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1、 供应商主数据(维护和查询)培训教材 董梅 日期：2000/8/25 建飞目 录流程介绍 3基本概念 6系统操作步骤7系统操作方法 2 供应商主数据的查询.供应商主数据的创建.7 供应商主数据的更改.19 供应商主数据的冻结.21 供应商主数据的删除.24 / 一、维护供应商主数据流程介绍:一、流程描述：为了向供应商下达采购申请，完成采购任务。需要在系统中创建并维护供应商的主数据。如果供应商主数据发生变更，需要与时更改有关数据。主要活动：供应商主数据维护流程主要包括以下容。一、 产生维护新的供应商主数据的需求。1、 在系统中查找是否存在该供应商的编码；2、 如果新的供应商在集团围已经存在，扩展
2、维护公司代码数据和采购组织数据；3、 如果新的供应商在集团围不存在，在SAP系统中创建供应商的一般数据、公司代码数据和采购组织数据。二、 产生供应商主数据变更需求。1 如果需要在集团围变更供应商的一般数据，通知相关平台后，在系统中更改有关数据；2 如果需要在公司围变更供应商的公司代码数据和采购组织数据，在系统中更改有关数据。三、 需要冻结/删除供应商记录时，在系统中进行冻结/删除供应商主数据。二、基本概念：供应商主数据包括三个层次：一般数据、公司代码数据、采购组织数据。 一般数据：是集团公司部各子公司共同使用的数据。包括供应商的地址、与其进行联系所使用的语言、以与供应商的银行信息、税务信息等。
3、 公司代码数据：是公司一级的有关供应商的会计信息。包括统驭科目、付款条款等。 采购组织数据：是存在于采购组织一级的与采购运作有关的数据。包括定单货币、付款条 款、合伙人功能等。三、系统操作步骤：1、 在SAP系统中查询供应商编码。2、 在SAP系统中创建供应商主数据。3、 在SAP系统中查询已经维护了的供应商主数据。4、 对SAP系统中的供应商主数据进行更改。5、 对SAP系统中的供应商主数据进行冻结。6、 对SAP系统中的供应商主数据进行删除。四、R/3系统操作方法(含所需单据)1、 在系统中查询供应商是否已经存在：- 查询某供应商的一般数据是否在系统中存在？- 查询某供应商在某个采购组织下
4、是否存在？路径：后勤 物料管理 采购主数据供应商清单显示采购清单操作说明：进入“供应商清单：采购”屏幕将光标置于供应商空白处，点击 图标出现检索条件窗口。点击图标选择“按供应商增殖税登记号查询”条件，进行查询。由于增殖税是唯一的，所以可以确定供应商的唯一性输入字段1) 检索词：用于建立一个匹配码的短名。检索词的命名规则：国外供应商以供应商英文名称的简称作为检索词。 国供应商以中文名称前六个字的汉语拼音第一字母命名。 例如：国外供应商 TOSHIBA CORPORATION 的检索词为 “TOSHIB” 国供应商惠普 的检索词为“SHHPYX”。操作方法：1、直接在空白处输入所要查询的检索词，然
5、后点击图标。 2、使用模糊查询。如：要查询所有检索词中带有“H”的供应商， 需要在空白处输入“*H*”， 然后点击图标。 3、如果需要将所有供应商全部列出，空白处不输入任何容然 后点击图标。2) 名称：供应商名称 操作方法与检索词相同3) 增值税代码：供应商的增殖税代码操作方法与检索词相同显示查询结果：如果所查询的供应商已经存在，双击供应商编号，再点击图标显示查询结果。 结果显示该供应商是在0107这个采购组织下的，如果需要在0205LTL()采购组织下创建，就需要在0205这个采购组织下继续创建采购组织数据。2、 创建供应商主数据：（1） 创建一般数据：路径：后勤 物料管理 采购主数据供应商
6、中央的创建操作说明：一般数据包括地址、控制、收付交易。进入创建供应商：初始屏幕输入字段： 1）、公司代码：输入公司代码，或者按键选择输入。 2）、采购组织：输入采购组织，按键选择输入 3）组：输入组，或者按键选择输入。组分为集团供应商（如：联想）、集团外国供应商（能够开具增值税专用发票的供应商，如：惠普）、集团外国外供应商（如：东芝）、临时供应商（不能具增值税专用发票的供应商）。 4）参考：可以参考已经创建好的供应商的数据创建。I）供应商：输入要参考的供应商 ii）公司代码：输入要参考的供应商所在公司代码 iii）采购组织：输入要参考的供应商所关联的采购组织输入所须项后，按键进入下一屏幕：输入
