案例：看OA如何攻克政府公文管理“多、细、繁、急”4大痛楚

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1、案例 :看 OA 如何攻克政府公文管理 “多、细、繁、急 ”4 大痛楚【案例背景】公文管理四大痛曾几何时, “文山会海 ” 四个字似乎概括了政府机关的绝大部分工作,而如今,针对“文山会海 ”整改行动早已在全国开展起来,但对于政府机关而言,公文和会议仍然是逃不开的两大核心 .一个在政府机关工作的朋友告诉我,他所在的单位 ,一年处理的公文有 6 万多件次,如果按工作日来算,每天要处理一百六七十件其重要性可见一斑.公文处理是各级行政机关一项重要的不可或缺的工作和行政行为是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁 ,是一项复杂的系统工程,主要表现在 :多 :政府机关的公文类型繁多,包括决议、决定、命令、公报、

2、公告、通稿、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等 ,几乎涉及到日常工作的方方面面,可以说,离开公文 ,很多政务工作将无法进行.细 :政府机关对公文格式的要求非常严谨, 从审批用词到发文的字体字号、线的颜色/粗细都有严格的标准.各个环节都需要严谨仔细.繁:政府机关每一种发文的文种的审批都有明确的审批路径,并且会涉及到上下级单位之间的流转,规范性强且复杂程度高 .急 :政府公文往往对时效性要求非常高 ,什么时候的事什么时候办,一个文件不可以一办就办个十天半个月甚至更长时间 :抗洪抢险的文件等洪水涨得决堤了再办将没有任何意义！政府机关走出 “文山会海 ”, 走向高效办公,就好比断奶的

3、过程,是一种必然 ,但过程需要付出很多的努力 .【案例再现】以公文管理为核心的政府工作平台如何更好、更高效、更规范地落实公文管理呢？回首2003年，协同oa刚刚开始往办公领域发展的时候，就已经注 定了协同oa与政府公文管理的不解之缘.如今，协同oa已经成为全行 业适用的组织管理平台 ,以公文管理为核心的政府工作平台也受到了 政府机构的青睐.以公文管理为核心的政府工作平台发文拟稿细致落地:文种、公文格式、紧急程度细节全覆盖；化繁为简:随需触发发文路径,支持复杂流转路径发文审核:合并文件供领导审阅&移动端推送、实时审批,支持手写签批套红签发发文用印工作门户（上:百度风格通用工作门户、下:领导个性化

4、的虚拟工作桌面）【案例延伸】 oa 中公文管理的落地难点公文管理在政府和国企里边本身是一个复杂的体系,牵扯到的部门和人员极为广泛,同时,公文的拟稿、审稿是否规范,签收、执行情况如何等 ,传统的公文管理是无法体现和进行跟踪的 .即使通过协同oa 落地,也需要多维思考:? 拟稿（发文单填写、正文起草、确定是否会签、会签人是谁、确定发送范围） :修改的过程应该有不同正文版本保留修改痕迹? 会签（查看正文、修改正文、提供会签意见）需要版本保留痕迹；有权限的人可以查看痕迹；涉及到手写批注? 审稿（综合会签意见并修改正文确定签发方式、确定签发人是哪位或哪些领导）? 签发（相关领导提供相关签发意见或退回）? 编号（对正式发文进行文件编号）? 盖章 :需要电子印章,涉及到印章管理? 套红 :必须符合一定的格式? 分发签收 :可以知道应阅、已阅、未阅? 查阅（内部收文单位查看正式发文）? 打印:必须能够控制谁可以打印红头文件几份；黑头文件是否需要控制打印? 执行:督办、催办? 公文归档查询:可以很方便按照时间、主题、关键词、发文单位等属性进行检索、归类