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1、管理你的工作重点管理你的工作重点2004年的立春，对于唐骏来说，不仅是春天的开始，也是自己即将展开新的职业旅程的开始，2月4日这天，盛大网络正式向外界宣布：经公司董事会批准，聘请原微软（中国）有限公司总裁唐骏出任盛大网络总裁。唐骏说，他希望他的加盟能给盛大带来一些变化，特别是怎么提高盛大的核心竞争力和业绩。一年多过去了，唐骏的时间分配显示了他将盛大打造成网上迪斯尼的工作重心：2004年5月他全程参与并完成盛大在美国纳斯达克的上市，为盛大赢得了未来发展的资金保证；7月以后先后主导收购了三家游戏网站、一家娱乐文学门户网站；2005年又将盛大对新浪网站的持股提高到19.5%的份额。以上粗线条地勾勒了
2、一位中国商界的高层管理者的时间管理概况，它比较吻合管理大师彼得杜拉克的观察：有效管理者并不是一开始就着手工作，他们往往从时间安排上着手。他们不以计划为起点，认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。时间管理体现的是工作重点。那么对于管理者来说，如何正确地找到工作重点？如何将工作重点与时间管理结合起来，指导自己的日常工作？如何高效率的工作？斯蒂法妮温斯顿著述的有序才能成功给出了有益的思路。要事第一。如何确定工作重点？书中给出了三种方法：一是你的工作重点要与你的上司的工作重点保持一致，因为上司对整个任务的内容、时间期限、达到的效果最清楚，所以与上司及时沟通工作重点并保持一致，是管理者本人做“正确的事
3、”的前提，当目标明确时，方向和方法就不会出现偏差；二是为了激发自己专心做好最紧要的事，管理者可以创建一个不做的事的列表；三是工作重点应该体现在时间的分配上。许多管理者都遇到过多项工作重点冲突的困惑，应用上面的三个原则可以帮助你决定优先次序。例如，保险公司的经理雷娜就遇到这样的问题，她所在的部门负责给公司最大的客户提供“照顾与给养”。有一天她应邀去参加一个主题为“最近出现的主要客户问题”的会议讨论，与此同时，她的老板又让他为公司的客户服务代表改进开发一套培训课程。会议和培训课程都很重要，该如何决定呢？她认为“为上司提供实在的支持”是自己的工作重点，而做好培训开发课程能直接支持上司的工作，所以将它
4、列为了优先级，而会议安排其他人去参加。她活用书中提到的第一种方法完满地解决了问题，时间管理上也体现了她的工作重点，取得了良好的工作成绩。让工作重点指导时间分配和日常工作。作为管理者，进行人事决策是重要的工作，因为企业的发展和重大决策的设计执行依赖于卓越人才的能力，所以培养和选择“优秀人才”的技能，是高效管理者的致胜法宝之一。杰克韦尔奇就是将时间管理和重点工作完美结合起来的典范。在韦尔奇掌舵通用公司的二十年间，他把50%的时间花在重点培养有天赋的管理人才上，给他们分派各种工作，增长他们的才干。为了明确这个目标，他每月都会发布会议时间，亲自到通用位于纽约克罗顿的培训中心讲课；与通用的各层次管理人员
5、沟通，了解他们的特点和特长。二十年间，他一个很大的收获，就是培养了一个强有力的领导团队和一批顶级的CEO（包括因执行一书而进入管理大师行列的霍尼韦尔公司的拉里博西迪），仅2000和2001两年，就至少有11名通用电气人到美国其它上市公司担任CEO。集中精力，才能实现高效率的工作。书中提出了管理者应该每天为自己安排一个高效时段，通过利用变化而非控制变化，安排个人的自由时段，来提高自己的工作效率。这是可以自己来安排的，所以时间只要设立的合适，并不难。难的是做团队领导工作的管理者，其个人的工作效率与团队的工作效率密切相关。这样的管理者可以考虑利用最后的期限压力，使自己的注意力高度集中。杰克韦尔奇就使
