文书档案管理办法

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1、文书档案管理办法为规范公司文书档案管理,保证公司重要档案资料的完整性,充 分发挥公司文档的作用,制定本办法。一、公司文书档案管理的范围(一)公司收取的上级机关和有关业务主管部门下发的公文;(二)以公司名义编号制发的公文;(三)公司营业执照,法人代码证书、营业资质证书及有关申请、 批准和变更文件;(四)公司业务项目档案(包括项目立项资料及合同) ;(五)公司人事及财务档案;(六)公司分支机构和下属单位的设立,变更及有关重要资料;(七)其他反映公司历史及重要经营活动的资料。二、公司文书档案管理的基本要求(一)公司文书档案由综合管理部负责。(二)所有文书档案要求资料完整、存放有序、查阅使用方便快 捷

2、。(三)符合保密工作规定,严防泄漏国家机密和商业秘密。(四)出现档案丢失、泄密等情况则追究责任人和其主管领导的 管理责任或法律责任。三、文件的收回和清理(一)交各部门和个人传阅、办理的文件,传阅和办理完毕后, 应及时退回综合管理部。因工作需要办理时间超过两周以上的应办理 借阅手续。(二)年底前,各部门和借阅办理文件的个人应对文件进行一次 清理,将借阅文件统一退回综合管理部。如需跨年度办理的,应办理 续借手续,或留复印件,将原件退回。四、立卷和归档 每年初,综合管理部将上一年的公文进行综合整理,按照上级机 关发文、综合、人事、财务、业务等分类立卷,填写卷内目录后归档五、查阅 因业务需要查阅公司文

3、书档案,需经主管领导批准办理借阅手 续,借阅时间一般不超过一周。六、文件销毁(一)年底前综合管理部清理文件时,可根据国家有关规定和公 司管理、业务工作的实际对需销毁的文件进行统一销毁。(二)一般业务项目资料,项目执行完毕二年后,经主管领导、 综合管理部负责人签字同意后可销毁。(三)销毁文件需列清单,由经办部门和综合管理部二人以上在 场销毁。七、分支机构的档案管理(一)各分支机构档案管理的范围按照本办法第一条执行。(二)各分支机构的档案管理工作要明确由专人负责,并根据本办法制定相应的档案管理办法。责任人要按照档案管理的基本要求及 档案的收回、清理、立卷、归档、查阅、文件销毁等规定严格执行。(三)总公司定期对分支机构的档案管理工作进行检查。(四)由于档案责任人的原因,导致公司或该分支机构的重要文 件资料丢失、泄密等情形,则追究责任人直至其领导人的管理责任和 法律责任。八、本办法自二OO五年十一月九日起实行。二OO五年十一月九日-可编辑修改 -THANKS !致力为企业和个人提供合同协议,策划案计划书,学习课件等等打造全网一站式需求欢迎您的下载,资料仅供参考-可编辑修改-

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