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1、外事文书的写法 外事文书是国和国之间，外交代表机构和相关部门进行对外交涉和礼仪往来的书信形式。它必需完全表现国家目前的对外方针政策和相关法规。即使是礼节性函件，假如格式、行文或内容不合常规，也可能引发收件方的误解和不愉快，甚至影响到国家关系。所以，在外事文书的草拟和发送方面要求很严格，要做到文字严谨、正确，客套用语和格式合乎通例。同时，收发文要立即，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，均反应一个政治态度，不能有半点马虎。几个外事文书1.照会照会指国家之间用于外交方面相关事宜的通知，相关问题的交涉，外交礼仪的表示和对某一问题的正式表态等方面的外交往来文书。按其主要程度分有正式
2、照会和一般照会两种。正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、暂时代办等人署名发出，并用第一人称写成，通常不盖机关印章。一般照会由外交机关或外交代表机关发出，行文用第三人称，如盖机关印章，通常不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或授权的外交官署名。正式照会和一般照会的区分关键在于它们使用范围不一样。正式照会用于：一是重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，对某国认可、断交、复交等事项的正式通知。二是主要问题的交涉。如提议缔结或修改条约，提议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问和其它相关政治、军事、经济等主要问题的交涉。三是盛
3、大的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。四是为了表示对某一件事的尤其重视，也有使用正式照会的。一般照会用于进行通常性交涉、行政性通知、办理日常事务和交际往来。因为外事文书日趋简化，一般照会的使用范围也越来越广，政府之间有关主要问题的来往，现在也多使用一般照会。一般照会以一样内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。比如，外交部用以向外交团发送多种事务性通知、要求、条例等照会，和各外交代表机关用以通知大使、暂时代办离任、返任，外交官到离任、休假日等。这类通告照会可油印，受文机关可写“各国驻国外交代表机关”。2.对外函件对外函件，指国家领导人、外交人员和政府各部门各机构写给外国对应人员和机构的
4、书信。依据内容情况，凡包括主要内容的，为正式函件；凡属事务性和礼节性的内容，并由相关人员签署的国家领导人和外交代表之间的亲笔署名信应属外交函件。3.备忘录备忘录是一国和别国外交代表机关之间使用的代表本国政府对某一事件或问题进行外交交涉时，说明相关事实、立场和法律的看法，或反驳对方看法，或重申一些外交会谈内容等的一个外交文书。备忘录可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于统计谈话的内容避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将关键点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈说、补充自己的看法、意见或驳复对方的看法、意见，假如用照会过于郑重时，可使用备忘录。有
5、时为了提醒某一件事，作为一个客气的催询，也可送交备忘录。备忘录也能够作为正式照会或一般照会的附件。面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。4.外事电报外事电报指各级国家部门、机构及人员同外国对应机构及人员进行外事往来，为祝贺、慰问、吊唁及备种事务性联络而制发的一个简明文书。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名，落款要写明发电人职衔、全名或机构名称和发报地点。外事文书的文体要求使用外事文书首先要注意格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用一般照会的格式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。人称要和文书格式相适应。正
6、式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。一般照会通常以单位名义用第三人称写成，称对方也用第三人称，通常不用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件也用第三人称。签署者和受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，一般照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办通常只对外长。其它的对外函件可依据实际情况书写。客套用语要和格式相适应。如一般照会开头的“向致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非对外机关发的对外文书也不用这
7、一套语，照会结尾的致敬语使用时要注意和对方的身份、关系和场所相适应。如，致代办处的文书通常用“顺致敬意”或“顺致高尚的敬意”；给外交部和大使馆的文书则通常用“顺致最高尚的敬意”。事务性的文书，也用“顺致高尚的敬意”。致敬语不能自成一页，应紧跟正文后面另起一段。称呼方面，文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。有些国家因为发生政变或其它原因，国名可能改变，须随时变更。对外文书通常以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切了解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三
8、国文字的译文。本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为主要的文书则附以译文为好。各国套语使用方法和行文格式和汉字不一样，翻译时要注意，应符合多种文字的使用方法。通常函电也可用接收国文字或通用文字书写。中国对外文书格式范例正式照会：国总统阁下阁下：。顺致最高尚的敬意。中国主席一九九年月日于一般照会例一：通知协定生效部字第号国驻华大使馆：中国外交部向国驻华大使馆致意，并谨通知以下：中国政府对于一九年月日在北京签署的中、两国政府合作协定已推行了法律手续。鉴于政府已于一九年月日通知中国驻国大使馆，国政府同意了该协定，依据协定第条的要求，该协定将自本照会发出之日起正式生效。
9、顺致最高尚的敬意。一九年月日于北京一般照会例二：申述态度外字第号国驻上海总领事馆：省人民政府外事办公室向国驻上海总领事馆致意，并谨就问题申述以下：。顺致最高尚的敬意。一九年月于一般照会例三：申办领事认证事宜外认字第号国驻上海总领事馆：省人民政府外事办公室向国驻上海总领事馆致意，并请对企业的全权委托书，计壹份，公证书上省人民政府外事办公室印章和出国管理到处长签字给予认证。顺致高尚的敬意。一九九五年月日于对外函件例一：吊唁国州州长阁下阁下：惊闻州先生仙逝。我谨代表省政府并以我个人的名义向你，并经过你向州政府和先生的家人，表示深切的悼念。中国省省长一九九年月日于对外函件例二：通知国驻总领事馆：我办依
10、据中国相关部门的决定，现通知贵总领馆以下事项：。顺致高尚的敬意。一九年月日于便函例一：婉拒亲爱的先生：蒙您邀请我参与圣诞晚会，甚为感谢。因我近日身体不适，不能前往，特致歉意。祝您愉快。一九年月日于备忘录例一：对外表态国总理致国总理的备忘录一、中国政府欢迎而且支持一九年月日至日在举行的会议为促进中两国处理问题所作的努力。二、。以上两点只在中双方官员会面以前和会面期间有效，不影响双方官员在会面中提出的其它提议和作出的最终决定。一九年月日于注：此件是作为照会附件发出的备忘录。备忘录例二：陈说意见。 备 忘 录 依据州政府有关签署协定的提议，省政府表示同意进行签署该项协定的谈判。省政府的意见，在协定中应包含下列各款：当然上述各款可按双方愿望补充或变更。请将上述事宜转达贵州政府。一九年月日于注：此件为面交备忘录电报例一：贺电县知事阁下：欣闻阁下连任贵县知事之际，我谨向阁下表示祝贺。祝贵县在阁下的领导下繁荣昌盛，人民幸福。中国省人民政府省长一九年月日于电报例二：慰问电州长阁下：惊悉阁下因车祸负伤，谨向阁下表示真挚的慰问。中国省人民政府省长一九年月日于电报例三：祝寿县日中友好协会会长先生：在您岁寿诞之际，我代表省人民对外友好协会，并以我个人的名义，向您表示衷心的祝贺。祝您健康长寿。中国省人民对外友好协会会长一九年月日于：中国外交网
