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1、精选优质文档-倾情为你奉上XXX有限公司输出管理方案书2014苏州博瑞凯德信息技术有限公司目录背景在人们的传统观念中，打印机和PC等设备相比，它从来都只是一个办公终端，与电话、传真机一起相提并论。许多时候，复印等设备的管理和采购也主要放在了传统的行政和后勤部门，相对于服务器，网络、存储、ERP等来说，文印输出在企业内部不大受重视，很少得到系统性的规划。同时，许多企业也缺乏对打印和复印成本的量化核算，很多时候打印的费用是归在行政办公的费用里。在一般的企业当中有很多的职能部门，每个职能部门都要求有自己的打印复印设备，这样虽然看上去各个职能部门自己很方便，但是却浪费了大量的办公成本，而且设备的使用非
2、常低效。大量分散打印设备要有专人负责维护设备的正常运转，购买日常的耗材，并及时修复小问题，这些都在无形中增加了IT的运维成本。据IDC统计，IT部门有15%的时间用在解决打印相关的问题上面。用户不良的打印习惯，例如没必要的彩色打印，未经排版预览即草率打印，用打印代替复印以及与工作无关的打印等行为，客观上造成了巨大成本支出，同时造成资源浪费，与环境保护和低碳办公的历史潮流格格不入。Gartner分析指出：几乎有90%的企业不了解自己在文印输出方面的支出情况。打印、复印等文档输出的消耗是企业成本中未经审核的最后“堡垒”，如何进行成本控制和预算管理,文印环节成为被日常管理遗忘的角落。此外，文档输出可
3、能造成的信息泄密风险客观存并时有发生，如不加以重视，待会带来巨大的商业风险。在各种信息泄露威胁中，企业普遍对来自外部的侵扰给予了高度重视，而来自内部的信息窃取和泄露却很容易受到忽视。一项调查显示：“病毒和黑客已不再是谋害企业信息安全的罪魁祸首，相反，通过Email、移动存储和打印泄密的人为窥探和窃取才是令人忽视的元凶”。调查指出，通过网络打印方式带来的泄密涉及到企业较高等级甚至是核心级的商业信息，所占百分比尤其高，其带来的损失往往难以估量。企业往往在网络安全、E-Mail、移动存储、通讯等方面不惜重金投入，但是对于纸质文件，因具有易携带、易混淆、易隐蔽、不易检测、难认定、容易被忽视和忽略等特点
4、，重视不够，往往成为信息安全的短板。因此，不管从企业管理，成本节约和信息安全角度，企业都应该给予文印输出管理应有的重视。在文印输出管理的投入将给企业带来巨大的回报。现状描述根据我们在打印复印输出行业的经验，公司通常在打印复印方面普遍存在以下一些问题：设备使用问题 设备老旧、甚至部分操作部件损坏、导致输出质量不佳、引起工作的延后 输出设备没有使用限制，任何人可以随意使用 输出成本直线上升，打印复印没有控制 大量打印的资料，放置在打印机旁，没有人拿走，造成浪费 打印的文当没有及时拿走，发起人找不到打印的文档，更可能造成敏感信息泄露 经常发现大量与工作无关的打印或无人认领的打印任务，却找不出是谁打的
5、 无法清晰掌握输出设备的整体情况，例如设备使用率，每月印量，更无法按照使用分摊成本 彩色输出无法控制，不必要彩色输出造成大量浪费使用和维护成本： 平均每月每台设备、更换2个硒鼓、硒鼓采购及安装工作量大，导致每月使用成本高 在换硒鼓、处理卡纸、安装驱动等低级支持上花费IT维护人员大量时间和精力服务水平： 零部件更换，包括报修、送修、收取等，且服务商不同、水平不同。导致用户等待时间较长、工作效率低。对需求的梳理从遇到的问题出发归纳分类，可以将需求归纳为以下三个大类：首先，需要实现打印输出设备需要集中管理。通过将所有输出设备的统一管理，管理员可以对企业内部的打印复印设备有一个清晰的可视度，可以远程管
