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1、上海电机学院档案实体分类方案一、为了加强本校档案和档案工作的科学管理，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范，根据高等学校档案实体分类法，结合本校实际，制定本分类办法。二、本校档案实体分类法，是以学校全部档案为对象，按档案形式的领域范畴将形成于统一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。把产生于同一活动领域的管理和业务的文件材料作为有机联系的整体，分别设类。本校档案划分为10个一级类目，声像、实物档案由其特殊性，另单独设类。档案实体分类办法如下：（一） DQ党群11 党务综合党办、党代会、总支、直属支部综合材料入此12 纪检13 组织党校、离休干部材料入此14 宣传教育15 统战民
2、主党派材料入此16 工会退管会、妇女工作、教职工代表大会材料入此17 团委工作学生社团材料入此（二） XZ行政11 综合校办、校友会、学校评估、校史工作和二级教学单位综合材料入此12 人事师资培养、人才交流材料入此13 监察审计14 保卫、武装15 后勤16 档案、图书（三） JX教学13全日制本、专科教育（此类二级类目的划分）11 综合学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此12 学科与实验室建设专业设置入此13 招生14 学籍管理学生奖惩材料入此15 课堂教学与实践教学16 学位工作17 毕业生工作1毕业生信息反馈工作入此18 教材14成人教育11 综合12 专业设置13 招生14 学籍
3、管理15 课堂教学与实践教学KY科研11 综合科研经费管理、学术活动材料入此12 项目研究CP产品生产与科学开发11 综合12 按产品种类或项目设置类目JJ基建11 综合12 项目建设SB设备13 综合14 仪器设备项目CB出版15 综合16 报刊17 期刊18 书刊WS外事11 综合12 出国（境）13 来校14 国际合作与会议CK财会11 综合12 会计报表13 会计帐簿14 会计凭证15 工资清册SX声像12 照片13 录音带14 录像带15 幻灯片16 磁盘17 影视胶卷18 缩微胶片19光盘（十二）SW实物11综合12奖品13礼品14印章、校牌、校徽、校标15其它三、档号结构、标识和
4、模式（一）档号结构：一般包括年度、分类号、案卷号三部分；库藏有多个全宗的，应在年度前加全宗号；标识到文件级的，应在案卷号后加件号。（二）档号标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。1、全宗号用阿拉伯数字按1n标识。2、年度号用四位阿拉伯数字标识。3、分类号由一至三级类目代号组成。一级类目采用名称主词的汉语拼音的第一个字母标识。如行政标识“XZ”。二级类目采用“双位制”，第一个“综合”为“11”，其余依次层累。三级类目与二级类目标识相同，其中科研、基建、设备类的三级项目代号，用两位阿拉伯数字按01n标识。4、案卷号即是按所在选择的分类号中最下位类的案卷顺序号，用阿拉伯数字按1n标识。5
5、、件号用阿拉伯数字1n标识。6、全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号”连接。（三）档号模式案卷级1:年度号+分类号+案卷号（适用于党群、行政及其他各类的综合类）行政二级类目代号 分 行政一级类目代号 类 年度号 号案卷级2:年度号+分类号+案卷号（适用于教学档案）20XX-JX1213-1-n某仓方教学三级目录代号分教学二级目录代号类教学一级目录代号号年度号案卷级3:年度号+分类号+案卷号（适用于科研、基建、设备档案）20XXKY12XX1n某仓方科研项目顺序号分科研二级类目代号类科研一级类目代号号年度号案卷级4:全宗号+年度号+分类号+案卷号n19XX-XZ11-1-n某仓方行政二级类目代号分行政一级类目代号类年度号号原XX学校全宗号文件级：年度号+分类号+案卷号+件号20XXXZ11-1-n-1-n件号某仓方行政二级类目代号分行政一级类目代号类年度号号四、档案排架：采用一级类目一年度纵向排列例：2003-DQ111n2003-DQ171n2004-DQ11-1n
