《行政部规范化管理工具箱》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政部规范化管理工具箱（158页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、行政部规范化管理安徽国建钢结构股份有限公司2012-06-11目 录第一章 行政部组织结构与责权5第一节 行政部职能与组织结构5一、行政部职能5二、行政部组织结构5第二节 行政部责权6一、行政部职责6二、行政部权力8第三节 行政部管理岗位职责8一、行政总监岗位职责8二、行政部经理岗位职责10第二章 前台接待管理11第一节 前台接待岗位职责11一、接待主管岗位职责11二、接待专员岗位职责11第二节 前台接待管理制度12一、前台接待礼仪规范12二、来访人员接待管理制度15三、前台电话接听管理制度17第三节 前台接待管理表格19一、客人来访登记表19二、函件收发登记表20三、前台接待日志表20第三章
2、 办公事务管理22第一节 办公事务岗位职责22一、办公事务主管岗位职责22二、办公事务专员岗位职责22三、行政办公秘书岗位职责23第二节 办公事务管理制度24一、办公设备管理制度24二、办公用品管理制度27三、办公文书管理制度31七、图书资料管理制度34第三节 办公事务管理表格36一、办公设备登记表36二、办公用品领用表36三、办公文书会签单36四、档案借阅审批表38五、信件领取登记表38六、印章使用登记表39七、图书资料借阅表39第四章 行政人事管理41第一节 行政人事岗位职责41一、行政人事主管岗位职责41二、行政人事专员岗位职责42第二节行政人事管理制度43一、员工考勤管理制度43二、员
3、工出差管理制度48三、公司会议管理制度51四、公司提案管理制度55五、日常纪律管理制度58第三节 行政人事管理表格62一、员工考勤登记表62二、年度考勤汇总表62三、员工请假申请单62四、员工加班申请表63五、员工出差申请表63六、差旅费报销清单64七、公司会议记录表64八、提案管理记录表66九、员工提案评定表66十、员工奖惩记录表66十一、员工违纪处理表67第五章 安全管理68第一节 安全管理岗位职责68一、安全主管岗位职责68二、安全专员岗位职责69第二节 安全管理制度70一、公司值班管理制度70二、员工出入管理制度72三、车物出入管理制度75四、安全保卫管理制度79五、消防安全管理制度8
4、3六、公司保密管理制度86第三节 安全管理表格92一、值班登记日志表92二、保安执勤日志表92三、外出员工登记表93四、来宾出入登记表93五、安全状况检查表93六、防火设施检查表94七、突发事故报告表95八、事故统计汇总表95第六章 车辆管理97第一节 车辆管理岗位职责97一、车辆主管岗位职责97二、司机岗位职责98第二节 车辆管理制度99一、公司车辆管理制度99二、车辆安全管理制度103三、公司司机管理制度105第三节 车辆管理表格109一、车辆登记表109二、车辆检查表110三、车辆请修表111四、保养记录表111五、车辆加油表112六、用车申请表113七、派车记录单114八、车辆事故单1
5、14九、用车记录表116十、车辆费用表118第七章 总务后勤管理120第一节 总务后勤岗位职责120一、总务后勤主管岗位职责120二、宿舍管理专员岗位职责120三、食堂管理专员岗位职责121四、保洁专员岗位职责122五、绿化专员岗位职责123第二节 总务后勤管理制度124一、员工食堂管理制度124二、员工宿舍管理制度127三、清洁卫生管理制度130四、环境绿化管理制度133第三节 总务后勤管理表格138一、食堂卫生检查表138二、住宿人员管理表139三、清洁卫生管理表141第八章 公关事务管理143第一节 公关事务管理岗位职责143一、公关事务主管岗位职责143二、公关事务专员岗位职责143第
6、二节 公关事务管理制度144一、公关管理办法144二、参观管理规定146三、公务接待制度147四、对外宣传制度150第三节 公关事务管理表格152一、商务接待安排表152二、公司参观申请表153三、公关接待审批表153四、公关活动策划表154第一章 行政部组织结构与责权第一节 行政部职能与组织结构一、行政部职能行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。1参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。2沟通职能。行政部应清晰传
7、达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。3管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。4服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。二、行政部组织结构由于公司所属行业和规模的不同，公司的组织结构也不尽相同。图1-1是依据行政部的职能分类而设计的组织结构。行政部经理办公事务主管总务后勤主管前台接待主管公关事务主管前台接待专员公关事务专员办公事务专员秘书宿管管理员食堂管理专员保洁绿化人员行政人事主管行政专员车辆主管司机安全保密主管安全专员行政总监图1-1 行政部组织结构示例第二节 行政部责权一、行政部