6、理这些设备，随时了解打印设备的状态、使用率等信息并且可以通过权限设定，授权特定用户方可使用该设备。通过对打印设备的平衡部署，做到资源的优化配置。第二，需要实现打印成本核算与控制。系统通过精确记录每次打印的属性，包括时间，发起人，打印文档，目标打印机，页数，份数，彩色黑白，纸张类型等，可以帮助管理者清晰的了解整个企业打印成本的构成。可以每月将打印成本按照部门、项目或成本中心进行核算分摊，使打印成本的观念深入人心。可以通过主动的打印控制策略，进一步压缩费用。例如控制彩色打印权限、强制双面打印，刷卡后打印等策略都可以起到帮助用户养成良好的打印习惯，杜绝打印浪费的作用。第三，需要实施打印安全管理。通过
7、实施刷卡打印，可以有效防止因打印资料没有及时拿走，被他人取走或瞥见，造成信息泄露的风险。对于机密资料(例如薪资信息、设计图纸等)，需要主管审批同意后方可打印。系统可以记录并追溯每一笔打印任务，可保存并随时查看每一笔打印的打印内容。总体需求以下图表达：此外，对于设备老化，输出质量差，服务水平参差不齐等问题，不属于软件可以解决的范畴。目前比较常见的解决方法是采用打印外包，按张计费的模式，使得打印服务和设备维护水平得到保障。由于不属于本方案的范畴，这里不再详细论述。总体目标本方案的总体目标已基本明确，方案需要使用现有打印设备硬件实现，方案目标框定为包含设备集中管理、成本核算与控制和打印输出安全管理三
8、大方面主要功能。投入运行后，可以将打印设备集中管理，使管理人员在打印成本，用户打印行为，设备负载等方面获得透明度，有效降低打印成本，对机密信息的输出有一定的控制力。方案一旦投入使用，将成为一个很重要的日常办公支撑服务，因此必须具备以下特性：可靠性系统必须稳定可靠，不能因为系统本身原因影响用户正常打印。系统需要如实的记录打印任务属性和纸张用量（彩色、黑白分别记录）。 考虑到卡纸、缺墨、打印机面板取消任务等异常的因素，系统记录的打印总页数与实际页数之间的误差应控制在10%以下。高可用性系统应具备高可用性部署的能力。应制定有效的灾备预案和冗余架构，使得系统因自身故障部分或全部离线后，可以在60分钟内
9、恢复服务能力。兼容性系统应具备良好的兼容性。需要支持对所有品牌和型号打印机的准确监控，支持Windows XP以上的客户端操作系统。安全性系统应具备完善的权限管控和管理员角色，服务器应修补已知的操作系统和中间件的安全漏洞。系统应有效的防止用户通过各种手段绕过或逃避系统管理。性能指标系统应在满足标准软硬件配置的环境中，达到平均每分钟120页A4纸的处理能力。可扩展性系统应采用标准开放的通讯协议，开放接口与三方系统的整合。系统应具备良好的可扩展性，可以在系统规模扩大时，平滑的通过增加服务器节点得以实现支持。需求的实现选用产品我们认为司印-云打印管理平台软件的现有功能已经能大部分满足方案的需求。为了
10、达到方案的要求，需要选用如下功能模块：软件平台：司印-云打印管理平台软件 企业版(1) 漫游打印可是实现刷卡出纸，防止资料被别人取走。(2) 分账报表可精确核算打印成本并产生部门、项目和成本中心打印报表。(3) 人工审批需要审核员预览打印内容，同意后方可输出。(4) 强制标识可在输出上面强制植入动态水印。(5) 定向输出可设定符合条件的任务可以拒绝打印，提交审核或添加水印等。(6) 销毁管理在输出文稿植入条码，可跟踪每份拷贝的回收情况。有部分需求标准产品不能满足，需要作出一些方案调整或者通过系统定制，具体在下面章节详述。功能速查管理平台基于统一驱动（驱动虚拟化）的企业级私有云打印架构，提供了身
