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1、=j最hHru: atm VHit ,.iJII诂, I f *1 - it第1章Office2010办公软件应用高级教程1最新OA办公自动化()是指将计算机技术、通信技术、信息技术和软件科学等先进技 术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自 动化，最大限度地提高工作质量、工作效率和改善工作环境。而办公软件是可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、简单数据库处理等 方面工作的软件。目前办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录， 数字化高Office 2007速发展的今天更离不开办公软件的鼎立协助。就是微软公司推出 的最新的Office系列软件，是办公处
2、理软件的代表产品，不仅在功能上进行了优化，还 增添了许Office 2007WordExcel多更实用的功能，且安全性和稳定性更得到了巩固。集 成了、PowerPointAccessOutlook、和等常用的办公组件。本章学习要点：,了解办公自动化系统的定义和功能,了解办公系统的基本设备,熟悉Office 2007各个组件及其功能，使用语言功能，使用帮助文档随着科学技术的飞速发展，当今社会已进入信息时代。办公自动化技术已成为 处理、传递信息的重要手段之一，并高效率地参与着现代化的管理。本节将向用户 介绍办公自动化的主要特点及其功能作用。1.1.1办公自动化系统的概念及特点MISDSS办公自动化
3、是在管理信息系统()和决策支持系统()发展的基础上迅速兴 起的一门综合性技术。它是以先进的科学技术武装办公系统，达到提高效率、提高 管理水平，使办公系统达到信息灵活、管理方便和决策正确的目的。利用办公自动 化系统，即可使管理更加现代化、科学化。1(办公自动化的定义办公自动化是指利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于 各种-现代化办公设备中，并由这些设备和办公人员构成服务于某种目的的人机信 息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、 辅助决策，求得更好的效果。办公自动化涉及行为科学、社会科学、管理科学、系统工程学和人机工程学等 多种WorkStati
4、on学科，并以计算机、通信和自动化等技术为支撑技术，且将工作 站()和局Local Area Network 域网（）作为OA的两大支柱。OA系统可分为组织机构、办公制度、办公人员、办公环境、办公信息和办公活动的技术手段6个基本要素。各部分有机结合、OA相互作用，构成有效的系统。1-1其功能结构如图所示。2（办公自动化的特点办公自动化系统图1-1办公自动化是高级的决策支持系统，它将各种先进设备和各种软件功能紧密组 合，是信息化社会的重要标志。它具有以下几个特点。办公自动化是一门综合性科学一般人常常认为办公自动化只是自动化科学的一个分支，其实办公自动化是当 前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新
5、型边缘学科，它涉及行政管理、电子、文秘、机械和物理等多学科，是信息化社会的产物，是在计算机、通信设备较普遍应用，信息业务空前繁忙的情况下应运而生的。办公自动化是一个人机信息系统，是具有信息处理功能的学科一个较完整的办公自动化系统应包括信息采集、加工、改造、传递和存储等环 节。其主要任务是向各级办公人员提供各种所需的信息。因此，人、信息系统、各 种设备和3辅助工具是办公自动化系统的个互相联系的基本组成部分。信息是加工的对 象，机器是加工的工具，人是加工过程的设计者、指挥者和加工结果的享用者。办公自动化是对语音、数据、图像和文字等信息一体化的处理过程办公自动化可以将基于不同技术的办公设备在网络上使
6、用，将文字处理、语音 处理、数据处理和图像处理等功能组成在一个系统中，实现设备共享，使办公室具 有综合处理这些信息的功能。办公自动化的目标是提高办公效率和质量，是产生更高价值信息的辅助手段办公自动化加速了信息的流通，提高了办公效率和准确性，提高了办公人员的 决策质量，为决策人员提供更多的信息和更多的决策方案。办公自动化使办公人员 的劳动智能化、办公工具电子化和机械化、办公活动无纸化和数字化，这必将大幅 度提高办公人员的工作效率。1.1.2办公自动化的功能办公自动化系统是通过寄托计算机网络，围绕群件管理这个核心，来实现收发 文件以及档案管理自动化，以提供工作效率，创造无纸化办公的优越环境的。整个
7、 系统涵盖了收发文管理、外出人员管理、会议管理、领导活动安排、论坛管理、个人用户工作台等多个功能子系统。每个子系统都可以独立完成某一单项办公事务，相互之间又有机结合，真正实现了无纸化的办公自动化。办公自动化系统具有以下几个基本功 能。1（收发文管理收发文管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作 流的全过程。当需要送交一份公文时，先由起草人起草公文，之后通过网络发给审 批人，审批合格之后进行签发。而当收到一份公文时，应先进行收文登记，然后发 送给公文拟办人，在拟办人指定批办、承办人之后，公文将自动发送到批办、承办 人处，最后由专人将公文归档。收发文管理能够实现内部文档从拟稿
8、、批阅、签发，到最后的整理、归档这一 流程的自动化控制，达到文档收发自动化。2（外出人员管理外出人员管理主要通过电子公告板方式实现对外出人员的登记管理，外出人员 利用此公告板公布自己的外出事由、外出时的联系方法、外出时间以及外出期间指 定的工作代办人和代办事项，还可以将自己外出的消息通知给有关人员。3（会议管理在传统方式下，召开会议时需要的大量文件让人头疼不已，而在办公自动化系 统方式下则要轻松许多。利用办公自动化系统可以实现网络远程实时会议控制，图 文、影音在线传输，并通过浏览器安排、管理会议。4（领导活动安排OA系统可以负责对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安 排和每日活
