《能源公司接待管理制度》由会员分享，可在线阅读，更多相关《能源公司接待管理制度（14页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、绿色能源开发运营有限公司Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.LTD接待管理规定（试行版）KY-GL-G-09-A版次A/O分发号持有人状态受控非受控口作废口密级秘密机密口绝密口编制/日期审核/日期批准/日期2008年8月 日发布2008年8月 日试行1目的22范围23定义24职责25程序35.1 接待的原则35.2 宾客接待审批35.3 宾客接待实施45.4 接待标准55.5 接待费用控制65.6 接待工作流程 66相关文件77记录81目的为了规范公司接待工作管理，树立公司的良好形象，并建立和维护良好的客户关系, 统一接待的费
2、用标准，特制定本程序。2范围本程序适用于公司日常接待、公司高层活动接待、重大业务活动接待工作。3定义3.1 日常接待：正常工作时间到公司来访的客人；3.2 公司高层活动接待：高层管理人员重要活动的接待。3.3 重大业务活动的接待：主要指能源项目的考察、能源项目各类资质的认证会、 重大业务的签字仪式等。4职责4.1 总经理工作部为接待工作的归口管理部门，负责公司接待中的组织、管理、协 调工作，负责根据接待实施情况定期设计和更新各种不同档次的标准接待方案，不断提 高公司接待水平。4.1.1 公司高层管理人员安排的接待活动及公司重大业务的接待活动，由总经理工 作部负责组织和实施；4.1.2 各职能部
3、门及各生产准备组的业务接待活动由业务对口部门负责组织和实施， 总经理工作部配合和协调。4.1.3 总经理工作部负责与宾馆、饭店、礼品采购等对口单位签订服务合同或协议， 并每年评估协议单位的综合情况，确定是否续签协议。4.1.4 根据接待部门的需要安排食宿、用车、会务、票务及购置相关物品等。4.1.5 负责配合和协调各系列公司的重大业务的接待活动。4.2 公司各职能部门及各生产准备组，负责所属职能部门及生产准备组的各项业务 接待活动准备和落实工作。负责与业务往来相关的资料准备、会谈、报告或签约，以及 相关事务的联络、日程安排、对口接待费用的申请、领款与费用结算等工作。4.3 计划经营部负责月度资
4、金计划范围内的接待费支出与报销签审，定期汇总各项 费用使用情况，及时掌握全年预算执行情况，必要时向有关部门发出预警提示。4.4 财务部负责办理与接待有关的资金启动与报销手续。5程序5.1 接待的原则5.1.1 公司接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则。a）平等原则。一般情况下，由同级别出面对外接待及联系，必要时可稍高级别对待 或请公司分管领导参加，特殊情况经总经理批准后，可按高规格标准接待。b）对口原则。对口部门负责接待；对综合性接待，各相应部门应予以协调和配合； 按事项划分原则，由主要对口部门承担费用，必要时与相关部门协商分摊。c）节约原则。 严格接待审批手续，从严控制公司接待费
5、用。接待工作中，应根据 情况适度进行，控制档次、标准，不重复宴请。d）周到原则。接待工作要系统策划，衔接周密，方式得体，以礼相待。e）保密原则。向外来人员介绍情况时，应遵守公司保密纪律。对与本部门或个人无 关的接待和活动，应自觉不打听、不猜测。5.2 宾客接待审批5.2.1 临时来访：到公司临时来访的客人，由业务对口部门判断决定接待与否。对 于临时来访的贵宾及团体，业务对口部门应及时通知总经理工作部，由总经理工作部请 示相关副总以上的领导，决定接待方案。5.2.2 预约来访：公司各职能部门、各生产准备组在接到预约电话后，判断来访的 性质，由部门负责人、生产准备组组长决定是否接待。如果属团体来访
6、或贵宾来访，由 业务对口部门填写会议（活动）接待申请单分管领导签字后报总经理工作部，总经理工作部配合业务部门完成接待任务5.2.3 公司高层接待活动、重大业务接待活动：总经理工作部在接到会议（活动） 通知时，及时请示相关领导，了解活动内容、活动时间、人数、公司参加会见的领导等 情况后填写会议（活动）接待申请单、会议（活动）接待实施方案和会议（活 动）礼品方案申请单报公司高管审批。5.3 宾客接待实施5.3.1 接待的行为礼仪5.3.2 .1见面。原则为主动、热情、礼貌。1.1.1.2 行路a）陪同客人行路，请客人行于自己右侧；b）乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；c）自己处于主陪地
