《论卫生机关档案安全保管的规范化管理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《论卫生机关档案安全保管的规范化管理（9页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、论卫生机关档案安全保管的规范化管理 档案工作规范化、标准化是实现档案管理当代化的主要中间步骤，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的主要基础工作。日益丰富的工作实践表明，即使文书处理工作和档案工作各有不一样的工作任务，含有相正确独立性，但因为文书是档案的，档案是文书的归宿，因此，二者又是文档工作步骤中紧密相关的工作步骤。所以，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化和档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，依据我单位的实际情况我中心相关科室全部设置了档案管理员，定时将相关需存档的资料按要求时间交资料室存档做好实现档案工作规范化、标准
2、化的基础工作。一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础前提公文是档案的前身，档案由公文转化而来。能够说公文制发的怎样，不但仅决定公文本身的质量，同时，也影响后来档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。所以，我们在公文制发中必需要注意处理好规范化、标准化问题，以提升档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢靠的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的相关要求。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检验制发公文是否推行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否正确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否和公文一致，有没有日期等。三是公文字
3、迹要牢靠清楚。不管是草拟公文，缮印公文，还是做出的多种统计、报表、签字、批注等，全部不应使用轻易褪色的笔种、墨水和纸张，以确保字迹鲜明、清楚，有利于后来长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于后来标准化、当代化检索手段的实施应用。二、业务科财务科是档案管理规范化、标准化的基础卫生机关的档案管理和其它单位还有所不一样。医疗档案、科研档案全部含有一定的保密性和特殊性，我单位关键工作是预防控制疾病的发生漫延，因为时代的进步社会的发展社会环境的改变，现在社会的突发性流行病、传染病、艾滋病及公共卫生事件等等平凡发生，随之而来的工作量及需要存档的相关资料也
4、就有所增加，要求也就越高，对存档资料的要求就越要严格，资料即真实可靠又全方面系统，以备历年查阅。会计档案要严格实施会计法的相关要求，必需要财会科长、主管主任、中心主任签字审批层层把关。三、实施“以我为主”的立卷归档标准是推进档案工作规范化、标准化的关键步骤相近公文的反复和立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是处理问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档标准，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的标准，不但是在中国文书立卷归档工作实践中
5、形成并坚持下来的一条标准，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至当代化的一个主要标准。它要求我们在实际工作中，在严格实施国务院办公厅不归档文件销毁措施的基础上，要注意处理好三个问题：一是要正确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能给予立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，不然，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的关键和进行合理的立卷分工。资料室人员分工明确每个步骤、每类资料全部专员把关、专员管理。要在“以我为主标准指导下确立立卷归档的关键，在实际工作中要注意区分文件和资料，尤其是要注意区分在内容、形式和作用等方面全部含有很多相同之处的文件资料之别，详细问题详
6、细分析，以降低档案管理中的反复度和信息冗余度，提升档案利用的效率和效果。三是在坚持落实“以我为主”归档标准的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握关键，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意预防应归档文件的散失。尤其是在立卷中，要把同类并含有内在联络的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反应同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提升档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。四、提升案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠确保不停深化的工作实践证实，案卷材料搜集的是否完整
7、是决定和影响档案价值的原因，而立卷方法问题和案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性原因。所以，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必需首先要注意处理好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，其次，要注意处理好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。这就要求我们要从基础抓起，从以下几方面入手：1、提升档案管理人员的素质。档案管理人员含有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。她们对保守党和国家的秘密负有比通常工作人员更为重大的责任，所以，档案保密工作好和坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必需有较强的责任心、事业心和高度
8、的保密意识，不但要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要预防“无形”储存在头脑中秘密的泄露。因为档案管理人员常常接触党和国家大量的秘密，这些秘密伴随主人的社会活动被带到各个复杂的场所，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。因此档案人员不论在什么场所，全部应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。2、做好档案的保管期限和保密期限的区分工作确定保管期限的标准是，正确分析和判别档案内容的现实作用和历史作用，依据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全方面确定档案的保留价值，正确地判定档案的保管期限。而保密期限是依据国家秘
9、密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家相关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。国家秘密保密期限的要求中要求：除有特殊要求外，绝密级事项不超出30年，机密级事项不超出20年，秘密级事项不超出10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊要求”是指制订保密范围的中央、国家机关能够要求相关保密范围中某类事项的保密期限为“长久”。对要求为“长久”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其它机关、单位应该对其采取长久的保密方法，不得私自决定解密和随意对外提供。3、档案管理人员的职责档案管理人员
10、的职责，就是要维护档案的完整和安全。这既是档案保管工作的基础任务，也是档案保管工作的目标。档案保管工作的详细任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因多种不利原因而使档案损坏。对已经破损的档案，要立即抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不但确保档案实体安全，也要确保档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项主要的基础工作，档案保管人员
11、要持之以恒，时刻警惕，预防档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。 4、档案涉密情况的改变档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是伴随时间的推移和文件落实的情况改变的。基础改变是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是临时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其改变原因有三：一是保密范围的改变；二是密级文件作用的改变原来的密级文件指导作用和现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了这类文件，密级自然消除了；三是保密时限的改变。原馆室所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数全部是超期服役。5、做好档案密级的调整工作要落实落实保密法和1991年国家保密局、国
12、家档案局联合制发的各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行要求的精神，在广泛宣传、提升认识、大力协调的基础上，关键处理好两个问题：一要严格实施解密划控的时间标准、相关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接收保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查判定。严格划清密和非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为以后深入搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。要建立起法制的新秩序。对涉密档案的改变调整，不但要立足于目前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往有关档案保密的制度还不
13、健全，适应不了保密法的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：1)建立划定密期制度，方便届满自行解密；2)建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降改变的密级文件，要下发通知单通知档案馆、室，方便衔接工作，立即掌握，适时变动；3)建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。二、做好档案利用过程中的保密工作。6、做好档案利用中的监督工作档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项主要方法，它能有效地发觉并阻止纠正档案利用过程中不利于档案保密的多种不良行为，从而做到既能利用档案，又能确保档案的完整和安全。详细说来，档案利用监督能
14、够从以下多个方面实施：(1)、制度建设。档案利用规章制度通常有阅览制度、外借制度、复制制度等。依据实际情况，对不一样层次的利用人员确定不一样的利用范围，要求不一样的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于实施，并在实践中认真加以总结，不停充实和完善。(2)、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接落实者，对档案的安全负有直接责任，必需具有较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具有专业知识，熟悉所保管的档
15、案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验和问题，从中掌握利用工作的规律。另外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的通常问题。(3)、监督方法。在利用中，要依据不一样的利用对象的不一样目标，掌握其心理和思想动机，加强关键监护。有条件的档案馆室还能够安装摄像监视器。对一些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要预防偷撕或涂改档案；对部分平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要立即提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度和要求，勤和利用者交谈，掌握其利用目标和动机；二是眼勤，勤观察动态，置每
16、个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检验被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检验翻阅被利用过的案卷和文件，发觉问题立即查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应立即汇报相关领导，方便立即查处，挽回损失。7、正确处连好档案保密和利用的关系保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但因为在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生部分弊端：大批档案得不到充足的利用，甚至有些很有价值的档案长久被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能立即全方面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中表现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决议服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目标之一是为
