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1、滋户创清价值帮助窖尸成功项目沟通管理的主要容项目沟通管理(project communication management )包括为了确保项目信息及时适当的产生 (generation)、收集(collection)、传播(dissemination)、保存(storage) 和最终配置(ultimatedisposition)所必须的过程。项目沟通管理把成功所必须的因素-人(people)、想法(ideas)和信息(information)之间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目语言(theproject la nguage )发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通
2、怎样影响整个项 目。图10-1描述了以下几个主要过程的纲要：10. 1沟通计划(communication planning)- 决定项目涉及人(stakeholders)的信息和沟通需求：谁需要什么信息，什么时候需要，怎样获得。10. 2信息传播(in formation distributi on )-使需要的信息及时发送给项目涉及人。10. 3执行报告(performanee reporting)-收集和传播执行信息，包括状况报告(statusreporting )、进步衡量(progress measurement )和预测10. 4行政总结(administrativeclosure
3、 )-产生、收集和传播信息以形成一个阶段或项目完成。这些过程之间以及与其他领域的过程之间相互作用。如果项目需要，每个流程可以由个人、多 人或团体来完成。在每个项目阶段每个过程至少发生一次。虽然在这里列举的流程是分立的阶 段并具有明确定义的分界面，事实上他们互相交织、互相作用在一起。流程的相互作用在第3章项目管理过程详细地阐述。沟通的通用管理技术技巧(见 242部分)跟项目沟通管理有关(但并不等同)。沟通是一个 更宽广的课题，包括一些重要的知识体系，它特别适用于项目的唯一知识体系。并不局限适用 于项目的重要知识体系。例如：发送者-接收者模型(sender-receiver models )-反馈
4、环，沟通阻碍等。 媒体选择(choice of media)-什么时候采用书面沟通和什么时候采用口头沟通。什么时候使用非正式的备忘录和什么时候使用正式的报告。书写文体(writing style)-主动语态和被动语态，句子结构，词汇选择等。述技巧(presentation techniques)-肢体语言(body Ianguage)，视觉辅助工具的设计(desig n of visual ads) 等。会议管理技巧(meeting management techniques)-准备议程表，处理冲突。项目沟通管理W. 2信息传播1输入4两通要应.2沟通技术.3制约因憲4假设因素V工具和方袪1涉
5、及人分析乜输出1詞通管理计划.1输入.1工作结果1沟通管理计划3项目计划.2工具和方法.1辛勾通技巧2信息检嘉系统3信息传擂系统 洛输出.1项目记录10. 2执行报告10. 4行政总结1输入1项目计划2工作结果卫其他项目记录.2工具和方袪.1执行审查.2差异分析3趋势分析4盈余量分析于信息恃播的工貝和方法 .3输出执行报告.2变更谪求.1输入1执行衝量凶文件逢料.2项目产品加文件超料.3其他顷目逵料.2工具和方法丄执行报告的工具和育迭 了输出.1项目皆窠.2正式捲受.3经验总结10. 1 沟通计戈U (communication planning)沟通计划包括决定项目涉及人的信息和沟通需求：谁
6、需要什么信息；什么时候需要；怎么获得 虽然所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播方式差别很大。确认涉及人的信息需 求和决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要因素。对于大多数项目，沟通计划的大部分工作作为项目前期阶段的一部分来完成。然而本过程的结 果在项目进行中应时常被复查和修订（如有需要）以确保持续的应用性。沟通计划常常与组织计划(参见9.1 )紧密联系在一起，因为项目的组织结构对项目沟通要求有 重大影响。10. 1. 1 沟通计戈 U输入(in puts to communi catio n pla nning)1. 沟通要求。沟通要项目涉及人信息需求(in formation
7、requireme nts )的总和。需求结合信 息类型和格式定义。信息的类型和格式在信息的数值分析中必须的。项目资源只有通过信息个 沟通才能获得扩展，信息使项目成功，缺乏沟通会导致失败。项目的资源应当花费并且仅能花 费在沟通信息上。决定项目沟通通常所需要信息有：项目组织和项目涉及人责任关系；涉及项目的纪律，行政部门、专业；项目所需人员的推算以及应分配的位置；夕卜部信息需求(例如，同媒体的沟通)。2. 沟通技巧。在项目的基本单位之间来回传递信息，所能使用的技术和方法可能差异很大：从 简短的谈话到长期的会议；从简单的书面文件到即时查询的在线的进度表和数据库。可能影响 项目沟通的技术因素有：信息需