11、份认证，统一驱动部署，设备集中管理等诸多基础功能打印统计打印日志和计数，例如单双面，彩色黑白，纸张类型等分账报表以部门、成本中心和项目等不同维度的印量报表和Billing report配额管理打印复印传真扫描的权限和用量限制，可在用户级或部门级别设定 刷卡打印刷卡后方可出纸漫游打印在任意设备刷卡出纸强制标识在打印输出介质上强制输出页眉页脚(banner)和水印，可根据不同密级分别设定事件提醒设定一系列规则，符合规则的打印任务完成后发送邮件提醒人工审核打印前需要审核员（通常是部门主管或公司指派的审核人）审批后方可出纸智能审核通过机器学习和智能比对，智能判断打印文档是否需要拦截送审或是直接放行万能
12、打印只需装一个打印机，打印后弹出打印机列表选择输出的打印机定向输出打印策略和路由控制，符合规则的任务（可以是打印任务的各项属性或关键字）被强制指定输出设备，提交送审或拒绝打印。打印留底将打印任务的快照留存，可随时查阅（图片形式）打印追溯可通过打印属性以及内容中的关键字迅速定位到符合特征的打印日志异常管理订阅设备基于Public SNMP陷阱事件，出现订阅的异常时可以第一时间发送警告邮件到指定电子邮件地址。异常日志可以查询，可有效统计设备故障率，合理配置打印设备，提升设备管理水平。高可用性通过建立节点服务集群，达到出现服务器单点故障时可以无缝将打印任务转移到其他节点，保证用户打印不中断手机打印在
13、安卓和iOS上通过App和Wifi打印在线打印通过网页上传文件直接打印（图片，Office文档，PDF），不需要驱动和Office, PDF阅读器等应用程序复印统计复印日志和计数，例如单双面，彩色黑白，纸张类型等扫描统计扫描任务的日志和计数，例如用户，时间，页数等传真统计传真的发送和接收的日志和计数。（仅接收任务计入费用）复印内容留底将打印任务的快照留存，可随时查阅（图片形式）复印植入水印和页眉在复印输出介质上强制输出页眉页脚(banner)和水印，可根据不同密级分别设定复印审核需要审核员（通常是部门主管或公司指派的审核人）审批后方可复印出纸柯尼卡美能达机型的管控复印机的用户认证完全由司印系统
14、接管，可刷卡登录或在设备触摸屏上输入用户名密码实现登录。用户登录后，可以通过触摸屏选择性放行需要打印的任务，不需要打印出纸的任务可直接删除。由于司印与柯尼卡美能达拥有OpenAPI合作协议，因此可以完美的与柯尼卡美能达复印机整合。可以精确的记录打印、复印、传真和扫描的任务日志与统计。由于本方案制作时，没有得到用户需求关于柯尼卡美能达复印机具体机型的数据，这里列出可以支持的机型：黑白机型： Bizhub 421, 501, 601, 751Bizhub 223, 283, 363(这三款需要增加硬盘选购件), 423彩色机型： Bizhub C253, C353, C451, C550, C65
15、0 Bizhub C220, C280, C360, C452, C552, C652Bizhub C224, C284, C364, C454, C554, C654,C754快捷扫描(Scan to me)当代主流复印机均提供扫描到邮箱的功能。实际使用中用户的困扰是每次都得输入一遍邮箱地址，操作不方便还容易输错。从信息安全角度来说，用户可输入任意外部邮箱，瞬间就可将企业信息发送到外部，给信息安全管理带来隐患。司印云打印在主流六种品牌的复印机上，实现了快捷扫描(Scan to me )功能。用户只要刷卡登录复印机，司印系统就将与用户卡片绑定的邮箱地址发送给复印机，用户选择扫描到电子邮件时，用户绑定的邮箱地址便自动填入无需输入也无法
