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1、实施调研记录（OA 卷）XX中国集团有限公司金蝶软件（中国）有限公司二一九年九月说明项目组王雄、刘仕平于 2008-10-6至2008-10-10就如下问题：企业的办公管理模式、业务特点、行政管理及辅助管理单元现状； 企业公文管理、文档管理、档案管理、沟通、公共资源的管理规范及需求； 现有OA系统运行情况及数据迁移。对行政部冯波和胡云平、档案室郭颖蕊、信息部刘仕平进行了调研，感谢上述人员的大力支 持。调研目的是了解企业工作情况，OA系统运行现状，期望值，为系统参数设置、流程配置、数据整理打下基础。调研期间未能确认的问题包括：2.2期权管理固化表单财务处理方式4.2现有OA系统数据迁移方案4.3
2、门户界面、布局的规划方案调研差异记录公文字号 档案集成 合同归档 会议室管理 信息发布栏目1. 公文、信息发布、知识文档管理调研时间：2008-10-710:00-16:30调研人：王雄（金蝶）、刘仕平（信息技术部）调研对象：冯波（行政部经理）调研地点：鑫苑北京调研内容：了解鑫苑公文管理、现行文档管理规范、内部协作沟通的需求差异列表1.1公文管理1.目前鑫苑收发文管理的类型分哪几类？如：部门级、公司级、集团级（或其他名称） 答复：目前鑫苑的发文管理类型如下：集团级：查阅范围整个集团公司的人员公司级：查阅范围为子公司的全部人员部门级：查阅范围为公司或集团的部门人员收文类型分成：外部来文：外来单位
3、的收文公司来文：包括集团与子公司之间、子公司之间的来来问2.所有收发文管理流程的应用规则和表单样式？（提供流程规则描述和图例，表单格式文件） 答复：公司内部公文发布形式清单序号公文种类发布形式备注1决定OA “电子公告”各单位自行编制，总部生产运营中心统一发布2通知OA “电子公告”各单位自行编制，总部生产运营中心统一发布3通报OA “电子公告”各单位自行编制，总部生产运营中心统一发布4报告企业邮箱双方通过企业邮箱传递5请示企业邮箱双方通过企业邮箱传递6批复企业邮箱双方通过企业邮箱传递7函企业邮箱双方通过企业邮箱传递8会议纪要OA “会议纪要”各单位自行发布9工作联系单企业邮箱一级机构工作联系
4、单生产运营中心备案/分子公司各二级部门之间工作联系单在企管部备案10简报OA “新闻消息”总部行政人力资源中心/分子公司行政人事部发布11监察通报OA “新闻消息”总部行政人力资源中心/分子公司行政人事部发布12新闻OA “新闻消息各单位自行编制，行政人力资源中心统一发布行政类公文处理素材收集列表清单流程名称审批表单流程描述应用范围红头文件发文审批单拟稿人宀总经理（副总）t总裁办（联签）t CEO集团中心重要文件， 涉及人事，财务，奖 罚决定等分子公司红头文件发文审批单拟稿人部门经理总 经办（联签）t分子公 司总经理分子公司重要人事 任命，财务制度，奖 罚决定等通知无（可用简化版发文审批单）拟
5、稿人t各中心总经理（副总）T生产运营中 心总经理各中心全集团范围内一般性通知分子公司通知无（可用简化版发文审批单）拟稿人t分子公司总经理T生产运营中心总经理分子公司需要上传OA通知新闻，集团简 报，监察通报无（可用简化版发文审批单）拟稿人t行政部经理T行政人力资源中心总经理集团及分子公司新闻，集团监察通报分子公司新闻需要分子公司行政人事部经理审核分子公司监察通报无（可用简化版发文审批单）拟稿人T行政人事部经 理T分子公司总经理分子公司监察通报请示无拟稿人T请示单位总经理审核T集团相关领导分子公司向集团中 心领导请示，或中心 向总裁办领导请示工作联系单有拟稿人T分子公司总经 办及企管部经理T抄送
6、 生产运营中心备案分子公司之间，或分 子公司与集团中心 之间发文人员为分子 公司企管部经理， 各中心负责人会议纪要无拟稿人T参与会议人员T抄送生产运营中心备案分子公司，集团中心各部门发文管理流程：包括集团的发文审批、子公司的发文审批鑫苑（中国）置业有限公司发文审批单编号：呈报日期：2008年 月 日特急紧急一般绝密机密秘密一般签发会签COO:CFOCAO:标题：按照授权要求，各级人员审批：附件：主送：抄送：是否允许OA传递是否拟稿单位：拟稿人：电话：拟稿单位负责人：核稿人：份数：行政人力资源中心总经理：生产运宫中心总经理：河南鑫苑置业有限公司发文审批单编号：呈报日期：2008年 月 日特急紧急
7、一般绝密机密秘密一般签发会签总经理：工程副总经理： 营销副总经理： 总工程师：标题：按照授权要求，各级人员审批：附件：主送：抄送：是否允许OA传递是否拟稿单位：拟稿人：电话：拟稿单位负责人：核稿人：份数：行政人事部经理：收文管理流程：集团的收文登记、子公司的收文登记集团总部文件传阅单传阅单编号：XY-2008-1呈报日期：2008年 月 日文件标题：发文字号：附件：主题词：来文单位：单位负责人：该单位经办人：收文时间：呈报领导：（由集团行政人力资源中心总经理填写）请尽快传阅文件，阅后在适当位置签署意见并签名，注明日期和时间。领 导 阅 签注意事项1报集团总裁办所有成员阅知的文件（如“报告”）使
