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1、浅议电子档案的整理和保护 一、电子档案的整理现在，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。、文书电子档案整理一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不一样年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不一样年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不一样年代、不一样期限定时拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。经
2、过文书室处理，扫描成影像文件进入络，各类公文的传输、批办、督办均在上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完成的文件由承接部门依据文件的主要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可经过各个络终端在其权限范围内进行查询。、科技电子文件归档科技电子文件档案种类较多，能够根据基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。基建档案。基建档案的形成通常是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，因此，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来
3、，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。设备档案。企业引进技术和购置多种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐步向电子文件方向发展，我国设计院设计的产品也逐步实施了设计，而且企业的总图管理也采取了电子化。因此，在引进设备时必需在协议中明确提出电子文件的必须条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其它载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。会计电子文件整理工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每个月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系
4、统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统，其内容也能够光盘形式保留。但光盘归档时必需启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，责任人、主管会计、审核、记账等人员必需署名，以增强账簿的真实性和凭证作用。 二、电子档案的保护因为归档电子文件以脱机方法保留，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保留。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长久保留，所以，提倡档案部门配置光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。不过，刻录仪一时还难以普及，因此，软磁盘和光盘的保护仍是目前归档电子文件载体保护的关键，必需制订保护方法
5、。、软磁盘的保护、统一软盘的规格，使用寸高密盘保留。、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保留寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保留近年，而低质量软磁盘往往不到年，就读不出数据。现在市场上存在不少质量低劣产品，因此在选购软磁盘时要认真把好质量关。、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在一，温度控制在。、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保留电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘常常置于保护状态。、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，假如密码或文件名被遗忘，电子文件
6、就难以打开。因此对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保留。、在条件许可时，立即将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保留。、光盘的保护规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在，相对湿度。注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。所以，光盘要十分注意避光。不论磁盘还是光盘，定时复制是目前延长电子文件寿命的有效方法，磁盘每年，光盘每年转储一次，转储后的载体和原载体一样编号保留。
