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1、纸质档案案归档文文件整理理工作步步骤根据国家家档案局局发布的的中华人人民共和和国档案案行业标标准归归档文件件整理规规则和和湖南省省档案局局关于归档文文件整理理规则实施细细则的的规定，从从20001年11月1日日起，立立档单位位对应归归档的纸纸质文件件以“件”为单位位进行整整理。为为了确保保归档档档案的质质量，规规范我校校归档文文件的整整理方法法，现确确定我校校十大类类档案均均为以“件”为单位位进行整整理归档档。所谓谓“件”的概念念，即：一个事事由（问问题）或或一个项项目的材材料可视视为一件件。一、归档档文件在在进行整整理时，首首先必须须明确几几种情况况1、 下列文件件或文本本在实体体装订时时，
2、可作作为一件件：正本与与定稿作作为一件件；法律法法规等重重要文件件的历次次修改稿稿（包括括定稿）可可合为一一件；正文与与补充说说明正文文的文字字、图表表、数据据等附件件，原则则上为一一件（附附件页数数多，也也可各为为一件）；具有保保存价值值的文件件处理单单应与正正文作为为一件；原件与与复印件件或手抄抄件，应应作为一一件；转发文文件与被被转发文文件，应应作为一一件；报表、名名册、图图表类文文字材料料按其原原装订方方式，一一册（本本）作为为一件；请示与与批复、报报告与批批示、问问函与复复函等来来往文书书，原则则上作为为一件。如如果报请请性文件件归档整整理后才才收到回回复性文文件，也也可各为为一件，
3、并并在“归档文文件目录录”的备注注栏中加加以说明明。2、 以“件”为保管管单位的的各文种种和稿本本的排列列顺序为为：正本在在前，定定稿在后后；正文在在前，附附件在后后；原件在在前，复复制件在在后；转发文文在前，被被转发文文在后；回复性性文件在在前，报报请性文文件在后后；结论性性材料在在前，依依据性材材料在后后；汉文本本在前，少少数民族族文本在在后；不同文文字的文文本，无无特殊规规定的，中中文本在在前，外外文本在在后；文件处处理单放放在文件件前面。3、文件件有多个个时间特特征一份文件件往往有有多个时时间特征征，包括括成文日日期、签签发日期期、批准准日期、会会议通过过日期、公公布日期期、发文文和收
4、文文日期等等等。分分年度时时，一般般来说就就以文件件签发日日期（或或落款日日期）为为准，据据以判定定文件所所属年度度。取消消原有的的按针对对年度归归类的做做法，对对于计划划、规划划、总结结、预决决算、统统计报表表以及法法规性文文件等内内容涉及及不同年年度的文文件，统统一规定定按文件件签发日日期（或或落款日日期）判判定文件件所属年年度。4、跨年年度形成成的文件件机关单位位的某些些具体职职能活动动，如召召开会议议、处理理案件等等，跨年年度形成成的文件件，统一一在办结结年度归归档，分分类时也也都归入入办结年年度。如如：跨年度度的会议议文件材材料，统统一归在在闭幕年年；跨年度度的案件件形成的的文件材材
5、料，统统一归在在结案年年；跨年度度的请示示与批复复，统一一归在批批复年，原原已分开开归档的的，应在在各自归归档文件件目录备备注栏内内加以说说明；回顾纪纪念性文文件，归归入定稿稿或发表表年；法规性性文件，归归入公布布的年度度；跨年度度的计划划归开始始年；跨年度度的总结结归最后后一年，等等等。5、几份份文件作作为一件件时，“件”的日期期按照规定定，正本本与定稿稿、原件件与复制制件、来来文与复复文等也也可作为为一件，这这时判定定“件”的日期期，应以以装订时时排在前前面的文文件的日日期为准准。具体体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；