7、位，应并排在客人旁边，不要落在后边。1.1.1.3 引见a）首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。b）引见顺序把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 按职务高低，依次介绍一行来客； 职务相同，先介绍年纪大的。1.1.1.4 会谈a）根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；b）领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。5.3.2 会议（活动）接待a）公司高层管理人员安排的接待活动：总经理工作部接到公司高层管理人员安排的 会议（活动）通知后，及时了解来宾单位和来访人数、来访时间、接待规格后，拟定会 议（活动）实施方案和会议（活动）礼品采购
8、方案报总经理审批后开始实施；b）其他会议（活动）接待：接待部门应于会议（活动）前二个工作日填写 会议 （活动）接待申请单报分管领导审批，总经理工作部根据“接待申请单”的内容签发接待意见，如果属“公司高层管理人员安排的接待活动及公司重大业务接待活动”由总 经理工作部负责拟定会议（活动）接待实施方案和会议（活动）礼品方案申请单 报公司总经理审批后，总经理工作部负责实施；如果属“各职能部门及各生产准备组” 的业务活动，由承办部门填写会议（活动）申请单报分管领导审批后，交总经理工 作部，承办部门和总经理工作部共同拟定会议（活动）接待实施方案和会议（活 动）礼品方案申请单报分管领导审批后，由总经理工作部
9、配合实施。5.3.3 普通来访：根据部门及业务情况，相关部门应于客人来访前一日拟定会议 （活动）接待通知单和会议（活动）接待实施方案报分管领导审批后，总经理工 作部配合实施。5.3.4 临时来访：公司接待室或大厅前台将临时来访客人的情况和来访目的通知业 务对口部门，由业务对口部门视情况决定是否接待，或决定接待方式。5.4接待标准5.4.1 本规定用餐为标准上限，部门负责人或上级审核人根据就餐人数、客户职级、 关系状况、公司陪同人员级别等实际情况，严格控制。5.4.2 公司陪同人数执行“ N+1”原则，在一般情况下，尽量控制就餐人数，陪餐人 数上限为来访人数加一人，特殊情况，应提前请示公司分管领
10、导。5.4.3 接待工作中如需安排车辆、礼品馈赠事宜，请在会议（活动）接待通知单 说明。5.4.4 针对不同类别的客人接待，其接待标准分为最高规格、高规格、中等规格、普 通规格，接待标准由总经理工作部根据来访客人的情况制定，报分管领导审批。具体标 准：接待标准餐饮标准接待性质标准范围最rW规格根据高管安排由公司高管特批接待公司高管接待的客人曷规格200元/人/餐主要接待对公司业务与发展有重大促进的宾客重大关联宾客或 县级以上客人中等规格100元/人/餐主要接待与公司有密切往 来和重要合作的宾客等重要合作伙伴或副县级以上客人与公司业务相关的一般商普通规格50元/人/餐“、十一般客人|务往来*特殊
11、情况下，接待活动中如需安排住宿、旅游与娱乐项目的，应在运营公司会议（活动） 接待申请单中事先注明，报销审核时按该申请单审核报销。5.5 接待费用控制5.5.1 公司接待费，每年初根据审批的公司财务预算总额进行部门分解，控制使用。 公司接待费使用必须控制在预算范围内，每月发生时由需要接待的部门上报月度资金计划，审批后按本规定控制使用。5.5.2 任何部门不能突破公司年度接待费用预算，接待费用使用情况作为责任部门 考核标准之一。如果年内因业务发生重大变更，可按预算管理办法调整年度接待费预算。5.5.3 接待规格的确定，由经办人向部门负责人请示，并填写运营公司会议（活 动）接待申请单报批，特殊情况需
12、要在接待申请单中注明，接待申请审批后方可开始 各项接待工作，审批后的接待申请单作为借支与报销审核依据。5.6 接待工作流程5.6.1公司高层管理人员接待活动流程：6相关文件a）财务管理控制规定b）资金计划管理规定 c）车辆管理规定d）礼品管理规定7.1 会议(活动)接待申请单 (KY-GL-G-09-A-01)7.2 会议(活动)接待实施方案 (KY-GL-G-09-A-02)7.3 会议(活动)礼品方案申请单 (KY-GL-G-09-A-03)7.4 接待台帐(KY-GL-G-09-A-04)对部门申请人及电话访团单位联系人及电话来访目的访团基本 情况带队领导陪同人员及人数来访确切时间来访交通工具来访日程安排接待事项接待规格接待费用总额接待实施方案见附表部门负责人意见总经理工作部意见公司领导意见来自资料搜索嗣实施部门总负责人联系电话总协调人联系电话实施项目内容金额实施人员实施时间联系电话迎客地点日程安排场所摄像、投影着装礼品车辆入住宾馆进餐安排费用总额备注审批:总经理工作部:审核:表格编号：记录编号:申请单位申请人申请日期会议（活动）名称嘉宾情况嘉兵人数申请理由礼品方案序号礼品标准数量金额收授人小计备注接待台帐表格编号：记录编号:序号日期客人/ 人数单位（最高）职务活动内容公司出席/ 人数接待 事项支出 金额123456789
