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1、物资招标采购管理办法（试行）第一章 总则第一条 为加强集团房地产开发项目物资招标采购的统筹规划管理，建立科学合理的采购模式与相关工作流程，贯彻计划、渠道、价格与质量管理的整体思路，有效降低采购成本，合理规避采购风险，整合集团资源，提高工作效率，发挥综合优势，适应集团项目开发的实际需要，特制订本管理办法。第二条 本管理办法适用于集团京内外房地产开发项目，用于指导集团相关部门、所属各公司的物资招标采购工作。相关物业公司在物业经营管理过程中进行的物资采购，可参照本管理办法执行。第三条 物资采供管理总部是集团物资采供主管部门，行使综合管理职能。风险控制总部与集团成本管理控制部门参与物资招标采购工作，进
2、行过程监督与风险控制。第二章 参与物资招标采购的相关单位及职责第四条 参与物资招标采购的相关单位（一）北京山海天物资贸易（以下称山海天公司）；（二）项目公司（指从事房地产开发的集团所属公司）；（三）物资采供管理总部等集团相关部门。第五条 各相关单位工作职责（一）山海天公司服务于项目建设，是京内外项目物资招标采购的主要组织与实施单位，主要职责包括：1.参加物资招标采购工作协调会，提出相应意见和建议；2.编制并提报物资招标计划；3.组织甲供或甲指乙供物资招标、商务谈判，参与综合评标，参与到货验收、合同履行等工作，了解乙供物资市场情况；4.推荐招标入围品牌和供应商，对供应商提出评估意见，协助物资采供
3、管理总部做好供应商战略合作与数据库相关工作。（二）项目公司是项目建设与物资使用单位，主要职责包括：物资招标采购工作协调会，提出相应意见和建议；2.编制并提报物资需求计划、物资进场计划；3.选定技术方案，制订物资招标技术要求，编制技术标书；4.推荐招标入围品牌和供应商，对供应商提出评估意见；5.组织技术评标，对投标产品进行技术评价，参与综合评标；6.参与到货验收、合同履行等工作。（三）物资采供管理总部是集团物资采供主管部门，行使综合管理职能，主要职责包括：1.规划体系架构，制订宏观策略，建立工作流程，划分工作职责；2.组织召开招标采购工作协调会，对甲乙供分类提出指导意见；3.审核物资采供计划，分
4、配物资采购任务；4.推荐招标入围品牌和供应商，对拟入围供应商进行资格预审并提出批复意见，参与重要物资招标的综合评标等关键工作环节；5.对采购工作流程进行全面的监督检查、协调管理；6.组织供应商战略合作相关工作，推动建立供应商数据库。第三章 物资采供计划管理第六条 物资采供计划的编制范围物资采供计划编制范围是集团各房地产项目工程建设所需甲供和甲指乙供材料设备，以及在办理项目入住阶段需配备的各项设施。第七条 采供计划的分类物资采供计划具体分为三类：物资需求计划、物资招标计划和物资进场计划，三者统称为物资采供计划。（一）物资需求计划：各项目公司负责编制工程用材料设备以及项目入住阶段所需设施的物资需求
5、计划。（二）物资招标计划：对于适合山海天公司招标采购的，由山海天公司编制招标计划，其余物资由各项目公司编制招标计划，编制招标计划时需要明确物资招标各阶段的工作安排。（三）物资进场计划：对已经完成招标及签订采购合同的材料设备，由各项目公司根据项目工程进度编制物资进场计划，进一步明确材料设备的进场时间、供货数量。第八条 采供计划的编制要求各项目公司在编制物资采供计划时需满足以下基本要求：（一）各项目公司应安排专人负责物资采供计划的编制工作。（二）各项目公司根据项目工程进度及施工图纸设计完成情况，应及时编制物资需求计划上报集团审批，其中材料设备的技术规格、需求数量及进场时间等内容应尽量准确。（三）在