6、来文与复文为一件，以复文为准；多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。6、无落落日期的的文件要要标注日日期此类情况况见于内内部文件件（也叫叫白头文文件），需需要分析析文件内内容、制制成材料料、格式式、字体体以及各各种标识识，通过过对照等等手段来来考证和和推断文文件的准准确日期期或近似似日期，并并据此按按年度合合理归类类。7、专门门年度的的分类方方法如果立档档单位相相当一部部分工作作是按照照专门年年度进行行的，如如教学等等，采用用年度分分类法时时，对这这部分工工作中形形成的文文件，就就按照专专门年度度进行分分类。如如：20002-20003学年年的计划划
7、归入起起始年；20002-220033学年的的教学工工作总结结归入办办结年。8、临时时机构（如如“三讲办办”、“普查办办”等），存存在时间间不长（即即两年以以内），文文件材料料又比较较少，工工作虽然然跨年度度，形成成的文件件可以不不分年度度，放在在工作结结束年度度归档，如如果每年年文件数数量较多多，亦可可分散在在各个年年度内归归档。9、保管管期限的的划分原则上参参照国家家教委119944年施行行的高高等学校校档案实实体分类类法和和高等等学校档档案工作作规范，制制定出本本单位档档案保管管期限表表。永久，凡凡是反映映本机关关主要职职能活动动和基本本历史面面貌的，对对本机关关国家建建设和历历史研究究
8、有长远远（即550年以以上）利利用价值值的档案案，定为为永久保保管。它它主要包包括：(1) 本机关关制定的的属于政政策规定定性的文文件；处处理重要要问题形形成的文文件材料料；召开开重要会会议的文文件材料料；重要要的请示示、报告告、总结结、综合合统计报报表；机机构演变变、机关关领导人人任免等等文件材材料。(2) 同本机机关产生生的重要要文件有有密切联联系的上上级和下下级机关关的重要要文件，上上级针对对本机关关所作的的决定、批批复、报报告和调调查研究究材料。(3) 本机关关批转下下级报送送的重要要的具有有特殊意意义的文文件材料料。长期，凡凡是反映映本机关关的一般般工作活活动，在在较长时时间内（即即
9、1550年年左右）对对本机关关工作有有查考利利用价值值的文件件，定为为长期保保管，它它主要包包括：(1) 本机关关一般工工作问题题文件材材料；一一般会议议的主要要材料；人事管管理工作作形成的的一般文文件材料料（如行行政介绍绍信、工工资关系系等）。(2) 直属上上级机关关下发的的属于机机关主管管业务或或非直属属上级机机关颁发发的针对对本机关关主管业业务，并并需要贯贯彻实行行的一般般性文件件材料。(3) 下级机机关报送送的年度度工作总总结、报报告和统统计报表表等文件件材料。短期，凡凡是在较较短时间间内（如如15年年以内）对对本机关关有参考考利用价价值的文文件材料料列为短短期保管管。它主主要包括括：
10、(1) 本机关关一般事事务性的的文件材材料。(2) 上级机机关和同同级机关关颁发的的非主管管机关业业务但需需要参照照执行的的文件材材料。(3) 下级机机关报送送的一般般性的文文件材料料。10、根根据本单单位的保保管期限限表，对对当年文文件材料料进行分分类时应应注意以以下几点点：(1) 原则上上不要将将不同保保管期限限的文件件混在一一起。(2) 应从一一个问题题或一组组文件材材料的重重要程度度划定保保管期限限，不要要孤立地地按单份份文件的的重要程程度来划划定保管管期限。(3) 一个问问题的文文件，有有保管期期限不完完全相同同的情况况，为了了保持问问题的完完整性，可可本着就就高不就就低的原原则。(
11、4) 本机关关转发上上级的业业务文件件，没有有提出具具体意见见的打印印件作短短期。二、归档档文件整整理工作作步骤第一步 分类类我校十大大类档案案中，党党群、行行政类档档案按机机构分类类法，教教学、科科研、基基建、设设备、产产品、出出版、外外事、财财会类等等按类目目分类法法。我校原则则上采用用：年度度机构构或项目目保管管期限分分类法机构分类类法，是是根据文文书处理理阶段形形成和处处理文件件的承办办单位对对归档文文件的分分类，它它主要针针对党群群、行政政类档案案。模式：年年度机构保管期期限分类类法示例：220033年，校校长办公公室，永永久、长长期、短短期即先将归归档文件件按年度度分类，每每个年度
