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1、英国国家文秘职业资格标准（大纲）说明：下面所列的是英国的国家文秘人员职业资格标准。这套标准非常详尽，共分4个级别，由低到高依次为1级到4级。每个级别代表不同难度和要求的工作。这套标准是由个别的、独立的单元组成的，所谓单元（unit）是指在文秘工作中某个特殊领域的个别的要求，每个单元都有一段描述信息，简要说明该单元的具体内容。单元是由元素（element）组成的，元素是指在工作中个人能够完成的一系列内容。每个元素包括：绩效标准：用结论性术语编写的说明，展示文秘人员的工作应达到的标准。范围说明：用来说明上述标准和要求所适用的条件。知识和理解力：对完成文秘工作所必需的。现将这套标准的大纲译出来，供大
2、家在讨论秘书体系时参考。1级单元一 对工作流程的效率作出贡献元素1.1 计划和组织自己的工作元素1.2 不断开发自己以改进工作绩效元素1.3 维护自己的工作领域以支持工作流程单元二 对工作现场的健康、安全和保密的贡献元素2.1 防止工作场所的危险元素2.2 在事故或紧急情况下降低可能对人或资产的危害元素2.3 维护工作场所及其内容的保密性单元三 操作和保养设备元素3.1 遵循操作说明书操作设备元素3.2 保持设备清洁，运行状况良好单元四 开发有效的工作关系元素4.1 与同事建立和维持有效的工作关系元素4.2 给参观、访问者提供支持和帮助单元五 处理信息元素5.1 处理进来和出去的通讯信息元素5
3、.2 提供信息以满足不同的需求元素5.3 检查和处理常规、数字的信息单元六 使用已建立的存储系统存储和调用信息元素6.1 用已建立的存储系统存储信息元素6.2 从已建立的存储系统中获取信息单元七 遵照指令编制文件元素7.1 用键盘生成文件元素7.2 用复制设备生成复印件（拷贝）单元八 处理邮件元素8.1 接受、分类和分发邮件元素8.2 邮寄dispated mail分寄邮件单元九 监控和签发办公用品元素9.1 监控办公用品需求情况元素9.2 签发办公用品需求2级单元一 开发自己以改善绩效元素1.1 澄清并承认自己的开发需要元素1.2 准备开发自我的行动计划元素1.3 实施和回顾个人开发计划单元
4、二 监督控并维持健康、安全和保密的工作场所元素2.1 监控和维持工作场所的健康和安全元素2.2 监控和维持工作场所的保密性单元三 对工作流程的有效性作出贡献元素3.1 计划和组织自己的工作日程元素3.2 获得和组织对自己的工作活动有支持作用的信息元素3.3 获得并维持完成自己的工作所需的物质资源单元四 建立并维持有效的工作关系元素4.1 形成并维持与同事的工作关系元素4.2 接待和帮助参观、访问者单元五 存储、提取和提供信息元素5.1 维护已建立的存储系统元素5.2 为特定的需要提供信息单元六 维持计算机系统中的资料元素6.1 把资料和文件输入计算机系统元素6.2 从计算机系统找到并提取资料元
5、素6.3 用计算机系统打印文件单元七 准备文件元素7.1 回复来函元素7.2 准备各种文件单元八 接受和传递信息元素8.1 用电子手段接受和传递信息元素8.2 接受和发送邮件单元九 保持和签发办公用品元素9.1 预定、监控和保持办公用品元素9.2 根据需要分发办公用品单元十 处理与物品和服务元素10.1 预定物品和服务元素10.2 处理报销事务单元十一 组织施行与住宿安排元素11.1 为别人安排旅行元素11.2 为具体目的预订食宿单元十二 对事件安排的贡献元素12.1 协助安排事件中的支持设备和材料元素12.2 协助安排有关事件的到场人员元素12.3 协助安排有关事件的服务需求单元十三 从现有
6、的材料中形成和呈现业务文件元素13.1 用键盘从给定的材料中形成业务文件元素13.2 用键盘以各种格式呈现业务文件单元十四 从录音材料中生成并呈现业务文件元素14.1 从录音指令中用键盘形成业务文件元素14.2 用键盘以各种格式呈现业务文件单元十五 从听写的材料中形成和呈现业务文件元素15.1 从听写的信息中用键盘形成业务文件元素15.2 用键盘以各种格式呈现业务文件3级单元一 对绩效改进的贡献元素1.1 开发自己以提高绩效元素1.2 为改善同事的绩效作出贡献单元二 对保持健康、安全和有效的工作环境作出贡献元素2.1 监控、保持安全、健康和保密的工作场所元素2.2 保持有效的工作条件单元三 对