8、用此单。由行政人力资源中心填报、编号、保存。2各管理中心报分管本中心的总裁办成员阅知的文件可使用此单，由该中心填报、编号、保存。编号方法： XY中心名称汉语拼音各字第一个字母-2008-流水号。流水号年初从1开始，顺序编号。次年重新从1开始编流水号。3发文用发文审批单，不用此单。河南鑫苑置业有限公司文件传阅单文件标题：发文字号：附件：主题词：来文单位：单位负责人：该单位经办人：收文时间：呈报领导：（由行政人事部经理填写）请尽快传阅文件，阅后在适当位置签署意见并签名，注明日期和时间。领 导 阅 签注意事项1报公司总经办所有成员阅知的文件使用此单。由行政人事部填报、编号、保存。2发文用发文审批单，
9、不用此单。传阅单编号：HNXY-2008-1呈报日期：2008年 月 日3. 收发文红头模板的种类及格式？答复：详见：鑫苑（中国）置业有限公司公文管理办法中附件1至114. 请列各类收发文的字号编码规则清单？文号产生的时间？（如：起草人、审核后）文号产生后是否允许修改？答复：各类的发文均有发文字号的编码规则，字号的在最终核稿后产生，并允许修改字号。集团总部各管理中心发文字号文种发文机厂徐会议纪要、工作联系单以外的公文会议纪要工作联系单总部行政人力资源中心鑫苑集团行字2008xx号鑫苑集团行纪字2008xx号XY-XZRLZY-20080324-1总部生产运营中心鑫苑集团生字2008XX号鑫苑集
10、团生纪字2008xx号XY-SCYY-20080324-1总部财务管理中心鑫苑集团财字2008XX号鑫苑集团财纪字2008xx号XY-CWGL-20080324-1总部成本设计中心鑫苑集团成字2008XX号鑫苑集团成纪字2008xx号XY-CBSJ-20080324-1总部地产发展中心鑫苑集团地字2008XX号鑫苑集团地纪字2008xx号XY-DCFZ-20080324-1总部战略投融资部鑫苑集团战字2008XX号鑫苑集团战纪字2008xx号XY-ZLTRZ-20080324-1总部审计法务部鑫苑集团审字2008XX号鑫苑集团审纪字2008xx号XY-SJFW-20080324-1总部信息管理
11、中心鑫苑集团信字2008XX号鑫苑集团信纪字2008xx号XY-XXGL-20080324-1说明：工作联系单发文字号编制方法：“ XY”是鑫苑二字拼音各第一个字母的组合，表示鑫苑集团；“ CWGL”为“财务管理”各第一个字母拼音第一个字母组合， 表示财务管理中心；“20080324 表示年、月、日，以yyyymmdd 编拟；“1 ”为工作联系单的起始流水号，顺序编码。此4组字母、数字组合，以“-”连接。各分子公司发文字号文种 发文机关、除会议纪要、工作联系单外的公文会议纪要（简报、监察通报）工作联系单河南鑫苑置业有限公司豫鑫字2008号豫鑫纪（简、监）字2008号HNXY-20080101-
12、1郑州建投鑫苑置业有限公司建鑫字2008号建鑫纪（简、监）字2008号JTXY-20080101-1郑州建投鑫苑联合地产发展 有限公司建鑫联字2008 号建鑫联（简、监）纪字2008号JTLXY-20080101-1山东鑫苑置业有限公司鲁鑫字2008号鲁鑫纪（简、监）字2008号SDXY-20080101-1苏州鑫苑置业发展有限公司苏鑫字2008号苏鑫纪（简、监）字2008号XZXY-20080101-1安徽鑫苑置业有限公司皖鑫字2008号皖鑫纪（简、监）字2008号AHXY-20080101-1鑫苑置业（成都）有限公司蓉鑫字2008号蓉鑫纪（简、监）字2008号CDXY-20080101-1
13、昆山鑫苑置业有限公司昆鑫字2008号昆鑫纪（简、监）字2008号KSXY-20080101-1河南鑫苑物业管理有限公司豫鑫物字2008 号豫鑫物（简、监）纪字2008号XYWY-20080101-1郑州名苑园林工程有限公司豫园字2008号豫园纪（简、监）字2008号MYYL-20080101-1郑州鑫苑计算机网络工程有 限公司豫计字2008号豫计纪（简、监）字2008号JSJWL-20080101-15. 除了以上收发文的流程管理外，集团、各分支机构、各部门事务审批处理流程有那些？请列出流程明细清单，并进行流程描述和提供表单？答复：包括行政部的合同审批流程、行政费用流程、出差管理等。6. 对收发文管理过程中具体的功能需求进行描述？例如：电子签章、笔迹留痕、催办、提醒、归档等。答复：公文处理中每个环节要求痕迹保留，并保存为一个版本；能提供电子签章，公文发放传阅前在正文出进行盖章；公文处理的催办督办人为发起人、部门经理或者相关督办部门的人员（如：生产运营中心）；公文处理的要求有邮件、手机提醒功能；要求能提供图片格式的个性签名，用户审批时可以调用个性签名签署。6 .办结后收发文有那些查询需求？如：查
