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1、信息系统诊断报告一、信息化对公司进出口公司战略实施的作用信息化是公司进出口公司实现供应链整合、 规范公司内部管理的必需手段， 依托现代 计算机网络和信息处理技术，可以科学地调配网络中的各种资源（包括资金、货品、运输和 信息资源等） ，并有效地对资源进行控制，逐步形成财会、业务一体化的信息管理，使公司 的部分或局部生产经营活动的管理信息集成化， 提高管理效率和效益。 通过管理优化、 成本 控制、市场拓展、人才培养、观念变革，来提高公司的核心竞争力。1. 管理优化：1. 业务管理透明化。 信息系统能够对业务进行实时跟踪， 对数据进行现场采集， 缩短 了反馈周期，把以前手工时代的结果控制、事后控制变
2、为过程控制、现场控制，提高了控制 的有效性，堵住了管理上的漏洞。2. 业务流程合理化。 信息化的应用迫使公司改变传统、 陈旧的管理方式， 重新组织业 务流程，不同程度地优化业务流程，提高了管理水平，减少了管理的随意性。3. 公司决策科学化。 信息反馈与汇总速度加快， 公司决策水平提高。 公司信息系统提 供的大量准确、及时的基础数据，通过加工分析，为决策提供及时、有价值的量化依据，提 高了决策的科学性和及时性。4. 管理效率显著提高。 计算机代替手工， 提高了速度， 降低了错误率， 减少了简单劳 动的工作量， 大大提高了工作效率。 提高效率是信息化建设最立竿见影的效果， 往往也是公 司搞信息化建
3、设的初衷。2. 成本控制1. 采购成本的降低。 信息系统的采用使得我们能够花较少的成本， 更多地获取供应商 信息， 改善信息不对称的状况， 从而增强谈判的力量。 也可以帮助采购部门选择经济的批量 和适当的时机。2. 管理成本的降低。 办公自动化减少了手工作业， 信息效率提高， 组织结构实现扁平 化，简化管理机构。3. 人力成本的降低。 计算机代替了手工劳动， 工作效率得到提高， 可以减少人工的使 用量。4. 时间成本的降低。通过提高效率来实现。3. 市场拓展1. 改善公司形象。 只有基础达到相当的程度才可能顺利地实施信息化管理。 使用系统 带来的管理科学化、效率的显著提高，更能极大的改善公司的
4、形象。2. 提高客户满意度。 信息化带来的业务流程的优化及服务的快速反应， 必然能给客户 带来更大的满意度。3. 提高产品知名度。通过提升公司形象及客户满意度来提高产品的知名度。4. 客户关系管理与改善。 管理信息化的重要内容之一就是客户关系管理的信息化。 运 用信息化手段加强了与客户的沟通互动， 随着客户满意度的提高， 与客户的关系会得到改善。4. 人才培养新的工作秩序、 工作流程与制度以及知识结构将成为激励公司员工积极学习、 努力工 作的巨大动力。5. 观念变革信息系统带来的是整套先进的管理思想。 现代商业的迅猛发展， 对手工管理模式提出 了严峻的挑战。 公司活动节奏加快， 经营业务中各方
5、面的信息量不断加大， 公司的管理者赖 以决策的信息数据依靠手工统计越来越困难。只有使用现代化的信息系统才能够真正将公司的高层管理人员从具体业务的漩涡中 解放出来， 站在宏观的角度，将现代化大工业、大生产的组织原则引入公司管理， 在公司的 高速发展中以管理求得平衡，以强化管理为经营服务，从而求得更高速的发展。二、公司信息化现状公司进出口公司的计算机系统采用基于INTRANET平台和B/S （浏览器/服务器）的运行模式。良好的软硬件条件为公司进出口公司实现信息化打下了坚实的基础。但是，由于缺乏信息管理的专门人才， 公司的许多相关工作开展得并不理想。 例如，财务软件系统选型工 作就不成功，系统刚使用
6、不久就已经落后于公司发展的要求了。加上业务管理流程不清晰、 岗位职责不明确，公司进出口公司的信息化工作可谓任重而道远。下面我们从财务、办公、 业务几个方面来分析公司的信息化现状。1. 财务管理软件现在的财务管理效率低下。 财务系统已经投入使用， 实现了会计电算化。 公司财务部 门配备了七名财务人员， 经常加班。 原因就在于： 现有软件的报表功能不能完全满足公司进 出口公司的实际需要；预算功能不强是现有软件的主要缺点，达不到公司进出口公司预算管理的要求。财务分析职能没有实现， 没有为决策提供支持。 公司进出口公司缺乏相应的信息化环 境，许多财务报表的部分数据需要逐一地向相关部门手工采集，再手工输