6、用了它，采购团队在他分派任务一个月之后都没有取得多大的进展，他果断宣布会议中止，命令他们必须在4小时以内拿出最新成果。结果，他的下属在4个小时内取得的进展超过他们前一个月的进展。随着外部环境、工作场所的变化，管理者各个时段的工作重点要随之变化，有序才能成功启示我们的是，我们要研究变化，再找出自己的速度，这样才能做自己的最佳时间管理者。如何对待紧急任务星期五下午你正坐在办公室里，大量的工作依旧使你应接不暇。这时老板进来说：星期一我要用这份方案。我真希望能多给你一些时间，不过我知道我是能指望你的。这新的要求意味着你不能如期完成其它工作。这样一来，不仅会使顾客失望，也会因拖延工作而要面对老板不悦的风
7、险。你一定感到恼火和沮丧，但还是顾及前程。于是只好说：我想办法把它搞完。你就得整个周末工作，放弃与家人团聚。下回要是老板在最后一刻再来一次突然袭击，你还这么干吗？其实你有几种选择，大概你没有考虑过。任务三要素每一项任务都可以分解成以下三个要素：要求，即这项任务究竟要完成什么；时间，即完成任务所需时间；资源，为完成此项工作所需的物质条件。现在请把这三项要求设想为一个面积固定的三角形。一边设为时间，一边设为资源，底边设为要求。假定有个项目在两个助手下需要十天可以完成，而老板却只允许五天时间。要求你把时间的边砍掉一半。于是保持三角形总面积不变的唯一方法是加长一边或两边，即表示资源和要求的那两边。你有
8、两个选择：说服老板要么分配更多的资源，要么调整工作要求。这也就是说，同意增加人力使方案如期完成，或者同意在规定的时间内只完成部分方案。学会谈判如果你想在压力下有效地工作，必须学会谈判。这里有六条与老板和顾客谈判的办法。可能有助于你成功地处理事务，而不致总觉得落在日程的后面。一、考虑高质量完成任务所需的合理时间。准确估计完成每天工作所需要的时间，不要做力所不及的承诺。二、确定任务的要求。花点时间弄清老板和客户确切的需要。三、留有余地。要考虑原来共事的人可能突然调离，或某项工作比预计时间拖延。多数人都没有留有余地而不得不重新谈判。四：创造性地使用资源。公司的工作重点随时在变。一旦发生变化，就必须重
9、新审视原先的估计，并要求更多的时间和资源。把变动方案提交老板和客户，例如改变日程，或者聘用顾问或临时帮手来处理短期的超量工作。五、要了解影响方案的是哪种要素。如果知道哪个要素是固定的，你可以调整另外两个要求。比如，任务的完成时间是固定的，可以提出改变任务的要求，也可以要求有更多的资源。如果资源固定，则可以改变要求或加长时间。六、学会说你说得有道理，不过，而不是说不。还可以说：是，不过费用和结果会是。仔细验证期限、预算及任务要求等条件。到底有多少资源？你或许会吃惊。巧妙的提问这里是几个有代表性的问法，可以用来验证这三个要素。关于要求-要是我无法按期提交有确切数据的最后草案，我是否能先交一份估计数
10、据的初步草案？关于时间-你是说绝对不能延期吗？关于资源-要是我理解得正确，任何情况下你都不会为外来协助付钱吗？另一个有用的方法是，用你承诺的某些事情来换取你新要求的东西。这儿有几个范例，可以判断看似固定的要素究竟可否调整。针对要求固定的任务：要是把版面从四色改为三色，就可以节约300美元印刷费和2小时制版时间。针对时间固定的任务：要是把工期延长一天，我们可额外多次3000个单位的货物。针对资源固定的任务：要是把装配任务转包出去，我保证高质量按时间完成任务。谈判是关键。不然，什么也别说。咬紧牙关，周末接着干嘛。顶级CE璃效工作6大秘诀高效的管理者，不仅要合理管理自己的时间，日理万机之余，还要能讲
