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1、武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司Wuhan Kaidi green energy development & operation CO.LTD 档案管理规定（试行版）KY-GL-G-13-A版 次A/O分发号持有人状 态受控 非受控 作废密 级秘密 机密 绝密编制/日期审核/日期批准/日期2008年8月 日发布 2008年8月 日试行目 录1 目的12 范围13 定义14 职责25 程序25.1 档案的收集与归档25.2 档案的编号45.3 档案的保管55.4 档案的借阅55.5档案的保存与保护65.6档案的销毁65.7 档案管理流程图76 相关文件77 记 录 7档案管理规定 版次：A/O
2、页次：5/161 目的为规范公司档案管理，增强公司档案管理的实用性和有效性，提高档案的利用效率，特制定本规定。2 范围本办法适用于公司所有档案的归档、保管、借用、鉴定、销毁等过程。3 定义3.1 档案档案是指公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料（不包括人事档案、财务档案）。3.2 声像档案指公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的具有一定保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。3.3 档案种类公司的档案按门类型分类模式可划分为：3.3.1 经营策划类：包括规划、项目方案、图纸、企业经营决策、相关政府政策、协议、合同、会议纪要、文件等文件材
3、料。3.3.2 计划审计类：包括各种计划、统计报表、计划管理、统计分析及审计中形成的各种文件材料。3.3.3 物资供应类：包括物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。3.3.4 资产类：包括土地、房产信息；办公家具、办公设备出入库、维修资料等；生产设备仪器的技术文件，安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。3.3.5 行政管理类：包括系列公司制度、文件、规定，考勤表、各类总结等。3.3.6 技术研发类：包括质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料
4、。3.3.7 产品生产类：有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。3.3.8 市场销售类：包括经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。3.3.9 其他。4 职责4.1 总经理工作部负责档案管理工作。4.2 档案室是公司档案管理的专职机构，是公司档案资料的储存基地和利用中心，负责公司主体档案的组织和管理，并对公司各职能部门与各凯迪绿色开发有限公司的档案管理工作进行指导、监督和检查。4.3 总经理工作部设专职档案员一名，负责归档、立卷、制作案卷目录，做到科学分类，陈列有序；
5、并指导部门档案管理员收集资料，科学分类，按时组卷归档，检查重要资料是否遗失、残缺、规范。4.4 各部门负责人必须保证本部门档案、资料的完整性和及时性，纳入部门考核；并指定专人兼任档案管理员，负责将部门处理完毕或批存的文件统一归档保存，并按本规定5.1.2的时间和频率，将部门档案汇到档案室。该人员需保持相对稳定，若有变动应及时通知档案室。总经理工作部每季度组织一次归档检查工作，作为部门考核。4.5 各部门人员为档案的形成与利用者，应对自己所形成的档案材料的真实性、准确性及完整性和归档的及时性负责，对所利用的档案负保护和保密责任。4.6 上述各相关人员的档案管理职责范围，纳入KPI考核范围。5 程
6、序5.1 档案的收集与归档5.1.1 档案的收集a) 凡公司缮发的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由总经理工作部专人收集管理，在档案资料归档期移交档案室，并填写“档案移交表”交档案室签字后作为档案移交的记录。b) 一般性资料以部门为收集单位，由部门档案管理员负责收集整理，在档案资料归档期，填写“档案移交表”移交档案室。如因业务处理需要，原件须由经办部门保管的，经部门负责人审核、总经理批准后由该部门妥善保存，复印件归档档案室。c) 由多个部门共同参与办理的工作，以及活动中形成的文件材料，在工作结束后由主办部门整理归档。后续作为部门档案送档案室。d) 员工
7、外出学习、考察、调查研究、参加会议等公务活动返回后，及时将有利公司发展和带有保密性的培训资料、会议 文件等资料交部门档案管理员，填写“文档登记表”交部门档案管理员签字证明后，并作为差旅报销参考。5.1.2 归档时间a) 公司各部门档案每季归档一次，由部门档案管理员负责办理，每季度第一个月第二周为档案资料归档期。b) 因计划、审计的特殊性和保密性，一般存放于部门内，直至第二年3月归档上年档案。c) 新购置的固定资产资料应在购置结束后3日内归档。d) 差旅带回资料应在人员回到公司3日内归档。e) 部门专项资料归档原则上为该任务完成后7天内。f) 档案室档案管理员每年4月，汇总本年已经归档资料编制档