8、求的即时性-项目的成功是取决于即时通知频繁更新的信息，还是通过定期发行的报告已足够？技术的有效性(the availability of technology)-已到位的系统运行良好吗？还是系统要作一些变动？预期的项目人员配置-计划中的沟通系统是否同项目参与方的经验和知识相兼容？还是 需要大量的培训和学习？项目工期的长短(the length of project)-现有技术在项目结束前是否已经变化以至于必须采用更新的技术？制约因素。制约因素是限制项目管理小组作出选择的因素。例如，如果需要大量地采购项 目资源，那么处理合同的信息就需要更多考虑。当项目按照合同执行时，特定的合同条款也会 影响沟通
9、计划。假设因素。对计划中的目的来说，假设因素是被认为真实的确定的因素。假设通常包含一 定程度的风险。他们可在本处确定，或者他们也可是风险识别过程的输出(见 11.1部分)。10. 1. 2 沟通计划的工具和方法(tools and tech niq ues for com muni cati on pla nning)1. 项目涉及人分析(stakeholder analysis)。为了对项目涉及人的信息需求和信息资源形成一 种系统的和符合逻辑的观点以满足需求，应对多种多样项目涉及人的信息需求加以分析。(关于项目涉及人见2.2和5.1部分),此种分析应考虑那些适合于项目且能提供所需要信息的方法
10、和 技术。应注意避免在不需要的信息和不适合的技术上浪费资源。10. 1. 3沟通计划的输出1. 沟通管理计划(communications managementplan )。沟通管理计划是一个文件，它提供： 收集和归档的结构(a collection and filing structure)，详细规定用来收集和贮存各类信息的方法。采用的过程应涵盖对以前已公布材料更新和纠正收集和发送。发送结构(a distributenstructure)，详细的规定信息(状况报告、数据、进度、技术资料等)将流向谁那里，和使用什么方法(书面报告、会议等)来发布各类信息。此种结构必 须与项目组织图表(the o
11、rganization chart)定义的责任和报告关系兼容。被发送的信息的说明，包括格式(format)、容(content)、详细级别(level of details) 使用的协议 / 定义(conventions/definitions)。产品进度(product schedules)，显示每种类型的沟通什么时候产生。在排定的沟通(scheduled communications) 中检索信息的方法。随着项目的进展，修订和提炼沟通管理计划的方法。根据项目的需要，沟通管理计划可以是正式的或非正式的，可以是详细的或提纲式的。沟通管 理计划是整个项目计划的一个附属部分。10. 2 信息发送(
12、information distribution)信息发送是指将需要的信息及时地传送给项目涉及人，它包括实施沟通管理计划以及对突发的 信息请求(request for information) 作出反应。输入,工作结果.2洶通管理计划3项目计划工具和育法1洶通技巧.2信息检索系统3信息埃送系统10. 2. 1信息发送的输入1. 工作结果(work results)。工作结果在423.1 部分讨论。2. 沟通管理计划。沟通管理计划在部分讨论。3. 项目计划。项目计划在4.131部分讨论。10. 2. 2信息发送的工具和方法1. 沟通技巧(communication skills)。沟通技巧用来交
13、换信息。发送者有责任使信息清晰、 没有歧意和完整以便接收者能正确地接收。发送者也有责任确保信息被正确地理解。接收者有 责任确保完整接收和正确地理解信息。沟通有很多类型：书面的和口头的，耳听的和口讲的。部的(项目)和外部的(与客户、媒体、公众的沟通)。正式的(报告，指示等)和非正式的(备忘录，特别安排的谈话等)。垂直的(组织上下级之间)和水平的(与同级别之间)。2. 信息检索系统(in formation retrieval systems)。小组成员可通过各种方法共享信息，这样的方法包括手工案卷系统(manual filing systems)、电子文本数据库(electronic textd
14、atabases)、项目管理软件，以及可以检索技术文件资料的系统(例如工程制图)。3. 信息发送系统(information distribution systems)。项目信息可使用多种方法发送。包 括项目会议，复印文件发送，共享的网络电子数据库，传真，电子，声音，以及电视会议。10. 2. 3信息发送的输出1. 项目记录(project records)。项目记录可以包括信函、备忘录、报告和说明项目的文件。 应尽可能适当的有组织的维护这些信息。项目小组成员常常在项目笔记本( project notebook) 中维持个人记录。10. 3 执行报告(performanee reporting
15、)。执行报告包括收集和发布执行信息，从而向项目涉及人提供为达到项目目标如何使用资源的信 息。这样的过程有：状况报告(status reporting)-描述项目当前的状况。进展报告(progress reporting)-描述项目小组已完成的工作。预测-对未来项目的状况和进展作出预计。执行报告一般应提供围、进度、成本、质量等信息。许多执行报告也要提供风险和采购的信息。 执行报告应写得具有综合性或针对某一特例(on an exception basis )。输入工具和方法输出.1项目计划2工作结果一 3其他顶目记录1执行复查 .2差异分析 .3趋势分析 .4盛余壘分析 .5信息发送的工 具和方法.1执行損告 2变更请求10. 3. 1执行报告的输入1. 项目计划。项目计划在4.131部分讨论。项目计划包括了各种各样用来评估项目执行的 基准。2. 工作结果。工作结果-
