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1、 档案收集及归档管理程序Q/JD KJ-29-20111范围本程序适适用于对档案在在收集和和归档活活动中全全过程的的控制。本程序适适用于重重庆长安安汽车股股份有限限公司（以以下简称“公司”）本部、全资及及控股子子公司。2 目目的统一、规规范公司司在档案案收集和和归档的的流程和和要求，及时发现在档案的收集和归档活动中出现的问题，有效地维护档案的完整、准确、系统和安全。3 术术语和定定义3.1 企业档档案：企企业在研研发、生生产、经经营和管管理活动动中形成成的有保保存价值值的各种种形式的的文件。3.2 档案管管理：档档案的收收集、整整理、保保管、鉴鉴定、统统计和提提供利用用等活动动。3.3 收集：
2、档案馆馆、档案案室接收收及征集集档案和和其他有有关文献献的活动动。3.4 科学技术档案（以以下简称称科技档档案）：企事业业单位和和国家机机构、社社会组织织及个人人从事生生产、科科研、基基建及管管理活动动形成的的对国家家和社会会具有保保存价值值的应当当归档保保存的科科技文件件材料。3.5文文书档案案：是反映映党务、行行政管理理等活动动的档案案。通常常是记录录企业所从从事的党党群管理理、生产产管理、行政管理理等各类类管理活活动办理理完毕的的有保存存价值的的具有完完整体式式和处理理程序的的文件材料料。3.6 照片档档案：企企业在各项活动动中直接接形成的的以静止止摄影影影像为主主要反映映方式的的有保存
3、存价值的的历史记记录。照照片档案案一般包包括底片片、照片片和说明明三部分分。3.7 会计档档案：对对记录和和反映公公司经济济业务的的重要史史料和证证据，包包括会计计凭证、会计账账簿、财财务报告告、查账账报告、验资报报告以及及与经营营管理和和投资者者权益有有关的其其它重要要文件，如如合同、章程、董事会会资料等等各种会会计资料料。3.8 人事档档案：是是组织、人事、劳动等等部门在在了解人人、使用用人过程程中形成成的，记记述和反反映个人人经历、德才状状况的，以以个人为为单位由由组织统统一整理理、保存存起来以以备查考考的人事事材料。3.9 归档：办理完完毕且具具有保存存价值的的文件经经系统整整理交档档
4、案室（馆馆）保存存的过程程。4 职职责4.1 企业档档案工作作是企业业各项业业务和活活动的有有机组成成,应纳入入企业领领导工作作议事日日程，纳纳入企业业规章制制度及工工作流程程，纳入入企业部部门和有有关人员员的经济济责任制制或岗位位责任制制，即“三纳入”。4.2 企业档档案部门门或档案案人员应应参加产产品鉴定定、科研研课题成成果审定定、项目目验收、设备开开箱验收收等活动动，负责责检查应应归档文文件的完完整、系系统，即“四参加”。4.3 企业下达达计划任任务与提提出科研研文件材材料的归归档要求求同步；检查计计划进度度与检查查科研文文件材料料形成情情况同步步；验收收、鉴定定科研成成果与验验收、鉴鉴
5、定科研研档案材材料同步步；上报报登记和和评审奖奖励科技技成果以以及科技技人员提提职考核核与档案案部门出出具专题题归档情情况证明明材料同同步，即“四同步步”。4.4标标准化档档案处：负责统统筹、组组织、协协调、管管理长安安汽车股股份公司司本部的的全部档档案资料料，并负负责对全全资子公公司、合合资、控控股公司司的档案案进行监监督、检检查、指指导。4.5 归档部部门： 负责将将企业在在研发、生产、经营和和管理活活动中形形成的有有保存价价值的各各种形式式的文件件移交给给档案部部门管理理。4.6 战略规规划部：负责重重大建设设项目归档说说明的编写写。5 工工作要求求及程序序5.1 工作程程序5.1.1下
6、发发申报年年度归档档计划通通知每年一月月份，标标准化档档案处下下发申申报年度度归档计计划通知知。5.1.2 年度归归档计划划申报归档部门门按照申申报年度度归档计计划通知知要求求，申报报年度归归档计划划，其中中：（1）产产品档案案归档范范围及保保管期限限见附录A.1，产品研研发项目目（整车车）CA-PDSS各阶段段归档范范围及保保管期限限还应见附附录A.2，产品研发发项目（动动力总成成）CAA-PTTPDSS各阶段段归档范范围及保保管期限限还应见附附录A.3。（2）科科研项目目（除整整车和动动力总成成研发项项目外）归档范围及保管期限见附录A.4。（3）基基建项目目归档范范围及保保管期限限见附录录
7、A.5。（4）设设备仪器器档案的的归档范范围及保保管期限限见附录录A.6。（5）文文书档案案的归档档范围及及保管期期限见附附录A.7。（6）实实物档案案的归档档范围及及保管期期限见附附录A.8。（7）照照片档案案的归档档范围及及保管期期限见附附录A.9。（7）会会计档案案的归档档范围及及保管期期限见附附录A.10。（8）人人事档案案的归档档范围及及保管期期限见附附录A.115.1.3 编制、下发年年度归档档计划科技及知知识产权权部标准准化档案案处根据据各单位位申报情情况，编编制、下下发年度度归档计计划。5.1.4 按归档要要求准备备资料。其中：产品档档案、科科研项目目档案归档档时间及及要求见附
