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1、档案功能方案【精选文档】1.1 档案业务综合管理系统设计1.1.1 系统设计原则XX市数字档案馆系统是一个综合的、可扩展的网络应用系统,其功能涵盖了档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、组织、发布、利用以及系统管理全过程，为了实现项目建设目标，我们确定如下总体设计原则：原则描述先进性 采用组件式开发、身份认证、全文检索等多项核心技术及先进的体系结构，选择先进的软件和硬件技术构造系统的支撑平台和运行环境，建设具有国内领先水平的支撑平台和应用软件系统，保证系统具有充分的先进性。开放性 考虑到将来发展需要及扩充性能要求，在设备选择及联网方案上,要坚持开放性原则，保证该系统对各种硬件设备的
2、互连互通；在应用平台和系统设计时，支持跨平台和开放数据接口，保证每个独立系统的设计要求外，充分考虑到各系统互连，实现数据共享、交换等应用集成服务.实用性 充分考虑各类使用人员的能力和素质、专业结构、部门业务需求等诸多因素对系统产生的综合影响，遵循档案管理人员的操作习惯；注重突出各项系统功能的实用性；提供方便的联机帮助;系统管理简单，尽量一键操作，系统默认多数选项，使管理更加简洁方便;人机界面友好,可操作性强。可扩展性 项目建设不仅要着眼于现在，而且要放眼未来.采用多层体系结构，实现用户操作界面、业务逻辑和数据的分离，便于系统扩展;做好总体规划，保证系统平台、应用平台和应用软件不仅能够满足现在的
3、要求，而且可以方便地扩展将来的业务需求，并具有向未来技术平滑过渡的能力；在系统设计时,应保证应用系统具有良好的二次开发功能,满足用户对系统自扩充需求。可靠性 系统平台采用高可用技术，保证系统能长期稳定的不间断运行,采用流行、成熟、稳定、先进的操作系统、数据库、网络协议和中间件等系统软件平台,在网络、主机、数据库或应用系统出现问题时,能及时、快速地恢复，保证系统的稳定性；在应用系统设计中，充分考虑到可能出现的各种情况，采取相应的技术措施,尽可能减少系统故障，系统对主要环节具有监控功能.灵活性 采用高内聚、低耦合原则进行模块划分。模块间提供相应的接口，当应用系统的业务或功能要求发生变化时，可以通过
4、简单的对相应模块的修改或者增加功能模块来实现功能扩展。整个系统组织采用模块化的设计原则,不同软件、硬件平台之间具有良好的兼容特性. 采用开放的系统体系设计结构，兼容不同软件、硬件平台系统。应用软件采用各种编程接口和图形接口，可充分利用现有设备资源，系统能够满足对未来情况变化的需求。安全性 本项目应采用身份认证、访问控制、数字签名、数据加密解密、防火墙、入侵检测和隐患扫描等安全技术,建立包括物理、网络、系统、应用、管理等环节的多层次、全方位的安全保障体系，确保系统的安全性。可管理性 系统的部署、使用及管理以简便、易于操作、方便实用为准则，采用基于Web方式管理系统,降低系统管理、维护成本，提高系
5、统的可管理性。1.1.2 应用系统说明应用系统名称应用说明档案资源采集系统 实现档案数据著录、上报数据接收、历史数据导入、数字化成果接收等多种方式收集档案信息资源，对不同来源的档案资源进行采集和整理，充实和扩大档案核心资源数据库。建立起包括文书、科技、照片、声像等传统档案和人物、婚姻等专题档案以及政府公开信息、现行文件、各类资料在内的目录数据库和电子文件数据库。并对采集数据进行初步规范化处理。档案资源管理系统 实现对实体档案文件、电子档案文件、资料及现行文件等的标准化、规范化管理，提高档案馆馆藏数据的质量和管理工作效率，保证档案的安全和电子文件的真实、完整和有效。通过档案整理、保管、鉴定等实现