7、字段：名称：供应商公司注册名称。(必填)检索词：查询所使用的短名。(必填)街道：作为地址部分的街道和房屋。(必填)城市：作为地址部分的城市名称。(不带”市”字)(必填)地址：对街道的补充。邮政编码：注册地址的邮政编码。(必填)国家：在空白处输入国家代码，或者点击图标进行选择。(必填)地区：为供应商所在的省份。在空白处输入国家代码，或者点击图标进行选择。(必填)语言代码：在空白处输入语言代码，或者点击图标进行选择。(必填)：在空白处输入。 号：在空白处输入 。因特网地址：在空白处输入因特网地址。回车或者点击图标，进入下一屏。输入字段：客户：如果该供应商既是我公司的供应商又是我公司的客户，则点击图
8、标选择客户类型。目前暂不使用此功能。税务代码 1：此处输入该供应商的增值税代码。国外供应商此处不填.(15位)(必填)回车或者点击图标，进入下一屏。在国家空白处输入国家代码或者点击图标进行选择。然后将光标置于银行户主空白处，按回车键弹出银行数据窗口。在空白处输入银行的名称(必填)、地区、街道、城市、分行信息，然后按回车键进入下一窗口。在银行空白处输入相关信息.(必填)在银行户主空白处填写完全的的科目。(必填)点击图标进行选择。银行户主是银行的全集,银行是银行户主的子集.如下图:然后按回车键进入下一窗口排序码：此处选择014，即订单号。(必填)统驭科目:2030100,即应付帐款-集团外(必填)
9、回车或者点击图标，进入下一屏。付款条款：向供应商付款的期限。(必填)容差组：选择103，即应付帐款。(必填)检查双重发票:选中.(必填)回车或者点击图标，进入下一屏。信函功能暂不使用。回车或者点击图标，进入下一屏。催款程序：LXJT（必添项）回车或者点击图标，进入下一屏。创建采购组织数据：订单货币：在空白处输入或者点击图标进行选择。(必填)付款条件：应向供应商付款的日期。在空白处输入或者点击图标进行选择。系统会自动统计在某一时点应向供应商付款的总金额。(必 填)国际贸易条件：如果是国外供应商，在第一个空白处选择贸易条件。在第二个空白处填入补充条件。例如：在第一个空白处输入CIF， 在第二个空白
10、处输入“”。方案组, 供应商：平台向采购使用的供应商选择2“公司间采购”，其他情况不选。销售员：供应商销售员的名称。： 供应商销售人员的。控制数据：基于收货的发票校验 ：收货以后才能进行发票校验 (必填) 回车或者点击图标，进入下一屏。系统提供了多项合伙人功能。当商品供应商、发票提供者、承运方与供应商不同时，将该供应商的编号输入在空白处。例如：发票提供者为“董梅的集成东芝测试供应商，财务部将应付帐款计到“董梅的集成东芝测试供应商”而不是“新进电脑系统（）”身上。回车或者点击图标，屏幕显示产生一个新的供应商。系统信息栏显示在该公司代码下的某采购组织下创建了编号为#的一个供应商。创建完毕。3、 在
11、SAP系统中显示已经维护的供应商主数据。路径：后勤 物料管理 库存管理采购主数据供应商中央的显示操作说明：根据SAP菜单路径操作，将出现初始屏幕1 、显示 供应商：初始屏幕 输入字段 1） 供应商：输入要显示的供应商的编码，或按键选择输入 2）公司代码：输入公司代码，或者按键选择输入 3）采购组织：输入采购组织的编号，或按键选择输入 4）一般数据：如须显示，用“”选择I）地址：如须显示，用“”选择 ii）控制：如须显示，用“”选择 iii）收付交易：如须显示，用“”选择5）公司代码控制I）会计信息：如须显示，用“”选择 ii）受付交易：如须显示，用“”选择 iii）信函：如须显示，用“”选择
12、iiii）预扣税：不选择。6）采购组织数据 I）采购数据：如须显示，用“”选择 II）合伙人功能：如须显示，用“”选择 点击图标全选。 填入须填项后，按键进入下一屏： 显示 供应商：地址 连续按键可查询在初始屏幕中所选各项目的明细信息。查询后，按键退出操作。4、供应商主数据的更改：路径：后勤 物料管理 库存管理采购主数据供应商采购中央的修改操作说明：更改供应商：初始屏幕 输入字段选择需要修改的字段，用“”选择。方法与显示相同。进入需要修改的屏幕后对有关字段进行修改。 按键完毕操作。5、供应商主数据的冻结路径：后勤 物料管理 库存管理采购主数据供应商中央的冻结操作说明：1、 冻结/解冻 供应商：初始屏幕 输入字段： 1、供应商：输入已知供应商编号，或按键选择输入 2、公司代码：按键选择输入 3、采购组织：输入供应商所对应的采购组织，或按键选择输入 输入完毕，按键进入下一屏幕：2、冻结/解冻 供应商：细节1） 记帐冻结I）所有的公司代码：在所有的公司代码下冻结。ii）指定的公司代码：选中指定的公司代码下进行冻结。解除冻结时，则将 ”取消。2）采购冻结：I） 所有的采购组织：如果要在所有的采购组织围冻结某一供应商，则用“”选择此项；如果要解除某一供应商的冻结，则将“”取消。
