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1、秘书工作中网络沟通的特点及其作用文学院093班 【摘要】随着社会和科学技术的迅速发展及信息技术的不断更新，网络沟通在秘书工作总占据着重要的地位，呈现出旺盛的生命力。【关键词】秘书工作；网络沟通；特点；作用某秘书在广州某外资企业任职，每天起来第一件事就是打开手提电脑，首先上网查看自己的电子邮箱，并浏览公司公告板上的一天的工作安排，然后根据已经安排好的工作日程和领导的指示在本公司的BBS上发布该日重要工作事项的通知，或者用电子邮件把那些要提醒领导的信息发往领导的邮箱。从上面的这个例子可以看出：作为在现代办公环境下的秘书工作，网络影响下的秘书行业正在悄悄地发生革命性的变化，这不仅是办公自动化的设备更
2、新，而且是从根本上改传统的办公方式和过程。秘书工作在网络高速发展中受益极大。首先，互联网服务的各种业务都可以被秘书工作所利用，特别是网络资讯服务、搜索引擎、网上银行、在线交易、网络广告、网上视频服务、收费邮件服务、短信服务等，大大提高秘书的工作，其次，秘书工作岗位承上启下，就像网络中的一个节点，没有什么事物能像网络那样更适合秘书上下沟通协调的工作要求。所谓网络沟通就是运用计算机网络通过internet，在虚拟的世界，人与人之间通过计算机这种客观的工具进行的文字、图片、声音、视频的交流有沟通。网络沟通的主体包括个体、群体以及企业、政府和国家等组织。 秘书人员要实现网络沟通离不开网络化办公，所谓网
3、络化办公是一种现代化的办公手段，以办公自动化为基础，是与传统的集约式纸质办公完全不同的一个概念。办公自动化（Office Automation OA）是将现代办公化和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。一、秘书工作网络沟通的特点：1网络化：适用于Intranet和Internet。网络化是秘书工作网络沟通的显著特点，秘书工作离不开网络化的互联网，网络化使秘书工作更加快捷，而网络资源的共享为秘书工作提供更为丰富的资源。局域网的建立更加有助于秘书工作的协调沟通。 以近年来发展迅速的网络会议为例。视频会议是利用宽
4、带网实现的视频通信服务模式。是以流媒体技术为核心、同时支持C/S和B/S结构、以视频会议为核心的多功能和多用途的视频通讯服务平台，系统以纯软件方式实现，是现代企业办公的必备通讯软件。完全为企业现代化办公打造的多媒体通讯软件。可以轻松实现视频会议、即时通讯、多媒体信息共享、协同办公等高级信息通讯功能。秘书人员只要有电脑，联上互联网就可以轻松实现远程视频办公，这为秘书发布信息、获取信息提供了前所未有的快捷。 2智能化：网络沟通智能化是区别于秘书工作中传统的信息沟通，它要求办公室文秘人员必须熟悉掌握各种办公软件，在处理文秘事务时做到应变自如。在互联网高速扩张的形势下，办公文秘人员把电脑的效能仅仅用来
5、收发电子邮件、聊天、看新闻或者是猎奇那是远远不够的，互联网对秘书工作的用途大大超过我们想象的程度。仅仅懂一点儿Windows或Office软件基本操作是远远不够的，更重要的是在文秘的具体办公事务中运用Office软件和其他实用软件，如编写办公文书，搜索信息资料，管理文档，会务管理和利用网络来沟通，传递信息。在秘书工作中比较常用的网络沟通的工具有电子邮件、IP电话、电子传真等。以电子传真为例。电子传真系列业务是基于PSTN和互联网络，整合了电话网、智能网和互联网技术开发的增值业务。传真文件以图形格式储存，用户可以通过传真机向互联网传真信息存储网络发送传真信息，通过计算机或者传真机收取传真。电子传
6、真具有传真数码化，接收的传真内容以数码电子文件格式保存，便于日后检索和长期保存，并方便邮件发送的特点，并且传真网络化，移动办公，无论在何时何地，只要上网便可阅读新收到的传真内容，把握商机，高效远程办公。电子传真这种智能化服务确实方便了办公室文秘人员的日常办公，实现了网络沟通的新跨越。3多样化：是指秘书工作中网络沟通媒体形式多样，包括视频、音频、动画、幻灯、图片和文本等。网络沟通多样化是所有文秘人员的共同感受，网络时代让沟通更加快捷，你随时随地都可以获取信息。QQ、MSN、邮箱和BBS这些网络沟通资源可谓是炙手可热。作为一个办公室文秘人员更是对这些了如指掌，运用自如。QQ、MSN等寻呼软加支持文
