文件控制程序

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1、宁波日威电器有限公司程序文件文件控制程序文件编号Q/RW-2-01对应主条款：ISO9001 4.2.3 第 3 页 ， 共5 页 质量体系程序文件 文件名称： 文件控制程序 文件编号： Q/RW-2-01 版本及修改状态： B 编制： 日期： 年 月 日 审核： 日期： 年 月 日批准： 日期： 年 月 日受控状态： 分发号： 实施日期： 年 月 日更 改 记 录更改版次页码对应条款更 改 内 容更改依据1 目的： 对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2 适用范围： 适用于质量管理体系有关的文件和资料控制。3 职责31 总经理负责批准发布质量手册。32

2、管理者代表负责组织编制质量手册。33 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。34 文控中心负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。4 工作程序4.1 本公司控制的文件范围a. 质量手册；b. 程序文件；c. 质量管理体系支持性文件，包括工程技术图纸、质量管理规范、岗位操作规程、检验规程、作业指导类文件，以及各项质量管理制度等；d.外来文件，如法律法规、国家标准、行业标准、顾客提供的技术要求等；e.记录；4.2 文件的编号4.2.1 质量管理体系文件的编号文件和资料归口管理，统一编号按下列规定：Q/ RW- X XXX-XXXX 文件编制年份（或归口管理部门代号） 文件序列号 文件类型

3、代号 企业名称代号 企业标准注：a.文件类型代号中，“1”代表质量手册；“2”代表程序文件 ；“3”代表执行文件，其余文件类型以编制部门代号表示。b.其中外来文件一般采用其原有的文件号，和版次（标准、法律法规采用其发布年份、实施日期作为版次）。当外来文件没有编号时，采用以下编号方法：在文件类型代号前加“W”，序列号按收集时间的先后顺序表示。 c 部门代号如下：总经办ZJ；贸易部MY；生产部SC ；总经理GM；管理者代表GL；采购部CG；技术部JS；品管部PG；实验室SY；物控部PMC d.文件序列号若超过三位可自动升位。 如：Q/RWWZY-00014.2.6记录的编号R( RW -M )-口

4、口 记录流水号 企业名称代号-记录所属质量管理体系标准的编号 记录代码（英文缩写）4.3 文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性。4.3.1 质量手册由管理代表负责组织编写，上报总经理审核、批准。4.3.2程序文件及其它管理文件由各部门负责人组织编写，管理者代表审核，报总经理批准。4.3.3文件审批后交文控中心管理员按分发范围复印相应的份数，加盖“受控文件”印章，并注明对应的分发号进行分发，分发时要求接收人在文件发放与回收记录表相应栏上签字4.3.4编制受控文件清单,应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。4.3.5 分发号编码 01总经办02贸易部0

5、3研发部04计划部PMC05品管部06一分厂07二分厂08财务部09文控中心 4.4 文件的受控状况本公司文件分为“受控”和“非受控”两大类：a、凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号，已受控文件不允许私自复印（需复印时须经部门经理签字批准）。b、非受控文件主要是指用于投标或向顾客提供证实的文件。4.5 文件的更改4.5.1文件需要更改时，由更改人填写文件申请表，经原审核部门审批，再由各相应部门指定人员执行更改。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。更改审批后文控中心按分发

6、范围重新发放。4.5.2 所有被更改的原文件文控中心必须收回，以确保有效文件的唯一性。4.6 文件的借阅、补发4.6.1 借阅文件时，借阅人应填写文件申请表并经审批，借阅时在文件借阅记录表上签字。4.6.2 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应填写文件申请表审批后补发，并应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。4.7 文件的保存、作废与销毁4.7.1 文件的保存a.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。b.各部门文件由本部门保管，管理者代表不定期对各部门文件保管情况进行检查。 c.任何人不

7、得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.7.2 文件的作废与销毁 a.所有失效或作废文件及时从所有发放或使用场所收回，加盖“作废”印章，确保作废文件的非预期使用。 b.为某种原因需保留的任何已作废的文件，应进行适当的标识。 c.对要销毁的作废文件， 填写文件申请表,经管理者代表批准后销毁。4.8 外来文件的控制4.8.1 对收到的外来文件，建立外来文件总览表，将文件交有关部门识别其适用性，并控制分发以确保其有效，4.8.2文控中心负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。4.9 每年由管理者代表按计划组织对现

8、有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.11 对记录的文件的控制应执行记录控制程序。5 相关文件： Q/RW-2-02 记录控制程序6. 记录表单号记录名称主要建立部门保存部门保存期限R（RW-4.2.3）-01文件发放与回收记录表文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-02文件借阅记录表文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-03受控文件清单文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-04外来文件总览表文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-05文件申请表文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-06文件销毁清单文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-07文件更改通知单文控中心文控中心三 年