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1、数字档案馆的共享意义一、数字档案馆共享的涵义所谓数字档案馆共享化建设，是指以“对国家和社会有保存价值”档案的永久保管和社会利用为基本职能的各级数字档案馆，根据以人为本的社会需要，通过整合共享性档案资源和拓展社会化服务功能，将各种资源的潜在价值转化为公共服务优势的有效举措。该定义的涵义主要包括：1.行为主体。我国各级国家档案馆，它们不仅在我国档案馆群体中占大多数，而且承担着“对国家和社会有保存价值”的档案资源永久保管和提供利用的主要任务，是我国档案事业名副其实的主体和核心。2.目标取向。就是“以以人为本为核心，重点实现两个转变、建立两个体系”。这里所说的“以以人为本为核心”，似可理解为围绕“人的
2、全面而自由的发展”需要。马克思主义认为，人类社会发展的最高阶段就是“以每一个个人的全面而自由的发展为基本原则的社会形式”。上述“人的全面而自由的发展”，主要是指每个人的能力全面提高、个性的自由发展、人的需要不断满足、人的社会关系丰富、人与自然的关系和谐。3.工作重心。一是整合共享性档案资源“重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系”，客观上要求各级国家档案馆采取各种手段有效地整合人民群众广泛而长久需要的档案信息资源；二是拓展社会化服务功能。“像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系”，客观上要求各级国家档案馆通过各种途径不断地拓展以方便人民群众查
3、档为重点的开放型、多层面的公共服务功能。4.衡量标准。将各种资源潜在的共享性价值转化为公共服务优势的程度。具体来说，国家档案馆在档案资源、服务设施和专业人才等方面的优势是客观配置的结果，但是能否以及在多大程度上转化为公共服务优势，却是主观努力的结果。二、数字档案馆的共享化建设的现实意义 1.有助于提升国家经济社会发展的软实力。数字档案馆由于拥有较为丰富的“对国家和社会有保存价值”的档案资源、相对良好的档案服务设施和政治业务素质较高的专业人才，在服务党和国家各项事业中可以发挥重要作用是毋庸置疑的，但是，这仅仅是问题的一个方面。关键是数字档案馆能否与时俱进地提高自身的共享化建设水平，即真正将档案资
4、源、服务设施和专业人才潜在的共享性价值转化为公共服务优势，这应该是更具现实意义的一个方面。对于处在经济全球化环境下的我国而言，为了抵御经济社会发展的各种风险，既要重视增强硬实力，又不能忽视提高软实力。提高档案资源的社会共享水平，关系到一个国家运用档案“鉴往知来，推陈出新”潜力的发挥程度，因此，在一定意义上可以说，加强数字档案馆的共享化建设，客观上有助于提升整个国家经济社会发展的软实力。2.有助于促进我国的服务型政府建设。我国近30年来，尤其是正式加入世界贸易组织以来，改革开放和现代化建设的深入发展，客观上推动了我国服务型政府建设的进程。期间，政府加快转变职能，重心转向经济调节、市场监督、社会管
5、理和公共服务，尤其是随着政府信息公开工作的开展，使原来作为党和国家重要档案永久保管的基地、各方面利用档案的中心和爱国主义教育的基地的各级数字档案馆，又成为已公开现行文件和政府主动公开信息集中查阅的场所。实践表明，数字档案馆可以成为各级政府便民服务的重要窗口，为政府降低行政成本、强化公共服务、维护社会稳定发挥特殊的作用。同时，这仅仅是问题的一个方面，实践表明，数字档案馆需要进一步加强共享化建设，其中包括采取有效措施以满足公民查阅政府公开信息对馆藏未开放档案的需要，惟有如此，才能为公民行使合法权利和促进服务型政府建设发挥更大的作用。3.有助于促进数字档案馆的良性发展。关于档案馆的发展问题，不同的历