7、件收发，视频、音频沟通，资源共享等，丰富多样的功能极大的提高了办公室文秘人员的办公效率。 以多媒体技术为例。 传统的秘书办公模式因其办公人员多、办公费用高、工作效率低、工作时间长、工作质量差，已越来越不适应新形势对秘书工作的需要。目前，多媒体技术已深入人们日常生活和工作的各个方面，成为信息时代的重要标志。随着社会的发展，组织管理日趋复杂，工作节奏日益加快，各单位对秘书部门的要求也越来越高。多媒体技术应用是当今信息技术领域发展最快、最活跃的技术，是新一代电子技术发展和竞争的焦点。多媒体技术融计算机、声音、文本、图像、动画、视频和通信等多种功能于一体。多媒体技术与办公自动化、图像处理技术、动画制作
8、技术、音频技术、视频技术、多媒体扩展设备、Word文字处理技术、Excel表格处理技术、Powerpoint演示文稿制作等相结合，从中可以看出多媒体技术展现出网络沟通的多样化的特点，这些都是秘书工作中经常用到的。 小结：秘书工作中网络沟通的三大特点是相辅相成的。随着现代科学技术的进步与发展，新知识、新信息呈指数状快速膨胀，网络与沟通的作用也越来越重要了，秘书得适时的适应这样的发展趋势，了解真正的行情，利用网络的优越性来更好的处理一系列问题。二、秘书工作中网络沟通的作用：网络技能是制约秘书人员信息素养提高的一个关节点。要实现网络沟通的畅通服务，离不开各种软件的灵活运用。软件是信息系统的重要组成部
9、分。目前普遍使用的软件大致可以分为三类：第一类是数据库软件，这主要是为了管理秘书工作等信息资源。第二类是通用的办公自动化软件，这主要包括以WPS、Word、Acrobat为代表的文字处理工具，以Photoshop、CordDraw、Powerpoint、方正奥思、Authorware、超级解霸等为代表的多媒体工具，以FrontPage、Firework、Flash、FreeHand、Dreamwaver等为代表的网页制作工具以及操作系统、Web服务器软件等，这是秘书工作信息系统使用最多的常用软件。第三类是通讯软件，这主要是用于在网络节点之间传递信息的软件工具，它的功能一般包括E-mail传送管
10、理、远程信息查询、上传与下载等。尽管这些软件随着科技的进步将不断更新换代，但其基本结构和原理短期内不会有根本改变。秘书人员要努力掌握每一类软件中的1-2，并争取在工作实践中能够发挥其最大效能。下面就从三大类软件在秘书工作中所起的作用来看秘书工作中网络沟通的实际作用。1促进秘书工作产生“革命性”变化。网络沟通所带来的革命也促使秘书改变原来的抄抄写写的传统办公方式，从而大大提高了工作效率。数据库在处理各种统计数据方面发挥着无可比拟的作用。秘书在上报各种统计分析表时，了可以直接利用计算机提供的数据，进行有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的。在处理信心情报方面，办公自动化软件
11、使秘书既能从计算机档案中调阅所需情报档案资料，阅读投放在电子邮箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发表的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。2极大地提高秘书的工作效率。办公自动化系统应用于会务工作中，解决的秘书安排会议的烦恼。利用办公自动化系统中电子日程安排会议，仅需2-3分钟就安排好了。办公自动化系统不仅能可学的分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报，能自动检索会议内容，并能及时修稿和删除。还有网络信息资源的共享都为秘书实现“上传下达”智能提供了快速的服务。3使秘书的服务意识得到更新。网络的飞速发展，各种新型网络沟通的应用促使秘书革新意识，秘书必须面对这一新的现实需要。秘书凭借各种办公软件更好的为领导服务，必须创建新的服务意识，实现新的自我价值。网络沟通的实现依赖于各种网络系统、软件的充分运用。秘书要做到网络沟通的轻便自如，必须掌握这些知识技能。
