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1、7 总账系统平常业务解决通过总账系统平常业务解决的应用,掌握总账系统平常业务解决的有关内容,熟悉总账系统平常业务解决的多种操作,掌握凭证管理、出纳管理和账簿管理的具体内容和操作措施。7.1总账系统平常业务解决的任务及有关资料1.总账系统平常业务解决的任务在总账系统平常业务解决中，应完毕如下任务:凭证管理涉及填制凭证、审核凭证、凭证记账；出纳管理；账簿管理涉及总账、科目余额表、明细账、辅助账的管理。总账系统平常业务解决的有关资料凭证管理1月份经济业务如下 : 12日,市营一部陈明购买了 00 元的办公用品,以钞票支付。附单据张。借:营业费用 （55） 8贷:钞票（001) 8013日，财务部王红
2、从工行提取钞票 000 元,作为备用金。(钞票支票号 XJ01)借:钞票 (101） 0贷:银行存款/工行存款。(100201） 7005日，收到瀚海集团投资资金1000美元，汇率 1:8.815。( 转账支票号Z001）借:银行存款中行存款 (102) 8810贷:实收资本(3101) 88150 16日,经理办公室支付业务招待费800元。（ 转账支票号ZZ002)借:管理费用/招待费 （5020) 18贷：银行存款/工行存款 （10201) 100 18日,经理办公室孙宏出差归来，报销差旅费600元，交回钞票000元。借:管理费用/差旅费 (55020)60钞票 （1001) 00贷:其她
3、应收款 (133) 000出纳管理日,市营二部王健借转账支票一张,票号ZR003，估计金额000元。规定：以“赵军”的身分进行填制凭证,凭证查询操作。以“王红”的身分进行出纳签字，钞票、银行存款日记账和资金日报表的查询,支票登记操作。以“李力”的身分进行审核、记账、账簿查询操作。7.2 总账系统平常业务解决的具体应用以“赵军”的身分注册进入总账系统。操作员:“05”；密码:与设立03顾客时一致。选择账套：“00山东济南宏达科技有限公司”;会计年度:默认；日期:默认。阐明：1.凭证管理 填制凭证增长凭证输入一张完整的凭证(业务1) 执行“业务”“总账”-“凭证”“填制凭证”命令,进入“填制凭证”
4、窗口。 单击“增长”按钮，增长一张空白凭证。 选择凭证类型“付款凭证”;输入制单日期;输入附单据数“1”。输入摘要“购办公用品”;输入科目名称：“551”,借方金额“8”,回车;摘要自动带到下一行,输入科目名称“001”，贷方金额“800”。 单击“保存”按钮,弹出“凭证已成功保存 !”信息阐明框,单击“拟定”按钮。阐明:采用序时控制时,凭证日期应不小于等于启用日期,不能超过业务日期。凭证一旦保存,其凭证类别、凭证编号不能修改。正文中不同行的摘要可以相似也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中浮现。科目编码必须是末级的科目编码。金额不能为“零”;红字以“”号表达。可
5、按“=”键取目前凭证借贷方金额的差额到目前光位置。增长凭证输入凭证的辅助核算信息( 业务业务）在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核算科目”,输完科目名称后，则须继续输入该科目的辅助核算信息。银行科目（业务2) 在填制凭证过程中，输完银行科目“1001”,弹出“辅助项”对话框。输入结算方式“201”,票号“X01”，发生日期“01”,单击“确认”按钮。凭证输完后,单击“保存”按钮,若此张支票未登记,则弹出“此支票尚未登记,与否登记？” 对话框。 单击“是”按钮,弹出“票号登记”对话框。 输入领用日期“-0-13”，领用部门“财务部”、姓名“王红”，限额“
6、70”,用途“备用金”,单击“拟定”按钮。阐明:选择支票控制,即该结算方式设为支票管理,银行账辅助信息不能为空，并且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。外币科目 (业务) 在填制凭证过程中,输完外币科目“10002”,输入外币金额“000”，根据自动显示的外币汇率“8.15”，自动算出并显示本币金额“8810”。全输完后,单击“保存”按钮,保存凭证。阐明： 汇率栏中内容是固定的,不能输入或修改。如使用变动汇率，汇率栏中显示近来一次汇率,可以直接在汇率栏中修改。辅助核算科目部门核算 （ 业务4)在填制凭证过程中,输完部门核算科目“5520”,弹出“辅助项”对话框。 选择输入部门“经理办公室”。单
7、击“确认”按钮。辅助核算科目个人往来(业务) 在填制凭证过程中,输入个人往来科目“133”后,弹出“辅助项”对话框。选择输入部门“经理办公室”,个人“孙宏”，发生日期“-0118”。单击“确认”按钮。阐明：在输入个人信息时,若不输“部门名称”只输“个人名称”时,系统将根据所输个人名称自动输入其所属的部门。查询凭证执行“凭证”“查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。 选择输入查询条件,单击“辅助条件”按钮，可输入更多查询条件。单击“确认”按钮,进入“查询凭证”窗口。 双击某一凭证行,则屏幕可显示出此张凭证。阐明:由各业务子系统生成的凭证,会自动传递到总账子系统,因此在查询凭证时可以查询到,并在
8、审核、记账时同步对这些凭证进行解决。修改凭证 执行“凭证”“填制凭证”命令,进入“填制凭证”窗口。 单击“查询”按钮,输入查询条件,找到要修改的凭证。 对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方,直接修改;如果要修改凭证的辅助项信息，一方面选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项,待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框,在对话框中修改有关信息。 单击“保存”按钮,保存有关信息。阐明:未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改;已审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时,该日期不能在上一张凭证的制单日期之前。若选择“不容许修改或作废她人填制的凭证