6、编制物资需求计划时，涉及材料设备的计划进场时间，不但要考虑项目工程进度要求，还必须为材料设备招标采购、生产供货过程预留充分的时间。（注：一般情况下，物资招标及合同审批时间为2个月左右，生产供货期国产物资为3045天，进口物资为90120天。）（四）物资需求计划按照季度编制，物资招标计划、物资进场计划按照月度编制。（五）物资采供计划上报前应由项目公司总经理签字确认。（六）各项目公司在编制物资采供计划时，可以参照集团制订的表格样式。（参见附件1、附件2、附件3）（七）各项目公司如不按时上报物资采供计划或在招标过程中调整改变技术要求，导致材料设备不能按计划进场而影响工程进度延误工期的，由相关公司承担
7、责任。第九条 采供计划的上报时间物资采供计划按照不同的计划类别采用不同的报审周期，具体的上报时间安排如下：（一）物资需求计划：各项目公司应在每季度末28日前上报下季度的物资需求计划。（二）物资招标计划：各项目公司及山海天公司应在每月28日前上报下月的物资招标计划。（三）物资进场计划：各项目公司应在每月28日前上报下月的物资进场计划。 第十条 采供计划的协调管理物资采供管理总部作为物资采供计划的主管部门，负责物资采供计划的审核分类、协调管理等工作。（一）物资采供管理总部等集团相关部门对物资采供计划中材料设备的类别、采购成本、品牌定位及计划进场时间等方面进行审核。物资采供计划经集团批准后，由物资采
8、供管理总部下发给各项目公司按计划执行，对于存在问题的，由相关公司根据审核意见进行修改，并重新上报集团审批。（二）物资采供管理总部按照集团甲乙供材料分类管理办法，对各项目公司的物资需求计划进行审核分类，并进行采购任务的分派。1.甲供材料设备中，适合由山海天公司进行集中采购的，物资采供管理总部将相应的物资需求计划下发给山海天公司进行招标采购，其余的甲供材料设备由各项目公司自行组织招标采购。2.甲指乙供材料设备中，涉及采购额度较大、供货质量不易控制的，由物资采供管理总部下发给山海天公司进行认价工作，其余的甲指乙供材料设备由各项目公司自行组织认价工作。类的物资，各项目公司必须在招标前将详细准确的技术要
9、求、采购数量和推荐的入围品牌等相关资料上报集团审批。（三）根据集团批准的物资采供计划，物资采供管理总部对各项目公司物资采供计划的执行情况进行检查，加强物资采供计划的动态管理，协调各项目公司以计划管理为主线，完成物资采供工作。1.在集团批准的物资采供计划之外，如有遗漏或新增的急需采购的物资，各项目公司需将增补的物资需求计划汇总后，每月28日前向集团物资采供管理总部补充申报一次。2.在物资采供计划执行过程中，如果材料设备的规格型号、技术要求和采购数量发生变更，各项目公司必须严格履行变更审批手续，属于集团集中采购的，必须上报集团物资采供管理总部审批；属于项目公司自行采购的，事后应及时上报集团备案。第
10、四章 供应商入围管理第十一条 供应商入围的基本工作模式对于京内外项目甲供和甲指乙供物资，原则上由项目公司和山海天公司推荐拟入围供应商。集团物资采供管理总部、风险控制总部等相关部门要加强对项目公司、山海天公司的工作监督，对拟入围供应商进行严格审批。第十二条 供应商入围工作流程（一）供应商推荐山海天公司和项目公司应结合项目实际需求，各自推荐一定数量的拟入围供应商。1推荐供应商应满足的基本条件（1）原则上入围供应商为厂家和厂家授权的总经销商，相关资质材料齐全；（2）近期在项目所在地有类似规模的工程业绩且情况反馈良好；（3）具备较强的综合实力，能提供快捷可靠的售前、售中及售后服务，有一定规模的技术支持
11、力量；（4）有良好的合作愿望，在以往合作中无不良记录。2推荐供应商工作的具体要求山海天公司与项目公司工程预算、工程技术等相关部门可根据以往工程经验分别推荐供应商，填写供应商推荐表（参见附件4），由具体推荐部门和项目公司总经理签字确认。（二）供应商考察1考察的组织供应商考察工作由山海天公司或项目公司组织完成。物资采供管理总部等集团相关部门可参加考察。2考察的主要内容山海天公司对考察内容要提前规划，考察过程中应重点关注企业的规模实力、生产设备、管理水平与人员素质等情况，要重视对类似工程业绩的考察，注意查验相关证明文件与合同文本，做好必要的考察记录。3考察报告的起草山海天负责起草考察报告，所有参加考
