(Flexibility)G 团队精神(Team work)G 尊重他人(Respect for People) G 创新精神(Creativity)G 坚持原那么(Uncompromising Integrity)G 效劳与奉献(Service & C
7、ontribution)G 认同与分享 (Sharing)G 双赢与相互依存(Win-win & Interdependence)G 温柔的心和自省第二章 副手的重要职业技能第一局部：日常事务处理一、拨打/接听 的程序和技巧1、 打 前的准备l 准备好 记录本和笔l 把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。l 准备好通话时需要的文件资料。l 查阅对方 号码，确认无误，开始拨打。2、 正式拨打 ： l 拨通 后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司*部*。l 如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。l 如告知对方的内容较复杂，应主
8、动提醒对方做好记录l 逐一将事情说明，注意语言简明、准确；l 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放 。3、接听 l 3声铃响内将 接起，平和有礼貌的：“你好！我是*部*。l 判断WHO，分以下几种情况：来电人员总经理可接 时总经理不在时内部直接上级及平级直接转入记录留言如事务紧急，记录上级 ，速联系总经理回电。直接下属问清事情梗概，转接时向总经理说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理如事情紧急，告知总经理联系方法。普通员工问清事由，如需要，转告总经理；其他可视情况处理外部重要且紧密问清概要，向总经理说明后，然后转入记录留言如事务紧急，记录上级 ，速联系总经理回电。重要但不紧密问
9、清概要，向总经理说明后，依总经理指示转入或不转入记录留言，向总经理汇报。不重要且不紧密问清概要，酌情处理l 假设通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。l 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放 。4、 通话技巧：l 日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？、“请问您怎么称呼？“请问有什么事？等l 对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，到达闻其声知其人，并及时予以转接。l 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、 号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。l 如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下
10、，不能随便答复总经理“在或“不在，可说“请您稍等一下，我去看看*总经理是否在？，然后请示总经理是否转接。l 如遇总经理不愿接听对方 ，那么可用委婉的语气：“实在抱歉，*总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个 ；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？做到有礼有节、滴水不漏。l 在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可到达目的。l 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。l 如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？或“对不起，我还有急事要办等结束通话。l
11、如一个未完又来一个，应视 内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方 ，稍侯打过去。l 整理 留言，在总经理回来后汇报相关信息。二、 1、 将 分类：1） 需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理2） 由副手来待为处理的： A、转给其他相关负责人B、 由副手本人回复l 使用电脑公司标准CI格式l 遵守公文写作标准l 保密文件需要 时，应先与对方联系，发送到指定 机上，发送后再与对方确认。l 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围l 务必在 件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。2、 必要的 分类存档三、邮件1、 根据邮件类型如
12、急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等或按具体工程设置子文件夹。2、 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：1） 需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，局部根据总经理授意回复邮件，或催促、协助总经理在规定时间内处理相关事宜。l 以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出；l 以副手名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。2） 由副手来待为处理的： A、转给其他相关负责人; B、由副手本人回复3、 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需 说明。4、 需要总经理审阅、批改的邮件打印出呈
13、送，然后负责回复或传达；5、 重要邮件及时进行存档四、文件管理参看集团?副手手册?第33-36页附文件处理流程1、 阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。2、 对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要必要背景资料、审批原由，便于总经理3、 按总经理批改意见复印后转发、呈送可参照文件管理规定，必要的事情进行追踪，反应结果。4、 必要文件进行存档。注： 、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出五、名片1、 分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；2、 存放：l 名片盒l 录入到NOTES通讯录中更易查找，但需要录入时间3、 应准备一名片夹，存放与总经理联系紧密且重要的人员名片，
