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1、订单评审程序编号： JS/QP7.2-(版)编 制: 审 核： 批 准: 批准日期: 实行日期： 订单评审程序1 目的 对与顾客有关的过程进行控制,明确合同的规定并形成合同评审文献,以保证产品质量规定，交期规定和顾客需求相一致,保证公司有能力赢得顾客的信赖和市场的扩大,特制定本程序。2 合用范畴合用于我司产品销售合同或客户订单进行评审、协调和更改,并保持与顾客的沟通。 职责1客户代表负责销售合同的签订，必要时与顾客签订技术合同、售后服务规定等，负责与顾客进行必要的沟通,新产品样件的递交、顾客信息的反馈与传递。2 销售部组织各部门对顾客规定进行辨认,组织有关部门对产品合同进行评审并保存评审记录。
2、3.3 工程部、质量部、生产部、采购部等有关部门参与合同评审，拟定有关任务能否按合同规定完毕。其中：.3.1工程部负责对技术能力、产品原则进行评审。.3.2 质量部负责对产品的检测能力进行评审。.3.3 生产部负责对生产能力和交货期限进行评审。.3.4 采购部负责对采购物资的交付周期进行评审。3.3.5 工程主管和总经理负责特殊合同的审批。4. 工作程序.1 辨认顾客规定4.1 客服代表应充足辨认顾客的明确规定,对产品技术规定、质量规定、价格、交货期、数量等状况进行收集、整顿,并将其信息及时传递给有关部门。4.1.2客服代表也应辨认顾客未明示的,但规定用途、预期用途所必须满足的规定，及产品有关
3、的法律、法规规定。41.3 客服代表根据技术规定及与顾客的洽谈进行初步的技术交底,必要时与顾客签订技术合同。4.2合同(项目）的分类. 常规合同(项目）:供需双方针对我司原则或定型产品所签订的合同项目。这样的合同项目同步应满足下列规定：a) 产品属于公司技术确认的常规方案(型号、配备）;b) 产品数量和交货期在生产能力满足的范畴之内;4.2 特殊合同（项目）:常规合同（项目）之外的任何非常规合同（项目)。4.3 合同（项目)评审4.3.1 客服代表在接受顾客规定做出承诺之前,应反馈销售部，由销售部对顾客规定以及规定的更改善行评审。4.合同签订前的评审4.3.1属公司常规方案的合同，销售部充足辨
4、认顾客规定，在接受订单、合同之前,根据公司实际技术、生产能力，按照商务合同范本的规定进行评审，在合同上签字并加盖公司章。43.22非常规方案的合同,由技术人员完毕技术合同的洽谈,销售部组织技术、采购、生产、质量各有关部门人员对合同项目的拟实行进展状况进行排产评审,待各方条件均能满足后告知销售人员签订合同。4.2. 对超过公司常规规定的项目(如交付周期较短),销售部根据市场状况，与采购部沟通，申请提前下部分元器件订单,以备此项目库存,保证满足顾客规定。4.3.2 销售部在无法拟定满足条件时,可及时与技术、采购、生产、质量沟通，保证满足顾客需求。4.2.5 对于口头订单的合同，需由客服代表对顾客需
5、求进行转化后反馈给销售部，由销售部负责合同评审。4.4 合同的签订和执行.1只有通过评审并确认的合同, 客服代表才干与顾客正式签订合同。必要时将评审成果中的某些重要内容在与顾客协商并获得顾客批准后,反映在条款之中。.4.2 客服代表在合同签订后,技术部门应根据顾客提供的技术资料、技术合同提前做好技术准备工作。.3销售部根据签订的合同规定下达有关资料，公司各有关部门必须严格按照合同规定进行设计、生产、检查、交付。如有特殊状况,应及时以书面形式反馈有关部门。4.4 销售部作为合同评审的组织者，应根据生产筹划和实际生产进度对合同执行各阶段的状况进行跟进，对浮现的异常状况应向责任部门提出意见和规定，保