7、工作的计划、组织和监控作出贡献元素3.1 计划和认可工作元素3.2 监控并控制认可目标的达成元素3.3 管理开会单元四 创建、开发和保持有效的工作关系元素4.1 与同事创建、开发和保持有效的工作关系元素4.2 与外界人员创建、开发和保持有效的工作关系单元五 研究、准备和提供信息元素5.1 研究、检索和选择信息以满足特殊需要元素5.2 准备并提供信息以满足特殊需要单元六 用计算机系统输入和整理资料并呈现信息元素6.1 综合、整理不同类型的资料元素6.2 以各种格式呈现信息单元七 起草与准备文件元素7.1 起草文件以满足具体的要求元素7.2 发出和回复函件单元八 开发、实施和保持程序元素8.1 开
8、发程序以满足具体需要元素8.2 实施和保持程序单元九 获得、组织和监控材料及设备的使用元素9.1 获得和组织材料及设备元素9.2 监控材料及设备的使用元素十 组织和记录会议元素10.1 安全和准备会议元素10.2 出席、支持并记录会议元素10.3 形成和完善会议记录单元十一 安排和监控旅行及食宿元素11.1 组织旅行及食宿安排元素11.2 监控并确认旅行及食宿安排单元十二 对掌握和控制财务条文作出贡献元素12.1 对掌握财务条文作出贡献元素12.2 对控制财务条文作出贡献单元十三 用各种各样的信息准备、形成和呈现文件元素13.1 研究与准备信息元素13.2 用键盘形成和呈现文件单元十四 根据自
9、己的记录准备、形成和呈现文件元素14.1 作记录并准备信息元素14.2 用键盘编制和呈现文件单元十五 根据讲话录音准备、编制和呈现文件元素15.1 根据不同质量的讲话录音准备信息元素15.2 用键盘编制和呈现文件4级单元一 促进个人与团队绩效的改进元素1.1 开发自己和个人以改进绩效元素1.2 对协作与团队活动的成绩作出贡献单元二 组织和保持高工作效率的条件元素2.1 保持高生产率的工作条件元素2.2 获得、分配和控制资源以保证维持高生产率的工作单元三 计划和控制活动以满足目标元素3.1 准备和更新作业计划元素3.2 实施作业计划元素3.3 监控和评估工作活动单元四 建立和保持高生产率的工作关
10、系元素4.1 与同事建立和保持高生产率的工作关系元素4.2 与组织外部的人建立和保持高生产率的工作关系单元五 影响和促进决策元素5.1 领导会议，促进决策元素5.2 通信信息的交换影响决策元素5.3 准备和呈现管理信息以促进决策单元六 计划和设计系统及程序以满足组织的需要元素6.1 确定组织对于系统和程序的需要元素6.2 设计和认可系统和程序以满足组织需要单元七 实施、评价和改进组织系统和程序元素7.1 组织系统的程序的实施元素7.2 评估系统和程序的有效性，找出改进的机会单元八 为提供资源和服务订立合同元素8.1 为资源和服务合同谈判元素8.2 为资源和服务订立合同元素8.3 监控合同的执行
11、单元九 谈判和控制财务资源以实现组织计划元素9.1 准备财务预算和资源以实现作业计划元素9.2 监控和控制财务资源举例：对单元的说明单元1对工作流程的效率作出贡献本单元是关于考核对象对工作现场的全面的、有效的贡献和主管人设置的目标成就的。在主管人的指令和讨论下，考核对象应寻求改进个人的操作，组织自己的工作流程，协调自己与同事之间的工作，在工作持续有效的条件下照管自己的工作区域。元素1.1组织自己的工作元素1.2自我发展以改进操作元素1.3保持自己的工作区域以帮助工作流程单元2对工作现场的健康状况、安全和保密作出贡献元素2.1对预防工作现场的危险作出的贡献元素2.2对在偶然事故或者紧急事件中控制
12、对人或财产的破坏方面作出的贡献元素2.3对工作现场保密作出的贡献及其内容单元3操作和管理设备本单元是关于考核对象操作设备，作为自己活动的一部分的能力的。它要求按照指令操作设备来配合程序。它也要求按照指令清洁设备，如：键盘和屏幕及消耗品的补充。元素3.1根据指令操作设备元素3.2保持设备的清洁和工作条件单元4发展有效的工作关系本单元是关于考核对象在工作现场与其他人一起和谐有效工作的能力的。它也表明他们对工作区域的来访者的问候，并且在考核对象自己的职权范围内，通过查明他们的需要和与他们会悟、安排来访者见适当的人等来帮助来访者的能力。元素4.1建立与保持与员工中的其它人员有效工作的关系元素4.2问候和帮助来访者单元5处理信息本单元关于信息的各种各样处理方法。它表明考核对象使用电讯设备，接收以及发送信息的能力，包括根据自己的目的和根据其它方面的需要。它也表明通过发现信息需要对信息申请作出反应的能力，以及随后在同意的时间内以一种可接受和适当的方法如原物、从原物得到的拷贝、口述等提供信息的能力。元素5.1处理输入和输出的电讯元素5.2提供符合特定要求的信息元素5.3检查和处理日常的数字信息单元6利用一个已建立的存储系统存储和调用信息本单元是关于考核对象利用一个已建立的存