6、史时期、从不同的角度，可以提出不尽相同的要求。然而，我国改革开放的实践表明，档案馆只有不断提高自身的共享化建设水平，以满足人和社会全面发展的需要，才能真正实现自身的存在价值，并得到可持续发展。在新的形势下，提出加强数字档案馆的共享化建设，在某种意义上来说，也是为了改善数字档案馆与人民群众的关系，即真正改变那种“档案馆有的（档案），老百姓没用，老百姓要的，档案馆没有（包括有档查不到）”以及老百姓查档“门难进、脸难看、事难办”的现象。可以说，只有通过不断优化馆藏档案结构和非馆藏民生档案专题数据库结构，有效整合所有涉及人的档案信息资源，以及不断优化利用环境（包括服务设施、制度保障和基础工作），有效扩
7、大老百姓查档的范围、简化老百姓查档的手续，各级国家档案馆才能在实现最广大人民群众的共享目标中获得自身的又好又快发展。三、国家档案馆共享化建设的着力点国家档案馆的共享化建设，在不同的历史时期或社会环境下，其着力点是不尽相同的。比如，在阶级斗争为纲时期，围绕政治斗争的需要，有关这方面的档案资源的整合和开发就会成为这一时期国家档案馆共享化建设的重中之重，一些地方国家档案馆至今还保留的数量可观的馆藏档案“人头卡”就是那个时期的产物。1.要牢固树立科学的发展理念。当下数字档案馆的共享化建设，要成为数字档案馆的自觉行动，必须有科学的发展理念作为向导。2007年12月，国家档案局在关于加强民生档案工作的意见
8、中提出“要坚持以人为本，转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值”。在2008年1月举行的全国档案局馆长会议上，国家档案局局长中央档案馆馆长杨冬权正式提出“要以以人为本为核心，重点实现两个转变，建立两个体系”。上述精神应该作为指导当下国家档案馆共享化建设的科学理念。因为，上述精神的提出，一方面体现了新中国档案事业的发展理念（模式）经历了重大的转变，即由建国初期（以将“档案”确定为“国家档案”、“党政档案”，将“档案馆”确定为党和政府的附属机构而不是公共性科学文化事业机构为基本特征）的“国家档案观”，逐步转变为改革开放后（通过颁布档案馆工作通则、中
9、华人民共和国档案法，将 “档案”确定为“对国家和社会有保存价值”的历史记录，档案工作基本原则由原来的“便于党和国家各项工作的利用”发展为“便于社会各方面的利用”，新世纪以来档案工作重心从高层、宏观转向基层、微观，从政治领域转向经济、科技、文化、生活领域，从党政机关转向企事业单位、社区、农村和家庭，从服务党和国家转向服务社会和老百姓为基本特征）的“社会档案观”，因而可以认为是我国档案工作者长期以来探索中国特色社会主义档案事业发展规律的结晶，另一方面反映了我国档案事业在以人为本环境下实现科学发展的现实要求。因为，将实现“两个转变”、建立“两个体系”作为以人为本环境下国家档案馆共享化建设的指导思想，
10、有助于找准国家档案馆共享化建设的立足点（即优化国家档案事业科学发展的宏观环境）和突破口（即破解国家档案馆服务民生工作中存在的瓶颈问题）。2.要整合共享性档案信息资源。整合共享性档案信息资源，是数字档案馆共享化建设的物质前提和重要任务，也是建立覆盖人民群众的档案资源体系的必由之路。共享性档案信息资源，属于“对国家和社会有保存价值”的档案，主要包括政府信息、城市记忆和百姓证明。政府信息，是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。政府信息，均列入了行政机关归档的范围，其中永久保存的部分还列入了各级国家档案馆定期接收的范围，主动公开的政府信息还按规定即时送交各级国家档案馆
11、，故是目前归属和流向明确、依法共享的档案信息资源。城市记忆，主要指城市建设、管理过程中形成的，对城市发展有保存价值的各种原始记录材料，如反映城市原貌、工程建设、名胜古迹、突发事件、重大活动等情况的文字、照片、音像资料等材料。其内容丰富、形式多样、来源各异、流向不同，相当部分的城市记忆类材料还未为国家档案馆所收藏。百姓证明，主要指在涉及民生的工作领域产生的户籍、学历、婚姻、房产、公证、荣誉、职称、支内支边、上山下乡、离休退休、就业安置等个人凭证性材料。其种类多、形成分散，而且相当多的百姓证明类材料均保管在基层的涉民工作部门，并未列入国家档案馆的接收范围。 这些档案信息资源，虽然不能说是共享性档案
