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1、文秘基础知识与技能前言职业技能培训是提高劳动者知识与技能水平、增强劳动者就业能力的有效措施。职业技能短期培训，能够在短期内使受培训者掌握一门技能，达到上岗要求，顺利实现就业。为了适应开展职业技能质量，中国劳动社会保障出版社组织编写了职业技能短期培训系列教材，涉及二产和三产百余种职业（工种）的国家职业标准和岗位要求为依据，并力求使教材具有以下特点。短、薄、易。第一单元 秘书工作基本要求培训目标：1 掌握秘书工作的内容和作用。2 掌握秘书人员应具备的基本素质。秘书是指从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务，并为决策及其实施提供服务的人员。本书所讲的秘书是基层秘书，是指能够处理办公室日常事
2、务，能进行会务安排， 能拟写和处理常用事务性文书，能够熟练使用常用办公设备，并掌握基本的接待礼仪、相关的业务知识和技能，为领导提供辅助服务的人员。模块一 秘书工作的内容和作用一、秘书工作的基本内容1办公室事务与管理办公室事务管理一般包括四方面内容：一是办公环境的布置和管理，包括公共环境、领导办公环境和个人环境的管理；二是日常办公事务工作，包括接打 、来信来访接待、处理领导交办的事项；三是一般活动的安排，包括庆典活动、宴请活动以及会见和会谈活动的安排；四是办公用品的发放和管理。2会务工作会务工作一般包括会议筹备、会议服务和会后善后工作三方面内容。会议的徘徊包括明确会议的种类、会议文件的准备、各种
3、会议用品的准备、会议现场的布置；会议服务工作包括发放会议用品、会议签到工作、与会人员的返程安排和会议经费的结算。3常用事务性文书的拟定与处理秘书人员一般应掌握常用事务性文书的拟定，包括请示、报告、通知、函的拟定；掌握常见企业事务文书的处理，包括收文处理和发文处理；掌握文书的立卷与归档。4熟练使用现代化办公设备秘书人员应掌握计算机基本操作和计算机网络基本应用，同时要掌握打印机、复印机、 机、照相机、摄像机、投影设备等现代办公设备的使用方法。二、秘书的作用1助手作用这是秘书的最基本作用，主要体现在协助领导处理日常事务和管理，要能够正确理解领导的意图，帮助领导处理和准备重要的事务。虽然秘书的工作既重
4、要又复杂琐碎，但由于秘书是助手的角色，要把握好处理事务的分寸。2桥梁作用秘书处于领导和各职能部门或员工沟通渠道的中心，领导的一些决定需要秘书人员来贯彻和实施，所以秘书人员要在领导与各个职能部门之间起到桥梁作用，协调好上下级之间的关系，沟通和协调好内外关系。3窗口形象作用秘书是单位或部门与外部联系的窗口，在接待来宾或来访人员时，秘书人员的一言一行都代表着单位或部门的形象，因此秘书应该不断提高工作水平、加强个人修养，为单位或组织树立良好的形象。模块二 秘书人员应具备的基本素质秘书人员应具备良好的职业道德1 忠于职守，自觉履行各项职责2 遵纪守法、廉洁奉公、不假借领导名义以权谋私。3 格守信用，严守
5、机密1） 不该说的机密，绝对不说，2） 不该问的机密，绝对不问，3） 不该看的机密，绝对不看，4） 不该记录的机密，绝对不记录，5） 不在非保密本上记录机密。6） 不在私人通信中涉及机密。7） 不在公共场所及亲友面前谈论机密。8） 不在不利于保密的地方存放棺文件、资料。9） 不在普通 、明码电报、普通邮局、普通信息网上传达机密事项。10） 不携带机密材料游览、参观、探亲访友和出入公共场所。4 服从领导，当好参谋。5 兢兢业业，甘当无名英雄。6 谦虚谨慎，办事公道，善于合作。7 文明礼貌，热情服务，讲求效率。8 实事求是，勇于创新。9 刻苦学习，努力提高思想和科学文化素质。10 钻研业务，掌握秘