9、”权限控制,则不能修改或作废她人填制的凭证。如果波及银行科目分录中已录入支票的信息,并对该支票做过报销解决，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改。冲销凭证 在“填制凭证”窗口,执行“制单”“冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框。 输入条件:选择“月份”、“凭证类别”;输入“凭证号”等信息。 单击“拟定”按钮，系统自动生成一张红字冲销凭证。阐明：通过红字冲销法增长的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。制作红字冲销凭证,将错误凭证冲销后，需要再编制对的的蓝字凭证进行补充。删除凭证作废凭证 先查询到要作废的凭证。 在
10、“填制凭证”窗口中,执行“制单”“作废/恢复”命令。 凭证的左上角显示“作废”,表达该凭证己作废。阐明:作废凭证仍保存凭证内容及编号，只显示“作废”字样。作废凭证不能修改,不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账,否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据解决,相称于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。若目前凭证己作废,可执行“编辑”“作废恢复”命令，取消作废标志,并将目前凭证恢复为有效凭证。整顿凭证在“填制凭证”窗口中，执行“制单”“凭证删除/整顿”命令,打开“选择凭证期间”对话框。 选择要整顿的“月份”。单击“拟定”按钮,打开“作废凭证表”对话框。选择真正要删除的作废凭证。 单击“
11、拟定”按钮,系统将这些凭证从数据库中删除并对剩余凭证重新排号。阐明:如果作废凭证不想保存时,则可以通过“凭证删除/整顿”功能,将其彻底删除,并对未记账凭证重新编号。只能对未记账凭证作凭证整顿。己记张凭证作凭证整顿，应先恢复本月月初的记账前状态,再作凭证整顿。 出纳签字更换操作员 在“总账系统”的初始窗口，执行“系统”“重新注册”命令,进入“注册总账”窗口。 以“王红”的身分重新注册总账系统,单击“拟定”按钮。阐明：凭证填制人和出纳签字人可觉得不同的人,也可觉得同一种人。按照会计制度规定,凭证的填制与审核不能是同一种人。在进行出纳签字和审核之前,一般需先更换操作员。出纳签字 执行“凭证”“出纳签
12、字”命令,打开“出纳签字”查询条件对话框。输入查询条件:单击“所有”单选按钮,输入月份“01”。 单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。双击某一要签字的凭证或者单击“拟定”按钮,进入“出纳签字”的签字窗口。 单击“签字”按钮,凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。 单击“下张”按钮,对其她凭证签字，最后单击“退出”按钮。阐明:波及指定为钞票科目和银行科目的凭证才需出纳签字。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。凭证签字并非审核凭证的必要环节。若在设立总账参数时，不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”,则可以不执行“出纳签字”功
13、能。可以执行“签字”“成批出纳签字”功能对所有凭证进行出纳签字。 审核凭证以“李力”的身分重新注册总账系统。 执行“凭证”“审核凭证”命令,打开“凭证审核”查询条件对话框。 输入查询条件,单击“确认”按钮,进入“凭证审核”的凭证列表窗口。 双击要审核的凭证或单击“拟定”按钮,进入“凭证审核”的审核凭证窗口。检查要审核的凭证,无误后，单击“审核”按钮,凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。单击“下张”按钮,对其她凭证签字,最后单击“退出”按钮。阐明:审核人必须具有审核权。当通过“凭证审核权限”设立了明细审核权限时,还需要有对制单人所制凭证的审核权。作废凭证不能被审核，也不能被标错。审被人和制单
14、人不能是同一种人,凭证一经审核,不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除,己标记作废的凭证不能被审核,需先取消作废标记后才干审核。 凭证记账以“李力”的身分重新注册总账系统。记账 执行“凭证”“记账”命令，进入“记账”窗口。 第一步,单击“全选”按钮,选择所有要记账的凭证。单击“下一步”按钮。 第二步,显示记账报告。如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告,单击“下一步”按钮。第三步，记账。单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框,单击“确认”按钮,系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后,弹出“记账完毕”信息阐明对话框。 单击“拟定”,记账完毕。注意：第一次记账时,若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未记账，本月不能记账。未审核凭证不能记账，记账范畴应不不小于等于已审核范畴。作废凭证不需审核可直接记账。记账过程一旦因断电或其
