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1、档案管理制度第一条 目的为加强日常行政管理，规范档案的收集、形成、归档、保管等环节的管理，同时通过规范档案管理，实现各类资料的完整性、统一性。利用档案管理平台促进日常行政管理规范化、制度化，实现信息共享。通过加强工程档案管理实现对项目开发成本的有效管控，并逐步实现工程管理流程化。第二条 档案管理的模式及归档流程（一）管理模式1、档案管理部门在公司行政管理框架下设置专职档案管理人员，并独立开展档案管理工作。2、公司档案实行集中管理的体制，公司档案室及其管理人员，对公司所有档案资料统一收集、分类、编号、登记、造册、归档管理。3、所有需要调阅、复制、调出、到期销毁的档案必须严格执行本制度的有关规定。
2、4、各项目部、各分公司必须配置专职资料员或专职档案管理人员，负责本项目的档案资料管理，接受公司档案管理人员的业务指导、培训、监督、检查、日常管理、绩效考核；各子公司及控股子公司，应设置满足档案保管必须的空间，配置专职档案管理人员，并接受公司档案管理人员的业务指导、 培训、监督、检查、 日常管理、绩效考核。（二）归档流程1、外来文件档案：公司各部门收到外来文件档案时，应先交档案管理员根据文件内容分类，编制档案归档目录及编号，需要向各部门发放复印时应先归档再复印，由办公室收发员向各部门发放。2、公司内部形成的文件：会谈纪要、谈判笔记、通知、通报、请示、信函等，应统一编制文件编号，由批准拟订该文件的
3、最高主管领导签字审批，然后登记、盖章、编号、归档。原稿件与正式文件一并归档存放。3、合同、协议：经济合同、工程承包合同、工程承包合同补充协议按相关制度规定的流程会签，由有管辖权的主管领导审批后，登记、盖章、编号、归档。4、工程资料：工程签证单、工作联系单、监理月报、施工日志、材料认价单、询价单、材料设备收发单、验收单、产品合格证、招投标文件、施工单位的报价单等，按规定的时间移交档案室归档管理。5、工程报告资料：文物、地质勘探报告、设计方案、设计变更、施工图纸、工程质量检验报告等应先交各个项目档案室归档，然后按需要签字领取。相关资料原则上由项目部资料室交由公司档案室留存一套原件，原件不够用时原件
4、存公司档案室，项目资料室由公司档案室提供复印件，注明原件存放处并加盖存放处公章。6、工程预算、决算书，按照相关制度规定审核批准后，原件交档案室一套存档。与该项预（决）算有关的附件例如：预决算编制说明、工程签证单、认价单、工程量验收单、甲供材收料单、代扣代交费用明细表等应一并附在后面，预决算书封面所有项目必须填写齐全，不得漏项。工程预决算书应按装订顺序编制总页码、分项页码。审核定稿的预决算书，负责该项工作的预算员、预算工程师、主管领导、施工单位的授权负责人要分别签字、盖章，同时加盖单位公章（加盖骑缝章） 。7、房屋销售合同、租赁合同。销售合同在合同履行期间、办完房屋产权证前，由财务部指定专人负责
5、保管，每月月末编制合同目录报档案室备案。办理产权证以后移交档案室管理。租赁合同，在合同签订后的当月月末移交档案室管理。8、各类证照、证书、奖杯、奖状等，在取得当日即登记归档。9、会计档案。会计档案按照财政部（财会字199832 号） 会计档案管理办法等有关规定归档。即一个会计年度结束后，会计档案由财务人员整理装订、编制目录，在财务部门保管一年后移交档案室管理。10、其他档案资料。学习资料、图书、工具书等归入档案管理范围，在购入时即登记归档，加盖河南豫发置业有限公司图书管理专用章，凭档案室出具的归档证明报销相关费用。第三条 档案管理部门职权1、参与档案管理制度的拟订。2、负责对所属各分、子公司、
6、项目部各类档案资料归档工作的监督、考核、指导、培训工作。3、做好公司档案的收集、整理、登记、编号、保管和查询、调阅工作。4、做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。第四条 归档分类、代码为了便于管理和查阅，所有归档的资料必须按其来源渠道、时间、性质、用途、资料特性，结合相关制度规定及其管理习惯进行分类编码，按类存放保管。（一）分类原则及类别代码1、档案的分类原则：（ 1）按照档案的来源渠道、性质、用途或使用范围进行分类。分类的原则： 如来自政府机关或行政职能单位的红头文件、 通知、 通告、 行政法规、行业规范等资料归入 “外来行政档案类” 归档； 公司内部形成的文件， 如公司红头文件、会谈纪要
7、、通知（通报） 、工作计划（总结） 、规章制度等由公司内部形成或签发的文件资料归入“公司行政档案类”归档；与工程（项目）开发有关的档案归入“工程类”档案；与财务有关的归入“财务类”档案等。（ 2）按照用途或使用范围分类原则：如用于项目开发的政府批文、政府规划部门的用地批复等，虽然来自外部，但用于某个项目开发；公司就某个项目向政府机关或行政职能部门的提交的申请、请示、专题工程会谈纪要等文件，均应归入“工程类”档案管理。档案分类一般应按照用途优先、来源渠道次之的原则。特殊情况下，如果出现一个文件用于几个项目或几项不同内容时，可在几个档案类同时归档，如果只有一份原件，可按文件中主要内容对应的用途类型
8、保存原件，在其他类型保存复印件。2、类别代码：类别代码也叫分类代码，是按照上述分类原则进行分类，以代码的形式表示某个档案资料应归属的类别，便于档案的日常管理，便于确定档案的归属及调阅。根据目前公司档案内容，暂按以下类别分类，共9 类。（ 1 ）外来行政文件类。代码“ 01”一般来自政府机关或行政职能部门，包括行政职能机关颁发的政策法规、政府文件、行业规范、行业标准、通知、通报、行业规章制度等；还包括政府机关签发的批复性文件。（ 2）公司行政文件类。代码“02”一般是由公司内部签发的文件、规章制度、会议纪要（主要指工作会议、例会等）、工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（ 3）图书资料类。