6、档案的永久保存。档案资源利用系统 实现对档案馆藏数据的利用管理，为档案管理人员和社会公众提供多样化的检索功能和利用功能，利用范围包括电子档案信息和实体档案资源。系统通过借阅管理以及检索管理为利用者提供方便、快捷的信息资源利用服务。虚拟档案室 采用集中存储、分布管理、共享发布模式,将XX市所有立档单位档案室搬上网，实现档案是数据的“大集中，是“数字档案馆“的功能延伸，其功能涵盖档案室的实体档案辅助管理、电子档案管理、监管管理、档案在线年检、在线移交、保管、利用、鉴定、统计所有业务管理。1.1.3 档案资源采集系统1.1.3.1 功能模块划分1.1.3.2 基本功能概述功能名称功能描述主要子功能档
7、案著录实现馆藏档案数据、现行文件信息及各类资料信息的录入、修改、删除、数字化采集等功能;提供双机录入自动校对。支持电子文件（包括扫描影像文件、超大型文件）非标准格式向标准格式的转换，包括文本转换PDF、音频转换AVI、视频转换WMV等功能。l 数据著录l 数字化采集l 双机校对l 格式转换l 网格录入档案接收用于接收来自党政信息网“虚拟档案室”的全宗单位或者其他途径上报的各类档案数据。还包括档案馆原馆藏历史档案数据的导入.可接收数据类型包括档案数据目录以及数据文件.上报的数据格式参照浙江省、宁波市、XX相关交换标准,采用XML目录及原文标准交换格式，并支持DBF档案目录交换.其中原文数据格式支
8、持XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式，支持TIFF、JPEG、DJVU等扫描图像文件格式(对TIFF、JPEG、PDF等格式进行汉字识别和压缩保存），支持MP3、AVI、WAVE等音频文件格式，MPEG、ASF、RM、RMVB等视频文件格式。系统支持同类型格式间向标准格式转换，并能进行数据文件标准检查、验收报告打印等。系统预设同XX市档案局二期办公自动化系统的数据交换接口，自动实现办结公文的归档接收。l 数据接收l 数据导入l OCR识别l 格式转换l 数据检查l 验收报告打印l 目录关联档案征集档案征集是指档案馆向社会征收、购置或接收公共赠送的档案资料或向社会提供个人、
9、家庭等重要资料的档案的寄存等管理功能.系统提供上述档案征集方式的登记、分类、档案管理、移交、统计等功能。l 档案征购l 档案馈赠l 档案寄存l 数据管理l 统计分析文件采集是指对已经制作完成的标准或非标准的电子档案目录及已经过数字化加工的电子文件的接收和处理。对通过数字化采集或接收的图片或文本文件能够转换为PDF文件,并集成数字水印，可对JPEG、PDF等格式文件进行水印添加。系统支持OCR(集成北京清华文通OCR SDK开发包）自动识别TIFF、JPEG等扫描格式文件以及PDF图像文件,并能生成双层PDF。针对JPEG、TIFF等图像文件系统提供图像再处理工具以及文本扫描的在线数字化扫描加工
10、工具。系统同时提供数据导入恢复功能，并可在数据接收过程中依据档案著录规则对导入数据进行完整性、唯一性校验，确保数据完整准确.还提供对档案数据目录的批量处理.l 在线扫描l 图像处理l 格式转换l OCR识别l 批量处理l 数字水印管理信息录入包括年检数据的进馆接收以及其他档案进馆及日常管理信息的登记、统计、等功能.对于日常管理功能中部分可累加统计的数据系统自动实现累计功能。l 年检数据接收l 档案管理登记1.1.3.3 详细功能描述1.1.3.3.1 档案著录档案著录主要实现对各门类档案数据的著录功能，包括档案目录著录以及实体档案的数字化加工及文件挂接等。1.1.3.3.1.1 数据著录系统提
11、供档案目录普通界面著录、网格录入等手工著录模式。普通界面著录允许档案管理员通过系统维护管理功能进行各个类别档案著录界面自定义，包括设定著录字段的位置、长度、默认值、字体大小、标签颜色等内容。档案著录界面提供保存、新增、复制、上一条、下一条、首条、末条、数据关联、文件挂接及数字化扫描等功能。数据著录完毕点击保存,系统可自动根据档案著录规则对著录元数据进行判断,如果不符合要求,系统将立即给出提示并定位错误位置，提示用户修改.对于符合规则的档案数据条目将直接保存入库。网格录入方式是类似Excel方式的档案目录数据快速著录模式，系统提供著录字段选择、单行复制、多行复制、自动携带复制、多行携带复制、自动