6、证合同规定的规定。4.4. 如遇特殊状况,销售部及时向客服反映，并与顾客进行协商。对顾客确认的部分，由客户向销售部转达有关信息。4.合同的变更.5我司在执行合同过程中a) 当顾客规定对已签订合同进行变更时，客服代表把信息传递给销售部,由销售部组织有关部门进行评审。b) 因设计、采购或生产等因素浮现特殊状况需对合同变更时,有关部门应及时报客服代表，由客服代表与顾客就合同变更进行沟通。c) 合同变更评审成果能满足顾客规定期,并与顾客达到一致意见后,客服代表应与顾客签订有效的变更合同或增补合同书。. 客服代表根据变更后的内容，若该合同尚未开始生产则填写合同筹划更改告知单，若已完毕生产并入库但尚未发运
7、经有关部门评审确认。如波及到技术更改,由工程部作出更改，有关部门按规定实行，所产生的返工费用应由销售与客户结算。6 与顾客的沟通4.6.1 销售部不定期采用展销会、定货会或广告等形式,销售人员和客服代表应积极向顾客简介（新)产品，提供宣传材料，如产品样本，并进行顾客走访,及时掌握市场动态和顾客需求 动向。4.6.2 客服代表对公司的重要顾客及代理建立档案,具体记录其名称、地址、电话、联系人及订购的每批产品的型号和数量,对顾客的档案进行编号、整顿,理解顾客的订货倾向,及时提供相的（新）产品信息。4.6. 客服代表对顾客来信、电话、传真等方式的询问或征询，涉及合同的执行和修改状况,由专人解答并记录
8、，临时未能解答的,具体记录顾客的名称及联系方式,会同有关部门研究后予以顾客答复。4.6.4 销售部根据需要将合同的执行状况随同合同的进展反馈给客服代表，由客服代表与顾客进行协调。46. 产品售出后，顾客的反馈信息由客服代表收集，并负责传递有关部门进行解决，以获得顾客的持续满意。4. 合同评审记录的保存和应用7. 销售部负责管理和保存合同评审有关的记录、合同正本等文献，保存期与产品寿命同步，除非合同有特殊规定。4.7.2 客服代表应根据合同评审记录认真分析顾客的需求和盼望,特别是顾客潜在的、隐含的和将来的需求和盼望，应始终以顾客为焦点,努力满足并超过这种需求和盼望，并持续改善，获得顾客的长期依赖
9、和支持。5 有关文献 文献控制程序 记录控制程序6 记录、附件V/QR.21合同更改告知单流程图权责单位作业阐明有关文献产品规定的确认(1) 常规产品 新产品 审核送 样产品设计与开发控制程序送样确认 G（) 合同草稿确认签订正式的合同 G 原件存档客户订单（）合同评审 总经理批准 生产部确认交货时间 客户确认(4） 结束 出货告知、跟催及帐务解决（5) 分析及报告，反馈客户信息帐务审核（6）按顾客信息反馈流程执行客服代表销售部各部门1 客服代表通过多种渠道对顾客进行售前调查客服代表根据既有产品给顾客送样，既有产品开销售合同经部门负责人审核。新品开发经总经理审核后详见产品设计与开发控制程序。销
10、售部组织有关部门报价,呈总经理审批，客服代表与顾客沟通确认。顾客信息表销售合同报价单客服代表2 客服代表负责与顾客协商拟定销售合同,合同需部门负责人评审合格，评审中有异议的，应由客服代表负责与顾客协商修改,并重新评审。总经理或总经理授权的业务代表可与顾客签订正式的合同。合同须编制统一编号，由客服代表负责记录并归档。销售合同书客服代表销售部各部门3 客服代表接受顾客传真订单及口头订单反馈给销售部,由销售部填写产品合同评审表和备货单后组织有关部门评审对于产品合同，销售部交生产、技术、质量有关部门评审，总经理审批。销售订单生产筹划表销售部4 客服代表将编制的销售订单传真客户确认。客户订单变更,重新执行客户规定订单取消直接在原订单上注明。客户订单变更告知单销售部各部门 交成品库在15天内发货。客服代表负责产与客户按收款周期进行对帐、回收及回收相应明细提供,并将到帐款明细提供财务对帐销帐。物货运单销售部6售前、售中、售后服务