9、代码“03”各种学习资料、图书等。（ 4）合同（协议）类。代码“04”本公司与有关单位或个人签订的合同、协议书等文件材料等。具体包括融资、对外担保、对外投资、企业并购、债权债务处置、股权转让、资产处置、产权处置、劳动人事、法律事务等方面的合同协议。（ 5）证照、证书类。代码“ 05 ”包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（ 6）项目开发（工程）类。代码“06”或以项目名称拼音缩写代替。包括与项目开发、工程承包、建筑安装材料采购有关的合同协议、勘探报告等。具体包括项目前期筹划、土地征用、文物地质勘察报
10、告、拆迁补偿、方案规划、设计方案、施工图纸、工程预算、工作联系单、工程签证、材料认价单、工程月报、竣工验收、工程决算等与项目建设有关的文件材料。（ 7）销售合同。代码“07”或以项目名称拼音缩写代替。包括开发的住宅、商铺销售合同、写字楼租赁合同。（ 8）会计档案。代码“08”（ 9）其他类。代码“09”包括公司日常文件娱乐活动、学习培训、考察等照片或以声像形式记录下来的各种资料。 除工程建设外的与相关单位来往的信件、 传真等资料。（ 10）预留代码：第五条 档案数量计量、登记方法及归档要求：1、档案的计量方法：（ 1）纸质档案、图片资料的计量方法： “单面”打印的资料以自然张数计量（含资料封面
11、、封底） ，单位为“张” ； “双面”打印的以自然“页”计量（含资料封面、封底）单位为“页” 。（ 2） 会计档案： 如凭证、 账簿、 报表等均以 “册” 为计量单位， 按档案形成的 “年、 月”登记。（ 3）图书、工具书类的档案：以“册”或“本”为计量单位，登记时要同时记载出版年、月和版号。（ 4）电子档案（即移动硬盘、存储卡、影视光盘等）的计量方法：电子档案一般以“个”为计量单位。当同一个移动硬盘存储多个不同内容文件时，应另附纸质文件名称目录。2、档案的登记方法：为了便于档案的查找、利用，防止档案丢失，对所有归档的档案资料必须进行逐项登记管理。档案登记的形式采取纸质版与电子版同时进行。档案
12、登记一般应遵循以下几点原则：（ 1）按照档案类型进行分类登记；（ 2）按照档案所属的单位、项目进行登记；（ 3）按照档案编号类别登记；（ 4）按照档案形成的时间顺序进行登记。3、文件材料的归档要求：（ 1）公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。（ 2）归档文件材料必须齐全、完整、准确。（ 3）归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。（ 4）归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。（ 5）归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。（
13、 6）归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。（ 7）归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。（ 8）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。（ 9）外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。（ 10）为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整，图像、字迹清晰。4、 凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目，公司必须保存一整套档案
14、。5、送交材料的部门，要填写移交档案材料登记表一式两份，接交双方签字，履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。6、 归档文件留存（ 1）涉及合同履行，经办部门可自留合同复印件一份，合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份；（ 2）与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复印件。7、 档案保管期限保管期限分为永久、长期、短期（ 1）永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。保管期限为 50 年以上。（ 2）长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管
15、。保管期限为 16 至 50 年。（ 3）短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。第六条 档案保密等级的划分1、“I”级档案：公司内容阶段性工作总结、计划相关文件，阶段性工作会议纪要， 内部制度等，在建项目阶段工程推进会议纪要等。2、级档案：人事任命类文件、与关联单位往来信函等，对政府机关单位发出的申请、报告类文件； 工程档案资料、工程施工合同、材料采购合同、 工程造价预（决）算报告、经济往来对账单。3、“田”级档案：公司组织架构设置、薪酬方案；重要经济往来合同、借款合同、涉及公司重大经营决策的文件等；项目规划阶段的规划方案、设计方案；4、“IV”级档案：会计档案、财务信息；一般性投资规划及项目并购相关文件等；5、“V”级档案：涉及公司重大收购并购合同、重大科研成果、专利成果等。档案保密等级按照“档案保密等级目录”执行。第七条 档案管理1、档案室应制订科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号、排架；2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进