12、信息资源的全部，但是至少可以说是其主要部分。由于其形成主体多元、来源分散、种类和形式多样，因此，整合共享性档案信息资源，必然要排除其共享进程中的各种障碍，不仅使原生态的档案资源由无序到有序，由“鱼龙混杂”到“泾渭分明”，由内容上的控制到开放，由形式上的“非标”到“兼容”，而且使馆藏结构趋于优化、资源配置（流向）趋于合理。因此，共享性档案信息资源的整合必须多措并举形成合力。首先要完善档案法制保障机制，即为在现行的档案管理体制、档案工作机制条件下，有序整合共享性档案信息资源提供法制保障和业务规范。诚如有的专家所指出，“涉及人的档案”种类繁多，情况千差万别，要确保有效管理，必须完善相关的法律法规。近
13、几年安徽、深圳、上海浦东新区等率先进行档案资源整合探索，综合档案馆接收房地产等专门档案，或者与城建、房产档案馆合并，虽具有某种集约化优势，但因法律缺失，推行起来难度很大。从利用的角度看，政府部门形成的“涉及人的档案”，大部分属于信息公开范畴，但实际上因无明确规定，有些单位只限于政策性文件的公开，而与公众利益相关的各种档案，则没有向社会公开。可见，整合共享性档案信息资源，既要鼓励探索和创新，更重要的还是完善相关法律法规。在推进民生档案资源的整合与共享方面，青岛市“开展政府职能部门和公共事业管理部门涉及群众切身利益档案的专项调研工作，研究涉民档案信息管理和利用的办法，重点抓好社会保障档案工作”。对
14、于涉及人群最多的企业职工档案，辽宁省档案局与省劳动和社会保障厅密切合作，自2004年以来，先后联合印发了辽宁省企业职工档案管理暂行规定、辽宁省企业职工档案管理暂行规定补充意见及辽宁省企业职工档案管理机构资格备案办法，进一步健全了全省企业职工档案管理法规体系。其中，对全省企业职工档案管理工作的规范化提出了具体要求，在全省企业职工档案管理的重点和难点问题上取得新进展的经验是值得借鉴的。为有序整合共享性档案信息资源，还有必要从以下方面着手进一步完善档案法制，一是对共享性档案信息资源的形成主体应明确整理鉴定、归档、移交或登记管理的责任；二是对收藏共享性档案信息资源的国家档案馆等单位应明确信息化建设与提
15、供利用的责任；三是对使用共享性档案信息资源的个人和组织应明确权利与义务；四是对拥有共享性档案信息资源的各级各类机关企事业单位应明确共建共享的权利与义务。其次，要实施信息化带动战略。基于档案信息资源整合与共享的需要，实施信息化带动战略，一是要加强档案信息化建设的统筹规划工作。如，“十一五”期间，上海市档案局组织实施了“城市记忆工程”项目，内容包括档案资源建设、档案信息化建设、档案开发开放服务和档案文化产品开发，其中的核心问题是城市记忆档案资源的整合。青岛市也明确提出，“实施数字档案信息共享工程，全面实现档案信息化管理。建设全市电子公文和档案信息共享系统，实现非秘密公文档案资源机关内部共享、综合档
16、案馆开放档案信息社会共享、各级各类档案馆馆藏资源馆际共享、档案馆和档案室档案信息共享；各级档案馆全部建成数字档案馆，形成全市规模的数字档案馆集群；加快档案数据库建设和档案数字化进程，进一步增强档案部门为群众服务的能力。”二是要针对共享性档案信息资源形成的分散性、内容的交叉性、种类和形式的多样性等具体问题，采用最佳的信息技术方案，以在形式上推进信息技术的标准化、信息资源的数字化、信息传输的网络化，在内容上实现上述信息资源最大程度上的社会共享。以档案服务民生工作为例，由于目前多数国家档案馆主要收藏着本地区行政机关移交的政府信息类档案资源，而相当多的百姓证明类档案资源往往分散在涉及民生工作的基层单位，城市记忆类档案资源相当部分也为有关的专业或部门档案馆所收藏，因此，有必要在有关档案行政管理部门组织下，按照统一的标准和“谁保管谁负责”的原则，建立各类民生档案信息专题数据库，并依托政务外网，建立以省级国家档案馆为基地的本地区互联互查的信息传