8、附录A.12和附录AA.一三；基本建设设项目各各阶段交付付物归档档时间及及要求见附附录A.12和和附录AA.144；设备档档案归档档时间及及要求见见附录AA.122和附录A.一五；文书档档案归档档时间及及要求见见附录AA.122和附录A.16；实物档档案归档档时间及及要求见见附录A.112和附录A.117；照片档档案归档档时间及及要求见见附录A.112和A.一八；财务档档案归档时时间及要求见见附录AA.122和附录A.19；人事档档案归档档时间及及要求见见附录AA.122和附录A.20。（1）归归档部门门按照年年度归档档计划和和档案案收集及及归档流流程准准备归档档资料。（2） 凡形成成科技文文
9、件材料料的部门门，均应应指定专专（兼）档档案管理理人员，在在档案部部门的指指导下，负负责收集集、积累累科技文文件材料料，填写写科技技文件材材料积累累登记表表（见附录录B.1）。5.1.5按时间节节点检查查考核科技及知知识产权权管理部部标准化化档案处处按照时时间节点点，对归档档资料进进行检查查、考核核，如不不符合要要求，归归档部门门要重新新准备归归档资料料。5.1.6出具具档案验验收报告告科技档案案经检查查考核合合格后，标标准化档档案处要要根据检检查情况况出具档档案验收收报告。5.1.7组织织评审，移移交资料料产品、科科研项目目、基建建工程项项目、设设备仪器器档案经经标准化化档案处处验收合合格后
10、，归档部门才能进行产品鉴定、科研项目成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动。5.1.8参加加评审，接接收资料料（1） 科技技及知识识产权管管理部标标准化档档案处必必须参加加产品鉴鉴定、科科研课题题成果审审定、项项目验收收、设备备开箱验验收等活活动，负负责检查查应归档档文件的的完整、系统，并并对资料料检查情情况进行行说明。（2） 归档部部门将符符合归档档要求的的资料向向标准化化档案处处移交归归档。5.1.9 检查、审核（1） 归档档部门填写移交交清单。其中：1） 产产品档案案、科研研项目档档案、基基建项目目档案和和设备仪仪器档案案填写科科技文件件材料移移交清单单（见见附录BB.2）。2） 文文书
11、档案案、实物物档案和和照片档档案填写写文书书档案材材料移交交清单(见附录B.3)。3） 会会计档案案填写会会计档案案材料归归档移交交清单（见见附录BB.4）。4） 人人事档案案填写人人事档案案材料移移交清单单（见见附录BB.5）。（2） 科技技及知识识产权管管理部标标准化档档案处负负责检查查移交清清单填写写是否正正确、签签字手续续是否完完善；否否则，归归档部门门要重新新填写。（3） 科技技及知识识产权管管理部标标准化档档案处按按照移交交清单一一一核对对归档图图纸；如如不符合合，退回回归档部部门重新新整理。5.1.10 编写归归档说明明重要的基基建项目目文件归归档时，由由战略规规划部编编写归归档
12、说明明，并并经项目目负责人人审核签签字。5.1.11 归档（1） 移交交清单一一式两份份，经交交、接双双方在移移交清单单上签字字后，各各保存一一份；（2） 归档档部门将将移交清清单和清清理好的的资料（如如是重要要的基建建项目文文件归档档，还需需要归归档说明明）一一起移交交科技及及知识产产权管理理部标准准化档案案处归档档。（3） 科技技及知识识产权管管理部标标准化档档案处按按照归档档要求验验收归档档资料。5.2 流程图图5.2.1档案案收集及及归档流流程图见见图1。图1档案案收集及及归档流流程图5.3 流程说说明5.3.1档案案收集及及归档流流程说明明见表1表1 档档案管理理流程说明明序号活动名
13、称称执行者执行时间间输入物参考文件件交付品1拟定、下下发申报报年度归归档计划划通知标准化档档案处10个工工作日企业档档案工作作规范通知2归档计划划申报归档部门门10个工工作日通知企业档档案工作作规范申报计划划3编制、下下发申报报年度归归档计划划标准化档档案处10个工工作日申报计划划企业档档案工作作规范年度归档档计划4按归档要要求准备备归档资资料归档部门门年度归归档计划划企业档档案工作作规范归档资料料和科科技文件件材料积积累登记记表5按时间节节点检查查、考核核标准化档档案处5个工作作日归档资料料科技文文件材料料积累登登记表企业档档案工作作规范归档资料料6.1编制档案案验收报报告标准化档档案处5个
14、工作作日归档资料料档案验收收报告6.2其他档案案移交资资料归档部门门15个个工作日日归档资料料和移交交清单归档资料料7科技档案案组织评评审，移移交资料料归档部门门1个工作作日归档资料料企业档档案工作作规范、中国国兵器装装备集团团公司档档案工作作管理办办法归档资料料8参加评审审，接收收资料标准化档档案处1个工作作日归档资料料企业档档案工作作规范科技文文件材料料移交清清单和和归档资资料9检查、审审核标准化档档案处1-5个个工作日日科技文文件材料料移交清清单、文书书档案材材料移交交清单、会计档案材料归档移交清单、人事档案材料移交清单和归档资料科技文文件材料料移交清清单、文书书档案材材料移交交清单、会计档案材料归档移交清单、人事档案材料移交清单和归档资料10编写归归档说明明（重重要的基基建项目目）战略规划划部科技文文件材料料移交清清单和和归档资资料科技文文件材料料移交清清单、归档资资料和归档档说明11归档标准化档档案处0.5个个工作日日科技文文件材料料移交清清单、文书书档案材材料移交交清单、会计档案材料归档移交清单、人事档案材料移交清单和归档资料科技文文件材料料移交清清单、文书书档案材材料移交交清单、会计档案材料归档移交清单、人事档案材料移交清单、归档说明