6、书工作各项技能。11二、秘书人员应不断提高个人的业务能力和综合素质1具有一定的科学文化知识各专业能力秘书的职业特点要求秘书人员必须具备一定的科学文化知识，掌握并能熟练运用专业知识和技能。面对现代社会知识的快速更新，秘书人员还要不断学习，努力做到视野开阔、思维敏捷，成为领导的好帮手。2具有较好的语言文字表达能力和现代化办公能力具有较好的语言表达能力和公文拟定能力是对秘书人员最基本的要求。秘书人员的语言表达能力集中体现在公文的拟定方面和处理事务的过程中，公文拟定要做到简明扼要，语言得体、行文顺畅；在处理事务的过程中，要求在不同的场合，面对不同的人员，能够运用合适的语言进行表达，以助于更好地处理各个
7、方面的关系。随着社会的发展，现代化技术手段被广泛应用，秘书人员必须具有熟练的现代化办公能力。3具备相关的业务能力相关的业务能力主要包括办公环境的管理、会务的基本安排、对来宾或信仿人员工的接待、常用文书的拟定、文件收发与归档等技能，另外还要具备相关的法律常识、掌握普通话、掌握速记等技能，由于秘书接触和处理的事务较繁杂，所以要勤于学习，不断提高业务能力。第二单元 办公室事务与管理培训目标：1 能熟练维护和管理办公环境。2 掌握日常办公事务工作技能。3 掌握 接打的要求和技能。4 掌握信访工作技能。5 能进行一般活动的安排。6 能正确管理和发放办公用品。模块一 办公环境的维护和管理任务一 办公环境的
8、布置通常把影响办公室工作人员的心理、态度、行为以及工作效率的各种因素统称为办公室环境。办公环境包括硬环境和软环境。硬环境一般是指办公室所在位置、建筑装饰格局、室内通风和照明、装饰颜色、办公设备和办公室家具布置等外在客观条件。软环境一般是指办公室的工作氛围、工作人员的个人素养、团体凝聚力等人文环境。对秘书工作，办公环境的布置主要是指办公环境中硬环境的布置。在办公环境的硬环境布置中，办公环境要素（如光线、空气、颜色、声音等）和办公设备的摆放存在着密切的关系，秘书人员应协助有关人员根据这些要素之间的关系，对办公室设备的位置、摆设以及环境要素加以适当的设计。一、光线的设计充足的光线是办公室环境的一个重
9、要因素，充足舒适的光线，能够使办公人员减轻疲劳、减少工作失误。1选择合适的办公室光源办公室光源包括自然光、日光和白炽灯。布置办公环境时一般应选择日光灯能提供大面积的照明，最适合办公环境使用。2设计合理的办公室光线系统办公室光线系统的基本设计能源有五种，直线光、半直线光、间接光、半间接光和直接间接光。秘书人员可以根据具体布局选择合适的光源系统。二、空气的调节空气调节，包括控制办公环境中空气的温度、流通、湿度与清洁四个基本因素。1调节室内温度如果办公室的温度过高，办公人员就会有头晕等不舒服的感觉。因此，秘书人员可以按照不同的时间段，随时调节适合人员办公的温度。2保持空气流通如果办公室通风不良，则会
10、令人感到头脑昏沉，极易疲劳，政党的通风标准是每个人每小时大约需要30立方米的新鲜空气。3调节空气湿度特别潮湿的空气，会引起人的呼吸不舒适并会伴有沉闷和疲倦的感觉。同样，特别干燥的空气往往使人焦虑、急躁。办公室里相对湿度的范围应保持在4060%。4保持室内清洁在卫生整洁的工作环境中，人能够保持一种舒适愉快的心情，可以提高工作效率。因此，人微言轻秘书人员，应该做好室内的卫生清洁工作，创造一个良好的工作环境。三、颜色的选择目前办公室颜色设计的趋势是单色化，即地板、墙与窗帘之间的颜色协调统一，然后再添加一种比较鲜亮的颜色。秘书人员在布置办公环境的颜色时，应先注意办公桌的颜色，保证所选地毯颜色应与办公桌
