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1、对高职院校档案信息化建设的剖析 摘要本文说明了新经济形式下高职院校档案信息化建设的必定性，分析了高职院校档案信息化建面临的问题，提出高职院校档案信息化建设的设想。关键词高职院校档案信息化建设一、档案信息化建设的必定性伴随科技信息的日益全球化和就业的压力，高职院校在整个国民经济发展中占所占的地位日益提升。众所周知，高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理及其它各项工作中直接形成的含有保留价值的文字、图表、音像等不一样载体的历史统计，是学校发展历史的缩影和真实写照。也是衡量一所学校管理水平高低的原因有之一，其价值越来越被社会所认同，其服务领域也由原来的高校内部逐步扩展到社会很多领域。比如
2、南京大学档案馆就是一个成功的案例。首先，高职院校档案信息化建设是高校教育深化改革的需要。多年来，各高职院校不停合并重组，深化教育教学改革，新的办学模式不停涌现，对档案信息利用的速度和效率的需要越来越高。假如还沿袭传统的档案管理方法，势必会滞后于高校工作的发展需要。其次，高职院校利用者利用的内容拓宽了，要求也提升了。不但仅是查阅大量的纸质档案文件，更要求档案工作者提供多种形式的专题服务。比如毕业生选导师时，不但要求要查询所选导师的论文专著，还要求要查询该导师参加的科研项目和学术汇报的视频等。最终，传统的档案管理服务手段已跟不上络技术的发展和电子政务普及。档案人员要管好档案，就要提前介入电子文件和
3、管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，可有效避免出现电子档案文件管理的“时空黑洞”。二、高职院校档案信息化建设面临的问题因为高职院校绝大多数全部是由过去的中等专业学校升格而成，大多数高职院校档案室规模小，起步晚，投入少，技术设备落后。总体的信息建设情况尚存在以下问题：（一）多数高职院校领导对于档案信息化建设的主要性、紧迫性，缺乏认识。档案管理工作停留在建档、管档上，没把档案信息作为一个来认识和利用。造成其不能发挥应有的作用。再加上相关部门参加意识微弱，在档案资料的搜集、利用等方面未能得到应有的了解和支持。更提不上对档案信息化建设进行全方面、深入的思索和研究。（二）开发和利用的方法
4、和手段落后。目前，很多高职院校已对本室档案实施计算机管理，初步实现了在电子文件统一归档。但全部未作为档案进行系统化的处理，而且缺乏统一的规范、标准的管理软件和完善的管理制度，造成了这些宝贵的散失。因为目前电子文件的保密、保真技术还未成熟，档案信息不能联。提供档案利用的方法大部分还以手工操作为主，计算机操作为辅。不能实现档案目录络管理和档案信息络化管理共享信息的要求。假如档案积累的时间比较长，将产生大量的文件和数据，这给档案的查找、更新和维护全部带来了不少的困难。（三）高职院校中普遍存在专职档案人员少的问题。档案日常管理工作繁琐，一个人要身兼数职，工作无法细分。高职院校档案工作人员要么毕业于非档
5、案管理专业，多数是半路出家的，缺乏档案管理基础理论知识，要么档案工作人员只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识。档案工作部门甚至成为接收富余人员的机构，造成档案工作人员专业结构不合理，整个档案队伍素质普遍偏低。再加上部分含有高级职称的档案管理者面临退休，高职院校又缺乏对于档案管理人员继续教育的方法。这全部意味着档案事业的发展不适应信息社会发展的需求。 1/2 12尾页 871GIE3893A70887nbsp;三、高职院校档案信息化建设的设想第一，作为高职院校的档案管理者应站在学校改革和发展的高度，不停更新管理观念。把档案作为主要的信息来看待，有效地提升档案的利用率，提供对外宣传等信息保障。更大
6、地发挥档案信息化的作用，为学校可连续发展发明奠基。第二，建立套科学、合理的档案工作管理制度，让工作人员心情舒畅，自觉地去推行岗位职责。档案部门应明确电子文件归档的时间、范围、建立一个大多数软件全部能接收的文件信息存放、交换格式标准。才能确保档案信息共享。著录时使每一项数据项和事物形成映射关系。开发利用时，要健全电子文件的使用和管理统计。电子档案形成后，制订保密和备份制度，使电子文件尽可能地处于安全保密状态。第三，加强档案管理队伍建设。高职院校现有的档案队伍大多知识结构单一。档案信息化建设的人员必需是既具有档案管理方面的知识，又掌握计算机、信息管理、络技术的人才。重视提升档案管理人员的学历层次，
7、年纪结构的优化，不停补充青年档案管理人员来充实队伍。第四，充足利用校园，搜集整理档案信息，建立电子档案管理数据库。把档案软件管理系统接入学校的校园，实现档案查询和检索自动化。激励各部门以电子文件的形式按要求格式和要求上报档案材料，如照片、录音、录像、文字等。利用页制作技术，在校园上开辟档案信息站点。第五、高职院校和其它高校不一样就在于专业设置，含有行业特色，重视高等技术应用型人才的培养。鉴于此应加紧建立本校关键专业、课程的特色数据库档案。加强教学档案建设，突出高职院校室藏特色。第六、档案含有一定的保密性，有使用权限的问题，但络易受到黑客攻击、上窃听和篡改、病毒、程序缺点、技术淘汰等众多原因的威胁，故要建立档案信息化安全保障体系。结束语：总而言之，高职院校档案信息化建设不但仅能够提升教育教学质量及管理效率，还对维护学校权益等起着不可替换的作用。档案信息化建设是一(，请注明！)项复杂而艰巨的系统工程，需要档案工作人员和相关部门共同努力。参考文件：请注明出处！卢运山，刍议高校档案信息化建设.兰台世界，2021(15)，32谢谢合作！李琳，高校档案管理信息化建设策略研究，文教资料，2021(23)，187版权归属原作者！向泽红，对高职院校档案信息化建设的思索.广东交通职业技术学院学报.2021(3)，12 2/2 首页12
