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1、加强煤炭企业文书档案管理工作思考加强煤炭企业文书档案管理工作的思考摘 要 档案是一种信息资，是一种无形的财富。煤炭企业档案是煤炭企业生产实践活动的历史记录，是煤炭企业管理者了解企业历史发展、把握现实、进行科学决策的重要依据。而文书档案是全体职工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展史上的真实记录和原始写照，它记录着一个企业所从事的各类管理活动情况，如反应生产、经营、党群管理、人事管理、其他业务管理等活动的档案。在此，笔者结合自己企业的情况阐述了文书档案管理工作的重要性，从文书规范管理、健全管理制度、提高人员素质、重视平时积累和抓好细节管理等方面对做好文书档案管理工作进行了探讨，并
2、对于文书档案管理在生产经营中的作用谈几点看法。【关键词】：p 文书档案 档案管理 一、做好文书档案管理工作的重要性 文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，所以要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时期的煤炭企业，管好用好文书档案，对企业建设和煤炭生产、经营等业务的发展起着重要的作用。（1）文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用，是由其形成的特点和本身的特点所决定的。因为文书档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观性，所以文书档案是令人信服的历史证据。煤炭企业文书档案
3、是煤炭企业历史原貌的真实反映，其涉及煤炭企业在生产、经营、管理等各项工作及活动情况，包含企业各项工作活动的原始记录，各种规章制度的管理文件，以及集团公司对本企业各项工作的规范要求和批复文件，为企业各项日常管理及项目建设提供必要的依据。同时，从文书档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。（2）文书档案具有参考作用。文书档案是国家档案的重要组成部分，作为一种历史记录，不仅具备凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。在企业建设中文书档案的重要作用也突显出来，如编写公司志史、制度汇编、制作活动展板都
4、离不开文书档案的查阅，甚至是某些重要决策的也提供了重要参考依据。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了日常社会实践活动的浓度，而且也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。二、当前文书档案管理工作中存在的问题 （2）文书档案管理不够规范。主要表现为档案号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重等情况。（3）文书档案管理人员专业能力偏低。目前，单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。在
5、单位人才培养中，一般都只重视管理技术人员的教育培训，却忽视了对档案管理人员的业务培训。而有些还是兼职档案员，缺少专业的档案管理知识，严重影响到单位文书档案管理水平的提高。三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施 （1）加强文书档案管理人员专业素质的提高。文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因为文书档案管理工作不仅要求管理人员具有扎实的基础知识，还要求他们知识面要广，包括文、地、史、哲、理、数等方面的基本知识。因此，这就需要相关管理部门必须重视对文书档案管理人员的培训，为他们提供交流与学习的机会，定期开展深入学习档案专业知识的课程，借鉴国外成功的管理经验，不断更新档案工作理
6、。随着计算机科学技术的不断发展，文书档案管理模式将会发生巨大的变革，要求管理人员必须具备掌握运用计算机管理档案的能力，才能更好地适应当今社会的发展要求。此外，还要努力提高文书档案管理队伍的业务水平，确保他们能够熟练运用现代化的办公设备来进行电子文件和资料的制作、使用和维护，从而为建设一支高质量的档案队伍打下坚实的基础。（2）文书规范管理是做好档案管理工作的基础。公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做。因此，文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联
7、系起来。例如，平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等，在文件形成之初就已经确定并做登记，且档案管理的相关工作都已经完成。这样不仅减少了工作环节，避免了重复劳动，降低了差错，同时也保证了文书和档案的统一及协调，提高了办公效率。（3）进一步完善文书档案管理制度。档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展，健全的档案管理制度是单位开展文书档案管理工作的准则和保证。既要根据形势发展的需要，对已经过时的制度规范进行修订，又要尽快制定补充原来欠缺的档案管理制度。（4）做好文书档案管理的平时积累工作和细节工作。平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径。档案材料的收集工作是文书档案管理中的重点，是整个文档整
8、理中最重要的第一环节。所以注重平时的收集整理，这对归档工作起到事半功倍的效果。另一方面做好细节工作，主要从订制度、选好人、详记录、分好类、备好案、存好档、易查阅这几方面入手，只要从这几方面把好细节关，才能将文书档案管理工作做好，从而保证文书档案工作的顺利进行。（5）加快推进文书档案管理信息化和现代化建设。应用计算机技术，加快文书档案管理的现代化、信息化进程。将计算机技术、网络技术充分运用档案信息资的处置、保存和管理活动中，提高档案管理的信息化、网络化水平。要从以下三个方面进行工作：第一，要重视各类纸质档案数字化和信息数据的建库工作，确保数字档案格式统一、数据规范、安全可靠、长期管用，为开发利用
9、档案信息资打下坚实基础。第二，要在档案资料收集、整理、录入过程中逐步实现计算机管理，提高自动化水平。第三，要加快单位信息网络平台建设，将各类档案信息纳入其中，构建单位信息中心，进行档案信息的网上数据传输，提高档案管理的信息化水平，为单位各部门提供更加便捷优质的服务。四、结论 文书档案管理工作是衡量单位管理水平的一个重要标准和重要组成部分，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用。因此，需要提高煤炭企业文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，从根本上切实提高文书档案的利用率，以符合单位文书档案管理工作实际情况的运行模式。采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，促进煤炭企业又快又好地发展。（作者单位为陕西陕煤陕北矿业有限公司） 第 页 共 页