7、入，重复劳动，没 有实现数据共享，效率低下。从这个意义上讲，现在的财务系统还只是单兵作战， 仅仅是将 会计凭证电子化，没有形成部门协作、共享的局面，也不能给领导层提供足够的决策支持。2. 办公管理系统 公司进出口公司业已启用了一套办公管理系统。主要用于公文的存档、归类、查阅， 公文的编辑、流转，以及会议通知，个人日程管理等功能。但是，到目前为止，这套系统没 有得到广泛使用。3. 业务管理系统需要沟通的信息种类多、 数量大。 公司进出口公司在生产经营中的主要问题有： 生产 与外购的平衡、 业务量与运能的匹配、 部门之间及与客户之间的沟通协调等。 在公司进出口 公司，业务执行相关各方（包括国内贸易
8、部、客户、华储一部、华储二部、生产厂）需 要及时掌握、沟通、处理诸如：客户库存、客户需求、船期、原煤供应/ 库存、煤厂生产计划/ 状况、煤的采购、申请 / 批复的铁路运输计划、煤质、各个流转站和堆场的存煤量、合同 的执行状况等相关信息， 信息量非常大。 国内业务部与华储、 生产厂的信息沟通是通过定期 召开电话调度会议和平时的传真、电话、电子邮件交流来实现的。现在的信息手段满足不了公司信息处理要求。 形式上看， 虽然使用了电视电话会议和 传真、 电子邮件这样的现代化信息手段， 但实质上不是信息化。 公司进出口公司运用这些手 段，解决了一些沟通问题， 但仍然没有达到完全信息交流， 说明了这种形式还
9、不能满足日常 业务管理的要求。因为这种方式传递的信息量有限，而且由于时限、设施、人为的原因，还 会出现信息延迟、失真、遗漏、重复的问题。公司进出口公司对信息的利用程度低下。 目前对信息的处理还只是简单汇总， 有部分 工作是将传真的书面内容照单输入计算机转为电子表格或WOR文件，而且，几乎所有数据仅仅被记录存档， 这种重复劳动是没有很大价值的。 在调度日报和统计月报中包含了很多有 价值的信息， 但公司进出口公司并没有对这些信息进行科学的分析和综合评价，对管理控制没有起到支持作用。 用手工办法对如此繁杂的数据进行整理和分析， 是难以完成的。 即使做 到了，也难以保证准确度、及时性和经济性。总的来说
10、， 不实施整体信息化， 信息的综合利用程度差的状况难以改变， 没有办法从 低层次的、繁琐的手工处理转到高层次信息的分析利用。三、公司信息化存在的问题1. 公司没有明确的信息系统规划与目标 全面信息化必然涉及公司所有的经营及管理领域。 这些领域事实上已经被大家所熟悉的应用软件覆盖，如 ERP（公司资源计划）及内容接近的CIMS（计算机集成制造系统）、MIS（管理信息系统）、CRM（客户关系管理），SCM（供应链管理）。信息系统规划是确定公 司实施信息化宗旨、 目标以及实现信息化目标的方法、步骤、 具体项目的计划活动。如果公 司不事先进行信息化规划，那么，匆忙实施的信息化系统（如MIS、ERR C
11、RM等）将不能很好地支持公司的业务与经营活动，往往成为“食之无味、弃之可惜”的鸡肋，甚至对公司发 展产生制约。这种忽视信息化规划的行为会给投资者带来巨大损失。公司进出口公司将自己的信息化目标定为： 计算机系统作为辅助管理系统， 主要由财 务管理、业务管理、 办公管理、预算管理四个模块构成。 系统突出以管理为重点的设计思想， 通过引入项目管理方式， 使业务执行从预算到操作以及追踪建立一套完整的流程。系统强调预算管理，体现以预算管理为核心的基本管理思路。但是，对于实现的方法、步骤、具体项 目的计划还没有制定出来，还不具备可执行性，需要进一步明确、细化。2. 信息化基础薄弱 基础薄弱表现在：业务流程
12、不清晰及职责不明确。公司进出口公司现有还没有完善、正式的业务流程， 业务审批环节多且职责不清， 不便于绩效考核， 需要加以优化以适应信息 系统的要求。 流程的优化要求从多个角度了解公司当前的管理水平， 其中包括管理组织结构、 人员素质、经营状况、工作流程、关键数据等，并通过分析研究，找到管理流程不畅的症结 所在，对症下药，编制出适合的工作流程，这是培元固本的做法。由流程不清晰带来的职责不明确，也需要在流程优化时加以明确。3. 人员素质不足现在公司进出口公司缺乏掌握信息技术的人才， 员工普遍不具备信息系统处理与改进 的能力。 公司采用信息系统， 必须具备以系统维护为工作中心的技术力量，这是实施工作顺利进行的基础， 也是保证业务执行过程中信息系统不间断工作的必要保障，同时也是高科技信息管理知识在公司内部得以应用、普及、发扬光大的技术核心力量。在实施硬件、网络、 软件安装调试的同时， 需要培养熟练操作和具有一般系统维护知识的技术力量， 其中包括各 个岗位的熟练操作员、 系统硬件网络简单故障维护人员， 以及熟悉本公司实际业务、 具有相 应文化知识的信息数据管理分析人员等。 这支队伍持续、 高效地工作是公司信息化成功的保障。