9、动安排，相关人员可以据此安排日程，以便进行相应的工作，而不至 于发生冲突。5（论坛管理所谓论坛，类似现实生活中的公告牌，用于系统内容人员在其中发布相关公开 信息。论坛管理主要负责对这些信息的管理，如信息分类、更新等。公告牌可以用 来发布各种通知或者其他公用信息。同时，可以在内部开通电子邮件，并具备和系统外部 交流的能力。6（个人用户工作台个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理，如安排日程、活动，查看 和处理当日工作，存放个人的各项资料、记录等。此外，个人用户还可以通过电子 邮件与其他单位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。7（电子邮件电子邮件系统可以完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等
10、功能。8（远程办公当员工远离办公室或者需要外出，而同时又非常需要了解单位的某些数据信息 时，DDN可以通过电话网、专线等连接的远程计算机，完成所有相关办公的功能。9（档案管理办公自动化系统可以实现交互式的劳资人事管理，将员工资料与考勤制度、工 资管理、人事管理相结合，从而有效提高员工的工作效率，降低管理费用，实现高 速、实时的查询管理。办公自动化设备是现代工作和生活中不可或缺的高科技产品。它是微电子技 术、计算机技术、电磁技术、电机技术、光电技术、传感技术、数字通信技术和塑 料技术、精密机械技术的综合体。利用这些办公设备，可以进行复印、打印、存储 和扫描等工作，从而能够大大提高人们的工作效率。
11、1.2.1存储设备存储设备在计算机系统中起着非常重要U的作用，人们日常所接触的硬盘、光盘以及 盘等都属于存储设备。其作用在于能够长期保 存信息，并且不依赖于电来保存信息。硬盘图1-21（硬盘硬盘又称硬磁盘驱动器，它是计算机系统中最主要的外部存储设备，就像仓库 一样，内部存放着计算机中所有的数据。与内存相比，硬盘具有容量大、关机后存 储数据不会1-2丢失等特点，如图所示。MBMB随着用户需求的提高，硬盘已经从早期的几十、几百发展到现在常见的 80GB160GBIDESATA、。目前，常见的硬盘接口主要分为和两种，它们分别通过两种 不1-3同的数据线与主板进行连接，如图所示。除了上面介绍的采用ID
12、E、SATA接口的硬盘外，另外还有采用SCSI和FC,光纤通道，的硬盘产品。由于SCSI和FC接口的硬盘主要应用于服务器，因此这些产品在市场上并不常见。IDESATA和硬盘接口图1-32（光存储设备一切采用光盘作为数据存储介质的设备统一被称为光存储设备（光驱）。目前， 光CDDVD驱的种类很多，根据光盘的存储技术可以将其分为光盘驱动器和光盘驱 动器两大类。根据光盘是否可擦写的特性，光驱又分为普通光驱（即只能读取，不能写入）和 刻IDE录机（可读可写）两种;按照光驱与主板连接接口的种类，又可以将其分为接 口光SATASCSIUSBUSB驱、接口光驱、接口光驱和接口光驱。其中除了接口光驱属于 外置
13、31-4式外，前种接口的光驱都属于内置式产品，如图所示。在各种光驱产品的宣传资料中，常看到48X、52X或16X的字样，这些指的都是光驱的工作速率，分别是指48倍速、52倍速和16倍速的光驱产品。其中，常见的CD光驱大都为48X或52X的产品，DVD光驱则以16X、18X最为常见。3（移动存储设备移动存储设备是近年来发展速度较快、使用也较为普及的 新型存储产品，它具有存储容量 大、携带方便等特点。其产品形 式主要分为优盘、移动硬盘以及 数码随身听等多种类型。光存储设备图1-4优盘U随着存储容量的增长，优盘（盘）已经成为移动办公及文件交换的理想存储产 品。它是一种小型的移动存储产品，不需要外接电
14、源，具有体积小、重量轻等特点，非常适USB合随身携带。优盘采用的都是接口，这使得优盘的使用非常方便，用户只需将其插入USB1-5计算机中的接口即可，如图所示。移动硬盘与优盘相比，移动硬盘的存储容量较大，它是以硬盘为存储介质，强USB调便携性的存储产品，大都采用优盘图1-5接口与计算机进行连接，也有部分采IEEE 1394用接口的移动硬盘产品，如 1-6图所示。目前主流移动硬盘的容量已经达到了 80GB，其他还有160GB甚至250GB的移动 硬盘产品。由于计算机可以通过USB接口向USB设备供电，因此大多数移动硬盘在使用时与优盘并没有太大的不同，但也有部分移动硬盘必须配备额外 的供电设备才能够
15、正常移动硬盘图1-6使用。数码随身听MP3MP4数码随身听主要指播放器、播放器等数码影音播放设备，其名称主要来1-7源于它们播放的影音文件格式，如图所示。1.2.2打印机打印机是连接在计算机上主要的外围输出设备，它在人们日常的计算机应用中 占据着非常重要的地位。目前，家庭及办公中常用的打印机有针式打印机、喷墨打 印机和激光打印机等。1（针式打印机针式打印机也称撞击式打印机，它的打印头由多支金属撞针组成。针式打印机在执行打印操作时，打印头在纸张和色带之上行走，当指定的撞针到达某个位置时，便会弹射出来，在色带上打击一下，让色素印在纸上做成其中一个色点。配合多个撞针的排列样式，便能在针式打印机图1-8 1-8纸上砌 成文字或图画，如图所示。2（喷墨打印机喷墨打印机适合打印单页纸，其打印质量 很大程度上取决于纸张的质量。它的进纸方式 及面板控制和针式打印机相似，但它是通过墨 盒的喷嘴将墨滴直接在纸上印出图像的。如图 1-9所示为一台喷墨打印机，而喷墨打印机的 1-10工作原理如图所示。喷墨打印机图1-9