8、案总目录、档案分类目录，确认单位交接清单与在存档案的一致性，然后存档。5.1.3 归档a) 对各部门移交的资料由档案员根据内容、部门、项目、性质进行分类，编号。编号规则详见5.2。b) 文件均以左方装订为原则，对准左上角、理齐订牢。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。c) 归档档案应依卷案号顺序存于档案盒内，根据内容填写“档案目录”。d) 档案盒封面、脊背正楷标明档案号、年度、保管期限等，依类依次存入档案柜。5.2 档案的编号5.2.1 档案编号结构K Y 0000 AA 00 000 （）载体类型档案卷案号资料小类资料大类年度号公司代码5.2.2 档案编号
9、的定义与规定a) 公司代码：KY，为凯迪运营缩写。b) 年度号：档案形成年度。c) 资料大类：经营JY，计划JH，审计SJ，物资WZ，资产ZC，行政XZ，技术JS，生产SC，销售XS，其他QT。d) 资料小类：以01开始数字编码，详见附件表。e) 卷案号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数视该类档案数量多少，及增长情形斟酌决定，一般是采用3位。f) 载体类型：纸质P，照片PT，电脑光盘CD，影象光盘VCD或DVD，声音资料MP3等。5.2.3 档案编号填写档案编号填写于资料首页的右上角。5.2.4 其他规定a) 档案编号内应预留若干空档，以备将来随时增补之用。b) 档案编号一经确定，不宜修改，如
10、确有修改必要，应事向总经理工作部负责人申请，并拟订新旧档案分类编号对照表，以免混淆。5.3 档案的保管5.3.1根据档案内容公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。档案存放期限由档案归属部门与总经理工作部协商划分，一般存放惯例如下：a) 永久保管（10年以上）：公司章程、股东名册、股东大会会议纪录、董事会文件、政府机关许可证或任命书、合同、其他需要长期保管的重要文件和统计资料。b) 长期（310年）：与决策有关的重要会议纪录和考查性文件、公司全体通告文件、市场调查汇总报告等。c) 短期（3年以下）：业务日志，一般请示，及部门可以独立存放的文件。5.3.2 根据
11、档案内容公司档案密级分为绝密、机密、秘密、普通四个级别，具体见公司保密管理规定划分。绝密级档案需董事会2人以上批准可档案室内阅读；机密级档案经公司总经理审批后，只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经副总以上审批可以借阅，但借阅时间不得超过8小时。5.4 档案的借阅5.4.1 凡需借阅档案者，均须填写“档案借阅申请单”，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。普通档案资料，由借阅人所在部门负责人和总经理工作部负责人签批即可。5.4.2 案卷一般仅供阅看，如要外借复印，必须在“档案借阅申请单”上勾选“复印”项，详细写明用途由总经理工作部负责人批准。5.4.3 外借档案者须在“档案借
12、阅登记簿”上注明预计归还时间，最多不超过一个星期，具体视借阅目的和借阅案卷数量而定，原则上必须当天归还。档案归还时，借阅人和档案管理员要将资料目录和实际文件内容当面点清。5.4.4 档案资料借阅一次不能超过3卷，超过3卷的借阅人必须把原借出的档案全部归还后方可再借。5.4.5 借阅人必须爱护档案，不得涂改、损坏、圈点、批注、私自复印等，不得私自转借他人。5.4.6 申请查阅本部门历史档案直接由部门负责人签批即可查阅。5.4.7 申请查阅非本部门档案，必须由借阅人部门负责人、需查阅资料的归属部门负责人、总经理工作部负责人及总经理签批。5.4.8 借出的档案材料务必按期归还，如需超期使用，补填“档
13、案续借申请单”由借阅人部门负责人签字后交档案室备案。5.4.9 归还档案时，档案员应认真检查是否有缺损、涂改，及时填写“档案借阅登记簿”中的归还信息。如发生丢失或者损坏，档案员及时向签批负责人和总经理工作部报告，根据批示意见处理。5.5档案的保存与保护5.5.1 各类档案载体要按其材料性质及用途分别装入具有保护功能的资料袋、盒、夹等内形成保护单位，防止破损，便于保存。5.5.2各类档案应按类别整齐有序的排列保存于密集架、资料柜内。磁盘、光盘等电子档案应置放在专门的防磁柜内，密机档案资料应专人专柜保存。5.5.3 档案室要注意防盗、防火、防光、防尘、防潮、防污染、防有害生物，注意调节适宜的温湿度
14、。为保证安全，非档案员不得随意进入。5.5.4 档案员要经常检查各类档案载体字迹变化、霉变、生虫、破损等情况，及时修复破损、变质档案。5.6档案的销毁5.6.1 公司档案室每年5月申请销毁公司档案资料。5.6.2 档案销毁的具体工作由公司档案室承办，对已失效的档案和超出保存期限的档案，由档案管理员编制年度“档案销毁清册”。5.6.3 由档案送交部门对年度“档案销毁清册”中本部门需销毁档案进行初审，经部门负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。5.6.4 档案销毁由档案管理员执行，由档案送交部门派人监销，共同在销毁清册上签字。5.7 档案管理流程图外训文件、资料定期归档，移交部门收集整理档案员接收开 始档案员分类鉴定编号档案员装订整理入盒、入柜保存定期核对、检查归还借阅如过期做销毁申请相关领导审批借阅需求 结 束如期未使用完办理续借如期使用完总经理批准销毁6 相关文件7 记录7.1 档案编号附表（KY-GL-G-13-A-01）7.2 档案移交表（KY-GL-G-13-A-02）7.3 文档登记表（KY-GL-G-13-A-03）7.4 档案借阅申请单（KY-GL-G-13-A-04）7.5 档案借阅登