12、度下按机机构分类类，再在在组织机机构下面面按保管管期限分分类，这这种分类类方法运运用于内内部机构构不复杂杂的立档档单位。采采用此种种分类方方法，在在库房排排架时，每每年形成成的档案案按机构构序列依依次上架架，不必必预先留留空，也也避免了了倒架，库库房管理理非常方方便。同同时，可可将一个个年度同同一机构构形成的的文件，按按保管期期限的不不同，依依次排列列在一起起，更便便于实体体查阅。此此方法特特别适用用于推行行部门整整理归档档的单位位。采用机构构分类法法能最好好地保持持全宗内内文件在在来源方方面固有有的联系系，客观观地反映映立档单单位的历历史面貌貌。同时时，由于于每个机机构都承承担某些些方面的的
13、职能和和任务，按按机构分分类在一一定程度度上集中中反映了了某一方方面工作作内容的的文件，便便于按照照一定的的专题查查找和利利用档案案。特别别是对于于现行机机关，在在文件由由各机构构分工整整理（即即原来推推行的文文书处理理部门立立卷）的的情况下下，每个个机构向向档案馆馆移交的的归档文文件，就就自然构构成一类类，使全全宗内分分类体系系的设计计大大简简化。1、采用用机构分分类，一一般来说说，有一一个机构构就设置置一个，机机构名称称就是类类名。采采用机构构分类法法，原则则上以哪哪个机构构名义发发文的文文件就归归入哪个个机构的的类中。有有些文件件是由几几个机构构共同处处理的，如如何归类类须视其其具体情情
14、况而定定，如：有主办办者的一一般归入入主办机机构；以机关关名义发发出的文文件，则则归入有有关机构构类中；业务部部门起草草，以机机关办公公室名义义发出的的，如果果内容属属该部门门职责或或业务，则则应归入入负责起起草发文文的机构构内。2、机关关单位内内设置的的临时机机构，应应和其他他机构一一样设类类，形成成的归档档文件归归入该类类保存。有有时临时时机构与与该立档档单位某某一内部部机构合合并办公公，并以以该机构构为常设设机构，那那么形成成的文件件应归入入内部机机构类中中；如果果临时机机构涉及及两个以以上的内内部机构构，则应应根据其其主要职职能以及及形成的的文件内内容、数数量多少少等，由由这些机机构协
15、商商后确定定分类方方法。3、各职职能机构构下又设设机构的的，一般般应选择择职能机机构进行行分类；业务独独立性强强、职能能重要的的，也可可选择职职能机构构的下设设机构进进行分类类。类目分类类法，是是根据各各业务主主管机构构产生的的不同类类别、不不同项目目的归档档文件的的分类，它它主要针针对教学学、科研研、基建建、设备备、产品品、出版版、外事事、财会会类档案案。模式：年年度类目保管期期限示例：aa、20003年年，教学学类研究究生教育育中的学学位，永永、长、短短b、20003年年，基建建类第118项工工程，永永、长、短短 即先将将归档文文件按年年度分类类，每个个年度下下按类目目（即类类别或项项目）分分类，再再在类别别或项目目下面按按保管期期限分类类。第二步 装订订归档文件件材料修修整完毕毕，需要要用符合合档案保保护要求求的装订订材料重重新加以以装订，以以防文件件丢失，便便于归档档后保管管和利用用。1、装订订前，对对破损的的文件进进行修复复以延长长其寿命命。修复复主要针针对一些些有孔洞洞、残缺缺或折叠叠处已被被磨损的的文件，进进行修补补和托裱裱。2、复制制字迹模模糊或易易退变的的文件。目目前，一一般采用用复印的的方式进进行复制制。比如如传真件件字迹耐耐久性差差，须复复制后才才能归档档。复印印时，墨墨粉浓度度不宜太太大，颜颜色不宜宜太深，并并且最