11、求身心的平衡自在。坐拥半壁江山的明星CEO（门和我们一样，一天只有24个小时，每天被会议、项目追着跑，电话、E-mail没有停过，但他们却有办法气定神闲地回家吃晚饭、陪家人，常常绕着地球飞也一样神采奕奕，日理万机之余还能讲求工作与生活平衡。秘诀1:一日之计在于晨高效CEOL乎都有早起的好习惯。星巴克总裁舒尔茨、法国雷诺与日本日产汽车的CEOt恩、美国宝洁家品(Procter&Gamble)总裁赖夫雷(A.G.Lafley)都是5点多就起床，思考、看报、听各地的业务简报，然后在电话蜂拥而来之前进入办公室处理业务，因为这样不受打扰，思考与工作都能事半功倍。太平洋投资管理公司的投资长葛洛斯甚至每天4
12、点半就起床，不到6点就进办公室，这样，身处美国西岸的他才能及早接收当天东岸上午8点半(西岸5点半)宣布的种种经济指标，早一步拟定投资策略。正因为他们早起，更早开始、更有效率地工作，所以多半可以在七八点就回家休广后、O清晨的黄金时光除了掌握工作先机，也要摄取高纤维食物。美国宝洁总裁赖夫雷就特别强调饮食对工作绩效的重要，他的早餐包括一杯蔬果汁、半个培果面包以及一杯优格。有异曲同工之妙的是刚卸下美联储主席重任的格林斯潘，他的早餐是一碗燕麦粥和一杯无糖咖啡。秘诀2:动静相宜跟多数忙碌的上班族不同，明星CEOf门再忙也会抽时间运动，且静下来可以独处。每天上午8点半到10点，葛洛斯都抛下紧迫逼人的数字与投
13、资，到办公室对街的健康俱乐部做瑜珈。这是他的“天堂”，远离噪音、办公室、交易以及布隆伯格信息网上的种种数字，“脑中一些重要的灯泡会突然亮起来，这是我一天中最珍贵的时光。”有许多好点子就是在这个天堂时间、葛洛斯的倒立瑜珈动作间浮现。只要有心，随时随地都可以运动。高盛证券的总裁鲍尔森到中国出差时，就选择了6点钟可以抵达的班机，到饭店后，直奔健身房，运动完再开始工作。第2天早晨，一样先到健身房报到。除了动，CEOf门也讲求独处、思考的时间。法国雷诺与日本日产汽车的CEOt恩要求秘书不要在8点以前排会议，好让他静下来独处。秘诀3:一定要休息有趣的是，许多上班族被工作逼得加班不停、无法休假，这些高级主管
14、却强调，一定要挪出时间休息，做点有趣的事。即使是在高竞争压力的汽车业工作，戈恩也不把工作带回家。回家就是休息充电，跟孩子们玩，周末也不例外。而且他发现，藉此可以跟工作上面临的问题有一点距离，星期一回去上班后，反而把问题看得更清楚，更能迎刃而解。Google的副总裁梅尔每周五都是6点就下班，然后到旧金山玩耍，每4个月更要大休一次。星巴克咖啡的舒尔茨每7个星期就旅行一趟，尽情吸收不同世界的精华。美国宝洁家品(Procter&Gamble)总裁赖夫雷(A.G.Lafley)说：我过去只是着重抓紧时间。我现在已经知道如何保持充沛的精力。我早晨5点至5点半之间起床。然后健身，在6:30或7点坐到办公桌前
15、，开始努力工作，直到晚上7点，然后回家，和妻子休息一会儿，接着回去工作。就这样每天连轴转。现在我每工作一个小时或一个半小时之后，就要休息一会儿，出去转转，或者与别人聊聊天。大约用5分钟或者15分钟充电。就像运动员进行间隔训练一样。秘诀4:分秒必较惬意地休息，有效率地管理时间。星巴克咖啡在全球每5个小时就开一家分店，舒尔茨用全球时区来做时间管理区隔：清早与上午，他专注欧洲的事务；接下来的时间留给美国业务；晚上就和亚洲通讯联系。戈恩每个月都要飞日本与法国一次，每个月的第一周在巴黎、第三周在日本。因为时间有限，他规定每个会议都不能超过一个半小时，一半时间报告、一半时间讨论。高盛的鲍尔森也以掌握时间精准而闻名。如果晚上有应酬，要在6点半开始，8点半以前结束。这样他才能10点就？床睡觉，第二天早上5点半起床运动。秘诀5:善用电子产品他们的生活这么忙碌，企业要与时精进，他们会大量使用电子产品才能掌握信息与工作脉动。多数人有他们依赖的电子配备。旅遍全球，舒尔茨的PD灯机则使用几乎在世界各地都可以通用的Go