12、察人员签字。考察报告应对所考察的供应商进行客观公正的评价，并明确提出建议入围的供应商及理由。 （三）拟入围供应商名单上报集团审批1对于京内外项目采购额度10万元以上的甲供或甲指乙供物资，山海天公司将供应商推荐表、拟入围供应商名单、相关资质文件、考察报告等材料，随招标文件上报集团审批。对于京内外项目采购额度10万元以下甲供或甲指乙供物资的供应商入围材料，在招标主办单位自行评标定标后，报物资采供管理总部与集团成本控制部门备案。相关规定参见本管理办法第二十条。2集团物资采供管理总部、风险控制总部等部门对上报的拟入围供应商名单进行审核，根据审核结果提出入围批复意见，排除不合格供应商、补充推荐合格供应商
13、，报集团领导审批后最终确定入围供应商名单。第五章 物资招标采购分类分级与评标管理第十三条 物资招标采购的分类原则物资招标采购分类主要考虑项目开发实际情况，适应招标采购工作实际需要，有助于协调集团管理部门、项目公司、山海天公司之间的工作关系，有助于理顺甲方与总包、分包单位、材料设备供应商的业务合作关系，有利于从整体上促进物资采购招标工作的顺利推进。第十四条 物资招标采购的具体分类（一）供应商战略合作；（二）甲供招标；（三）甲指乙供招标（认价）；（四）纳入总包与专业分包的其它材料设备招标（乙供）（参见附件5：物资招标采购分类表（指导意见）：第十五条 物资招标采购工作协调会鉴于各地项目存在差异性，原
14、则上在项目总包招标工作启动前，应召开该项目的首次物资招标采购工作协调会，集团物资采供管理总部等相关部门与山海天公司、项目公司参加，重点讨论项目的物资采购分类与招标组织分工，并初步确定甲供、甲指乙供、乙供的材料设备清单，该工作方案报集团批复后执行。项目实施过程中产生的材料设备增补招标或采购分类需要调整的，也需通过物资招标采购工作协调会的机制加以解决。第十六条 甲供招标（一）适用范围：未纳入供应商战略合作范围且招标数量与金额较大、质量要求较高、对项目品质有重要影响、厂家售后服务相对重要的物资原则上应采用甲供招标，重大机电设备一般采取此种方式。（二）招标组织：甲供招标的具体组织单位视项目所在地、物资
15、特点、项目公司人员配备情况而定。1大多数项目的甲供招标由山海天公司组织，项目公司配合。对于京外地区项目的招标，山海天公司可采取外派人员的方式。2人防、市政、变电站设施等一些具有政府强制或行业垄断性质的甲供材料设备由项目公司组织招标。如果政府相关部门对此有特殊规定，可依据相关规定执行。（三）合同签约方式：原则上由项目公司与供应商签订采购合同。适合由山海天公司签订合同的，由山海天公司签订。第十七条 甲指乙供招标（认价）（一）适用范围：数量金额较大，供货批次较多，比较零散，涉及施工单位的安装与现场配合，不适于甲方直接签约的物资，需由甲方确认品牌和价格。（二）招标组织1在京项目的材料认价，一般由山海天公司负责组织，项目公司配合；5万元以下小额材料认价可由项目公司自行组织完成。2京外地区项目的材料认价，既可由山海天公司外派人员与项目公司人员共同完成，也可由项目公司独立完成。有关工作分配问题，由集团物资采供管理总部等部门与山海天公司、项目公司研究协商确定。（三）合同签约方式：供应商与施工单位应按甲方确认的品牌与价格签订采购合同。第十八条 纳入总包与专业分包的其它材料设备招标（乙供）（一）适用范围：钢筋、商混、管材、线材等物资，与原材料市场的价格波动联系密切，一般相对零散，纳入总包或其它专业分包合同，