8、职责行政部负责管理公司的日常行政事务，做好上传下达、沟通联系和综合协调工作，确保公司各项工作正常运行。其具体职责如图1-2所示。职责14职责13督促检查各职能部门对公司有关决议、计划及各项行政管理制度的执行情况做好公司内部的联络沟通工作，及时向上反映情况，向下反馈信息职责11职责12协调各部门间的工作，督办检查各项工作和计划安排各种文体活动职责1制定公司各项行政规章制度，保证各项工作规范化进行负责公司行政工作计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作负责接待来访人员及对外联系工作负责管理公司办公设施，做好办公用品采购、发放、使用登记、保管和维护管理工作负责员工考勤、出勤统计、报表制作及分析等人事
9、管理工作负责公司日常安全保卫及消防管理工作负责全公司资料、信息的管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作负责公司会议组织、记录及归档工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责公司公务车辆的管理调度工作负责公司总务后勤管理工作职责9职责10图1-2 行政部职责二、行政部权力为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有6项工作权限力，如图1-3所示。权力1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权依照制度，对行政检查中发现的问题有处理权依照制度，按规定程序，对其他部门有处罚建议权依照制度，对公司员工违反行政制度有处罚建议权有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工
10、作对部门内部员工的聘任、解聘有建议权权力2权力3权力4权力5权力6图1-3 行政部权力第三节 行政部管理岗位职责一、行政总监岗位职责行政总监负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。其具体职责如图1-4所示。职责1组织制定、完善并监督执行公司的行政管理制度做好行政、人事部门的总体预算管理工作负责公司行政方面重要会议和重大活动的组织筹备工作定期组织办公职能检查，发现问题及时解决，同时督促采取纠正和预防措施管理公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境负责统筹、协调行政部门与公司其他部门的工作，确保部门之间的良好协作负责公司固定资产及低值易耗品的统筹管理工作（包括管理员工宿舍、员工食堂和公务车辆
11、等）接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8代表公司与外界有关部门和机构联络，并保持良好的合作关系负责宣传企业文化，提升公司内外部形象职责9职责10做好行政管理的统筹安排，负责指导、管理部门内部及公司各部门人力资源和行政工作掌握公司行政管理工作的运行情况，适时向总经理汇报职责11职责12图1-4 行政总监岗位职责二、行政部经理岗位职责行政部经理负责全面规划、指导，协调公司内相关行政支持服务。其主要职责如图1-5所示。职责1组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划组织、协调公司的各种会议及大型活动做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作计划和
12、总结报告后起草工作审核、修改以公司名义签发的有关文件，做好文书归档和用印管理工作负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工作，拟订行政费用的预算并监督预算的执行合理调度公务用车，安排车辆的维修与保养定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审负责公司内部、外部公共关系管理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8做好员工、各部门及上级之间的沟通工作根据工作计划和目标，定期检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息职责9职责10负责指导、管理、监督本部门人员的业务工作，改善工作质量和服务态度职责11图1-5 行政部经理岗位职责第二章 前台接待管理第一节 前台接待岗位职责一、接待主管岗
13、位职责接待主管在行政部经理的领导下，全面监督前台接待、文件处理等各项工作，及时解决前台工作中出现的问题，保证公司上下信息畅通，提高公司的运行效率，确保实现公司的整体目标。其具体岗位职责如图2-1所示。职责1协助行政部经理制定前台接待处的岗位职责、操作规程等制度和文件，并监督执行做好公司重要客人的接待工作，跟踪户留言的落实情况检查前台接待专员的仪容仪表、劳动纪律、礼仪及工作效率协助行政部经理做好公司内部的联系与协调以及公司外部公共关系的处理等工作培训、考核前台接待专员，不断提高前台接待专员的业务水平和服务质量检查前台办公区域的安全、清洁和消防工作妥善处理前台接待中出现的各种突发事件职责2职责3职责4职责5职责6职责7图2-1 接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责接待专员在接待主管的领导下，全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。其具体岗位职责如图2-2所示。职责1负责来宾