11、的颜色协调；墙壁和窗帘的颜色可以比地毯颜色淡一些；办公椅或装饰画之类的附属品则可以采用鲜艳的颜色。办公室地板的颜色可以比墙壁的颜色深、墙壁的颜色则宜比天花板颜色深，天花板的颜色以白色为佳，职员面对的墙壁可以采用冷色调。办公室地板的颜色可以选用棕色，这样容易打理。另外，秘书人员在布置办公室颜色时。对于可调换使用的物品，夏季可选用蓝色与绿色等冷色调，冬季可选用黄色与橙色等暖色调。四、声音的处理噪声会使人感到不愉快，分散人的注意力，能导致人们工作出现错误。秘书人员在布置办公环境时，应注意声音的调节，尽量防止噪声，力求保持办公室的安静。声源处理：应该在打字机、计算机以及其他设备下放置皮垫。另外央档案柜
12、、门、桌、椅上涂一些润滑剂，并提醒办公室人员要为他人着想，减少必要的谈话，养成低声交谈的习惯。如果条件允许，秘书人员可以将所有易发出声响的设备与机器放在一个单独的房间，如果有困难，还可以将主要的声源设备与机器分散布置。注意：办公室的地板、天花板与墙壁，可以采用防间板或吸音的材料。窗户可以采用双层玻璃，如果外面的声音太嘈杂，可以将窗户关闭。秘书人员还应按照工作流程布置座位，以减少人员往返走动的声音。五、环境的绿化办公室的绿化是很重要的。外部环境的绿化不仅能点缀环境，而且也能有效调节周围小气候。经化环境能够丰富和调和色彩增加生气。室内绿化只适宜放置花草，而且所占空间也不能太大。合理放置花草，能起到
13、给室内增添光彩，使人心旷神怡的作用。另外，很多花卉都散发宜人的芳香，促使大脑皮层兴奋，从而对人的心理、情绪和行为举止产生积极影响。六、办公设备的摆放办公设备的摆设一般应有独立的空间，而有关的资料和参考书等也都应放在相应的位置上。由于办公室的其他人员也可能需要使用这些物品，所以秘书人员 摆放这些设备时，既要考虑到他人能够方便使用，又不妨碍自己的工作。办公室里还要布置足够的电源插座，安装时，要考虑使用的安全性，最好安装在比较隐蔽的角落里，还要注意防水防潮。档案柜应该背靠背摆放，最好将档案摆放于墙角处。档案柜应与墙面保持80厘米以上的距离，要避免日晒并远离有渗水迹象的墙面。另外，档案柜顶部应放置盖板
14、，避免档案受潮或受灰尘的侵害。任务二 公共办公环境的管理秘书人员有责任和义务管理公共办公环境，公共办公环境管理具体包括以下内容：一、计算机的使用及维护秘书人员应该学会正确使用和维护计算机。在每次使用时，如果时间允许，可以对计算机进行杀毒，以保证使用环境的安全。秘书人员还要注意文件的保密性，不能偷看同事的资料，不能占用其他同事的存储空间。应经常对计算机进行除尘，例如，用专用拭纸将显示器上的灰尘擦拭干净，将按键之间的灰尘处理干净。二、复印机的使用和维护秘书人员在单位里一般不要复印私人资料。在使用过程中，秘书人员如果遇到更换碳粉或处理卡纸等问题时，要主动处理，不能把问题留给他人。复印完毕，应将复印机
15、设定在节能待机状态。如果秘书人员要复印较多文件，而后面的同事只有一份文件需要复印时，应该让同事先复印。秘书人员应该保持复印机的复印板玻璃清洁，要选用柔软的抹布和中性清洁剂进行清洁。注意：在潮湿的天气条件下，要注意复印机的防潮，即不使用，每天也要开机一段时间，以去除其潮气，或使用抽湿机除潮。三、 机的使用和维护秘书人员在单位里面一般不要发私人 。如果需要发一份很长的 ，而后面的同事只有一两页的 时要发时，应该让同事先用。如果 纸即将用完，秘书人员应及时更换新 纸；如果 机出现故障，要及时找出原因，处理好再离开。若自己不能修理，则要请别人帮助修理，处理好再离开，不要把问题留给他人。秘书人员在使用完 机之后，要将原件拿走，以免丢失原稿，造成信息泄漏，给工作和单位带来不必要的麻烦。在清洁 机时，秘书人员要使用柔软的干布，保持 机外部清洁。注意： 机不要摆放在易受阳光直射及强磁场、潮湿、灰尘多的地方，也不要接近空调等易被水溅到的地方。四、日常公务的环境管理和维护秘书要时刻注意保持会议室和领导会客室的清洁。客人离开或会议结束后，应及时通知保洁员，进行打扫