12、保存等功能。网格著录界面提供排序、检索、批量修改、批量替换等著录辅助管理功能。1.1.3.3.1.2 数字化采集系统提供数字文件上传和数字化采集控件两种数字化采集方式。用户第一次使用数字化扫描加工控件需要进行安装.该数字化控件提供在线数字化加工功能，实现对纸质文件及图像文件的数字化扫描及图像处理。控件自动调用客户端扫描设备驱动程序,用户可以从本地服务器进行文件或图片扫描或者从本地服务器选择需挂接文件，完成文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，数字化成果直接同档案目录进行上传挂接.控件提供抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图片截取、图像自动压缩、格式
13、转换、图像拼接等图像格式处理操作。控件支持将多份TIFF扫描文件拼接成为一份PDF文件进行挂接。系统通过数字化文件上传可挂接经音视频采集、音视频转换、DVD光盘处理等数字化加工产生的各种数字化成果。系统支持多种多媒体方式的数字化加工，具备强大的兼容性和可扩展性。系统支持将WORD、JPEG、TIFF等各式的文本或图像文件转换成标准PDF文件，音频等转换为AVI格式，视频转换为WMV等。1.1.3.3.1.3 双机校对双机校对是提高档案著录准确性的一个重要检验步骤。双机校对在系统后台自行完成。双机校对提供对已著录档案目录（至少两个用户对相同档案目录分别进行著录）元数据的匹配验证。对验证通过的档案
14、目录系统自动转入数据管理模块，未通过验证的数据条目系统自动抛出并进行特殊颜色标注,需相关著录人员检查后进行修改并保存，供系统第二次进行匹配验证，以此类推.双机校对的校对过程可由系统自行设定校对时间及用户点击校对按钮完成两种方式.双机校对规则需用户通过校对参数模块进行设置。1.1.3.3.1.4 格式转换在档案管理中，文本、图像、音频及视频等需要转换成统一的管理格式。格式转换提供上述四类电子文件向标准格式的转换.系统通过文件后缀名判断电子文件类型,自动完成各类文件向对应类型的标准格式转换。转换过程可由用户进行单份文件转换，批量转换以后系统后台自动转换。扫描型文本文件及图像可以转换成PDF标准格式
15、，可转换的格式包括TIFF、WORD、JPEG等；音频向AVI格式的转换,可转换格式包括MP3、WAVE等；视频向WMV格式的转换，可转换格式包括MPEG等。1.1.3.3.1.5 回收站当用户从系统中删除一些档案目录数据或文件数据时，系统并没有将这些数据直接清除，而是将这些信息放入回收站。当用户发现误删除一些数据时，可以在回收站中找到相应的数据，点击“还原”按钮，系统自动将数据还原到原来的数据存放地。回收站根据删除数据的性质分为档案目录信息回收站和文件信息回收站，分别存放从系统中删除的档案目录信息和文件信息.1.1.3.3.2 档案接收1.1.3.3.2.1 数据接收 数据接收是接收来自部署在党政信息网上的“虚拟档案室”系统或者其他途径提交上来的各类档案数据。数据接收首先要进行接收数据登记，登记信息包括报送单位信息、报送目录及文件数量、报送时间及报送人等信息.系统将报送上来的数据进行接收后，数据将进入临时接收库，以便档案管理员进行数据审核，审核通过数据将进入档案资源正式库。对于不符合要求的报送数据，档案管理员将进行数据退回操作,并填写退回意见等。数据可接收的电子文件格式包括XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式， TIFF、
