《某公司行政公文管理制度》由会员分享,可在线阅读,更多相关《某公司行政公文管理制度(29页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、 / *公司行政公文处理办法第一章总则第一条为加强*行政公文处理工作,使之规化、制度化,依据国务院新颁规定,结合*实际,制定本办法。第二条 *行政公文是*行政机关在企业管理过程中形成的具有特定效力和规体式的文书,是进行企业管理和商务活动的重要工具。第三条公文处理指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接的工作。第四条公文处理必须坚持实事、精简、高效的原则,做到准确、与时、安全;必须严格执行有关规定,确保国家、企业安全。第五条 *公司办公室是*行政公文处理的管理机构,主管并负责指导全港行政公文处理工作。第六条 *公司办公室和各单位办公室(综合科、下同)应当设立文秘职能,配备专职人
2、员负责公文处理工作。第二章公文种类第七条*公文种类主要包括:(一)令(命令)适用于*公司宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位与人员。(二)决定适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位与人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。(三)公告适用于向国外宣布重要事项。(四)通告适用于在一定围公布应当遵守或周知的事项。(五)通知适用于发布行政规章,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,任免人员。(六)通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。(七)报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。(八)请示
3、适用于向上级机关请求指示、批准。(九)批复适用于答复下级机关请示事项。(十)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。(十一)函适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。(十二)会议纪要适用于记载和传达会议情况与议定事项。第八条*其他常用文种包括:(一)签报机关部各部门负责人向分管领导人书面请示工作,用“签报”。“签报”必须由主办单位负责人亲笔签字,送分管领导人。“签报”不盖章,原件批回。(二)简报是反映情况,指导工作或单位间沟通消息时常用的一种简便的文字材料。(三)工作总结是对前一段时间
4、的工作进行综合、归纳、分析,从中找出经验、教训,并使之条理化、系统化,以便指导今后工作的文字材料。(四)调查报告是对客观事物进行实地调查研究、综合分析后形成的书面材料,是了解情况、掌握政策的基本工具。第三章公文格式第九条公文一般由秘密等级和期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。(一)涉与国家与企业秘密的公文应当标明密级和期限,其中“绝密”、“”公文应标明份数序号。(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。(三)发文机关应写全称或者规简称;联合行文,主办机关排列在
5、前。(四)发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文,可只标主办机关发文字号。(五)上行文,应在发文字号右侧注明签发人,其中“请示”应当在附注处注明联系人的和。(六)公文标题应简要准确地概括公文的主要容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规化简称、统称。(八)公文如有附件(不包括被转发、报送、发布件),应在正文之后、年月日之前注明附件的顺序和名称。(九)公文除会议纪要和以电子公文形式发出的外,应加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。(十)成文日期,以负责人签发的日期为准,
6、联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。(十二)公文应当按照要求标注主题词,上行文按照上级机关的要求标注主题词。(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规化简称、统称。抄送机关应按先上级后下级顺序排列。第十条公文中各组成部分的标识规则,参照国家行政机关公文格式国家标准执行。第十一条公文用纸一般采用国际A4型(210mm297mm),左侧装订。贴公文用纸大小,根据实际需要确定。公文文字从左至右横排。第四章行文规则第十二条行文应当确有必要,注重效用。第十三条*公司与*公司所属各单位的行文关系应根据各自的
7、隶属关系和职权围确定,一般不得越级请示和汇报。第十四条*公司所属各单位职权围的事项应自行发文。*公司所属各单位要求解决具体问题时,需*公司决定的应用请示,直接向*公司行文,送*公司办公室;需有关部室办理的,用请求批准和答复类函,直接向有关部室行文。第十五条*公司机关各行政部室,除办公室外不得对外正式行文。在业务围与*公司下属单位商洽工作、询问和答复问题等,可以用部室函的形式处理。第十六条“请示”应一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。“报告”、“简报”中不得夹带请示事项。第十七条除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责
8、人报送“请示”、“意见”和“报告”。第五章发文办理第十八条发文办理指以机关名义制发公文的过程,一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。第十九条草拟各业务主管部门根据工作需要草拟公文。问题比较复杂的,有关领导应亲自草拟,或经集体研究提出方案后,指定专人草拟。草拟公文应当做到:(一)符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策与有关规定。(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规,标点正确,篇幅要力求简短。(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程
9、度。(五)人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“”。(七)应当使用国家法定计量单位。(八)文使用非规化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。(十)公文文稿第一页应用发文稿纸誊写,按规定格式写明文件标题、拟稿单位、拟稿人以与文
10、稿正文等。主办部门负责人应对草拟文稿进行认真审核,并在发文稿纸上签字。第二十条会签拟制公文,对涉与其他部门职权围的事项,主办部门应主动与有关部门协商、会签,取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。第二十一条审核公文送负责人签发前,应当由办公室进行审核,未经审核,不得送领导人签发。审核的重点是:是否需要行文、行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。在不改变原意的情况下,审核人员有权对文稿进行删节和文字加工。容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿,可提出修改意见,由拟稿人进行修改。勾划较乱的文稿应由拟稿人誊清后再送领导人签发。第二十
11、二条签发以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发。以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人、分管负责人或经授权的办公室主任签发。第二十三条复核公文缮印前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规等。第二十四条缮印、用印、分发(一)签发后的文稿由文秘部门编号、缮印。缮印必须符合规定格式,字迹清楚无误,整洁美观,份数准确。(二)缮印文件均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对,以确保质量。(三)公文盖章只限于发出和存档的公文,留作他用的公文不盖章,印章要盖得端正、清晰,严防错盖、漏盖。(四)上报的文件一定要严密装封
12、,并严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件,一律不得托人代捎。(五)以*公司名义发出的公文,底稿与正本3份由*公司办公室收存备查。第六章收文办理第二十五条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十六条签收收文人在送文本上签字,表示文件收到。收文人要对收进的文件进行认真清点,检查有无错收、缺页等现象,发现问题与时联系解决。第二十七条登记收到的公文要加盖收文章,编写收文流水号,并逐项登记公文的收文机关、制发机关、发文字号、标题等容。第二十八条审核收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应进行审核。审核重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;容
13、是否符合国家法律、法规与其他规定;涉与其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规。不符合本办法规定的公文,可退回呈报单位并说明理由。第二十九条拟办经审核,对符合本办法规定的公文,办公室应当与时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。第三十条批办审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。第三十一条承办承办部门收到交办的公文后应当与时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当予以说明。对不属于本部门
14、职权围或者不宜由本部门办理的,应立即退回文秘部门,并说明理由,不得横向传递。公文办理中遇有涉与其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级协调或裁定。办理完毕的文件应与时交还文秘部门。第三十二条催办送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。第三十三条公文传递要以文秘部门为中心点,各承办部门收、还文件均直接与文秘部门交接,不得横向传递。第七章公文归档第三十四条公文办完后,应按照*公司有关文书立卷归档规定,与时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的
15、公文。第三十五条归档的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。第三十六条联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。第三十七条本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。第三十八条归档围的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。第三十九条拟制、修改和签批公文,书写与所用纸和字迹材料必须符合存档要求。第八章公文管理第四十条公文由文秘部门统一审核、用印、归档和销毁。第四十一条文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。第四十二条上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或办公室主任同意,可以翻印。翻印时应注明翻印的机关、日期、份数和印发围。第四十三条公开发布行政公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式